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文件名：

会议与会务管理程序

文件编号：

GZ-PC-00*-QP-**-202*-GZ-P-080

版本号：

V1.0

生效日期：

YYYY-MM-DD

页码：

第X页/共Y页

编制

审核

批准

***

日期：YYYY-MM-DD

[体系管理部门负责人]

日期：

[管理者代表姓名]

日期：YYYY-MM-DD

1.0目的(Purpose)

为规范公司各类会议的组织与管理，明确会议职责，提高会议效率与质量，确保会议决议得到有效执行，特制定本程序。

2.0适用范围(Scope)

本程序适用于公司所有部门组织的各类会议，包括但不限于管理评审会议、生产例会、专题研讨会、项目会议等。

3.0术语和定义(TermsandDefinitions)

会议召集人：指负责发起、组织并主持会议的个人或部门负责人。

会议纪要：指对会议基本情况、讨论过程、决议事项等内容进行客观记录而形成的正式文件。

决议事项：指会议中经与会人员充分讨论并达成共识，需要相关部门或人员执行的具体工作任务或决定。

4.0职责(Responsibilities)

行政部：负责公司级重大会议的统筹协调、会场安排、设备保障及会务服务，并监督本程序的执行。

会议召集部门/人：负责提出会议申请、确定议题与议程、准备会议材料、组织与会人员、编写及分发会议纪要，并跟进决议事项的落实情况。

与会人员：负责按时参会，遵守会场纪律，围绕议题积极发表意见，并承担会议决议所分配的任务。

5.0工作程序(WorkingProcedure)

流程活动总览表

流程节点

活动名称

责任部门/岗位

主要输出文件/记录

5.1

会议申请与审批

会议召集部门

《会议申请单》

5.2

会前准备

会议召集部门/行政部

会议相关材料

5.3

发布会议通知

会议召集部门

《会议通知》

5.4

会议召开与记录

会议召集人/指定记录人

《会议签到表》、会议记录草稿

5.5

会议纪要编写与分发

会议召集部门/指定记录人

《会议纪要》

5.6

决议事项跟进与归档

会议召集部门/决议执行部门

决议事项落实情况报告、会议档案

详细工作程序描述

5.1会议申请与审批

会议召集部门根据工作需要，提前填写《会议申请单》，明确会议主题、目的、议程、时间、地点、与会人员及所需资源。按公司审批权限报请相关领导审批。

5.2会前准备

审批通过后，会议召集部门负责准备会议议题相关材料。行政部（或召集部门）根据申请单要求，预定并布置会场，准备并调试会议设备（如投影仪、音响等）。

5.3发布会议通知

会议召集部门应至少在会议召开前2个工作日，以邮件、即时通讯工具或书面形式向所有与会人员发出《会议通知》，通知内容应包括会议主题、时间、地点及主要议程。重要会议材料应随通知一并发送。

5.4会议召开与记录

会议开始前，与会人员需在《会议签到表》上签到。会议由召集人主持，围绕预定议程进行。指定记录人负责详细、准确地记录会议讨论要点、发言、决议及待办事项。

5.5会议纪要编写与分发

会后1个工作日内，记录人根据会议记录草稿整理成正式的《会议纪要》，内容应客观、完整。纪要经会议主持人审核后，分发给所有与会人员及相关部门。

5.6决议事项跟进与归档

会议决议中指定的责任部门/人负责按时完成所分配的任务。会议召集部门负责跟进决议的执行进度。所有会议相关记录，如《会议申请单》、《会议签到表》、《会议纪要》等，由召集部门统一收集后，交由档案管理部门归档保存。

6.0支持性文件/相关文件

《质量手册》

《文件控制程序》

《记录控制程序》

7.0记录与表单

《会议申请单》

《会议通知》

《会议签到表》

《会议纪要》

8.0附件

无