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胜意TMC系统OA对接标准方案 胜意TMC系统OA对接标准方案 PAGE / NUMPAGES 胜意TMC系统OA对接标准方案 . . OA 对接方案 订正记录 日期 订正 改正 改正描绘 作者 版本 章节 2016-04-18 新增 易言 一、业务背景 当公司的出差花费达到必定规模时， 一般都需要与差旅服务商合作推行差旅管理，起到控制成本的作用。差旅服务商能够解决行程预定及服务方面的问题， 但公司自己关于职工出差和报销都有内部流程管控，而且都有一套标准的 OA系统来实现出差申请和审批，因为公司内部的 OA系统与差旅服务商的预定系统分别独立，职工出差的信息没法及时在线地通知服务商， 在实行差旅服务的过程中，还需要进行线下交流， 致使两方的工作成本增添； 另一方面，因为出差计划没有进入到服务商的系统， 实质的行程预定能否依据出差申请的计划来履行， 也没法管控；再者因为出差计划与实质行程没有关系， 职工在报销时， 财务没法判断职工的此次报销能否合理。 假如能够将出差的计划 （OA）与实质的行程预定 ( 差旅服务商 ) 进行无缝对接，将极大的减少两方人工成本，并完全解决出差计划与实质行程脱节所带来的各样问题。 二、对接的利处 1、减少两方线下交流和人力成本； 本来职工出差申请审批经过以后，还需要把出差申请经过邮件或附 件的方式传达给服务商，再电话通知服务商预定。对接以后，出差审批信息 直接对接到服务商的系统， 职工也能够直接单点登录到服务商的系统进行预 订。 公司差旅有关信息的异动，如组织架构、人员、成本中心、项目等。 假如不进行系统对接，这些信息假若有变化，都需要线下通知服务商来进行 word 版本 . . 保护，一是不及时，二是保护成本太大。 2、出差行为获得管控； 实现 OA对接以后，职工的预定行为受出差计划的控制，不会出现行程与 计划不符的状况。 3、财务报销清楚，有凭有据； 对接以后，职工每一次的预定和出票信息都能够返回到 OA 系统中，这 样能够实现实质的行程花费与出差计划进行绑定，财务核销时，能够结共计 划与实质行程来判断职工报销的真切性。 4、信息及时同步，保证服务顺畅。 包含部门人员信息、成本中心、项目等信息的及时同步； 职工的入辞职是屡次发生的行为，这些信息需要及时地通知到服务 商，不然及简单产生损失，比方职工已经辞职，但服务商不知道，可能还会按公 司欠款进行出票；或许是新入职的职工，服务商这边不知道的状况下不给出票， 影响到职工的出行。 成本中心、项目等其余信息也需要及时地同步，职工每笔出差花费 都能明确的归属，确认财务能够清楚地核销。 三、技术对接方案 1、业务流程图： word 版本 出差预定流程 请 申 差 出  . . OA 系统 TMC 系统 开始 填写出差申请 提交送审 批 审 单 请 申 息 信 批 审 证 验 订 预  写入出差 领导审批经过 调用 tmc 系统接口 审批信息 行程预定 单点登录 考证审批信息 考证经过 选航择班航查班舱询位 能否违反标准 否 填写趁机人 接收订单信息 订单通知 提交订单 能否违反标准 否 接收出票信息 出票信息通知 出票 END  考证失败 跳转失败 END 是 填写RC 是 送审 领导审批 2、组织架构及职工信息同步方案 组织架构和职工信息需要保护到 TMC系统中。能够按以下方案进行实行： 系统初始化时 word 版本 . . 能够将组织架构 和职工信息 整理成标准的 excel 文档格式，在 TMC 系统中履行导入 上线运转过程中 职工信息能够随时发生改动， 需要经过职工信息改正接口来实现职工信息的同步（ 需对接） 3、出差标准方案 行政需要确立公司的出差标准，一般公司都有出差管理制度，服务商需要依据公司的差旅制度提炼出 合用于机票和酒店的出差标准，而后保护到系统中。 这里面波及到两部分信息的提炼和保护，一是职工的职级，二是每一个职级对应的出差标准。 假如对出差标准提炼以后， 发现全部职工走的都是同一标准，那么就能够不用划分职工职级，直接走公司一致标准。 还可能遇到的问题是， 各分子公司差旅标准不一致， 有可能总部的三级职工与子公司的三级职工的出差标准不一致， 这类状况在系统中保护的时候， 总部的三级与子公司的三级，就需要分别成立两个职级。 4、审批流程确实定及成立 先要确立哪些环节需要走审批， 假如在 OA系统已经做过审批， 在预定环节能否还需要走审批，需要与客户确认。建议的流程是，假如违反了差旅标准，需要走审批，假如未违反，不需要走审批。 行政人员一定预先确立各部门人员的审批关系，而后提早在 TMC系统中做设置。当前系统中支持以下两种审批方式： 邮件答复审批 给领导（审批人）邮箱发送一封职工预定待审的邮件，例：（截图） word 版本