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文件名：

费用报销管理程序

文件编号：

GZ-PC-00*-QP-**-202*-GZ-P-061

版本号：

V1.0

生效日期：

YYYY-MM-DD

页码：

第X页/共Y页

编制

审核

批准

***

日期：YYYY-MM-DD

[体系管理部门负责人]

日期：

[管理者代表姓名]

日期：YYYY-MM-DD

1.0目的(Purpose)

为规范公司费用报销行为，统一报销标准与流程，确保费用发生的真实性、合规性及合理性，提高财务处理效率，特制定本程序。

2.0适用范围(Scope)

本程序适用于公司所有部门及在职员工因公发生的一切费用报销业务。

3.0术语和定义(TermsandDefinitions)

费用报销：指员工因公司业务活动预先垫付或使用备用金所发生的各项费用，按规定程序向公司申请结算、核销的过程。

原始凭证：指在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始凭据，如发票、收据、付款单等。

预算控制：指在费用报销过程中，需确保各项开支符合部门或项目的年度/月度预算额度，超出预算的需履行特殊审批程序。

4.0职责(Responsibilities)

报销人：对所报销费用的真实性、合法性负责，并按规定整理、粘贴原始凭证，填写报销单据。

部门负责人：负责审核本部门员工报销费用的必要性、合理性及其与业务活动的相关性，确认其符合部门预算。

财务部：负责对报销单据的合规性、完整性、准确性进行最终审核，办理付款，并进行会计核算与凭证归档。

总经理：负责审批超出部门负责人权限的重大费用、特殊费用或预算外费用。

5.0工作程序(WorkingProcedure)

流程活动总览表

流程节点

活动名称

责任部门/岗位

主要输出文件/记录

5.1

报销申请

报销人

填写完整的《费用报销单》及粘贴规范的原始凭证

5.2

部门审批

部门负责人

经部门负责人签字的《费用报销单》

5.3

财务审核

财务部/会计

经财务审核的《费用报销单》

5.4

高阶审批（如适用）

财务总监/总经理

经高阶审批的《费用报销单》

5.5

付款与记账

财务部/出纳

付款凭证、银行转账记录

5.6

凭证归档

财务部/档案管理员

已归档的会计凭证档案

详细工作程序描述

5.1报销申请

报销人根据实际发生的业务费用，获取合规的原始凭证（如发票），并将其整齐粘贴于粘贴单上。随后，登录公司财务系统或领取纸质《费用报销单》，按要求逐项填写费用明细、事由、金额等信息，并签字确认。

5.2部门审批

报销人将填写完整的报销单及附件提交至直接上级或部门负责人。部门负责人对费用的真实性、必要性、合理性及是否符合部门预算进行审核。审核无误后，在《费用报销单》指定位置签字批准。

5.3财务审核

报销人将已获部门批准的报销单提交至财务部。财务部审核人员对报销单据进行全面复核，包括：审批流程是否完整、原始凭证是否合规有效、金额计算是否准确、是否符合公司财务制度和差旅标准等。审核有误则退回报销人修改。

5.4高阶审批（如适用）

对于单笔或累计金额超过部门负责人审批权限的报销（具体金额见公司财务制度），或属于预算外、特殊项目的费用，需由财务部提交至财务总监或总经理进行最终审批。审批通过后方可进入支付环节。

5.5付款与记账

对于所有审核审批流程完备的报销单，出纳根据单据金额，通过银行转账或现金方式向报销人支付款项。支付完成后，会计人员根据报销单据和付款记录编制记账凭证，进行相应的会计处理。

5.6凭证归档

会计人员将记账凭证连同原始的《费用报销单》及附件进行整理、装订，并按照会计档案管理要求进行编号、归档，以备查阅和审计。

6.0支持性文件/相关文件

公司财务管理制度

公司差旅管理规定

公司预算管理程序

《中华人民共和国会计法》

7.0记录与表单

费用报销单

差旅费报销单

借款申请单

原始凭证粘贴单

8.0附件

无