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文件名：

采购订单管理程序

文件编号：

GZ-PC-00*-QP-**-202*-GZ-P-020

版本号：

V1.0

生效日期：

YYYY-MM-DD

页码：

第X页/共Y页

编制

审核

批准

***

日期：YYYY-MM-DD

[体系管理部门负责人]

日期：

[管理者代表姓名]

日期：YYYY-MM-DD

1.0目的(Purpose)

为规范公司采购订单的申请、审批、执行、跟踪和关闭全过程，确保采购活动合法合规、经济高效，保证所采购的物料、设备及服务满足公司生产、运营和质量要求，特制定本程序。

2.0适用范围(Scope)

本程序适用于公司所有用于生产、研发、办公、工程等用途的物料、设备、备品备件及委外服务的采购订单管理。

3.0术语和定义(TermsandDefinitions)

采购订单(PurchaseOrder,PO)：由公司向供应商发出的，明确采购物料或服务的种类、数量、规格、价格、交付条款等信息的正式商业文件。

合格供应商名录(ApprovedSupplierList,ASL)：经过公司评定，符合质量、技术、交付和服务要求，被批准可以进行采购交易的供应商名单。

采购申请单(PurchaseRequisition,PR)：公司内部需求部门向采购部门提出的，用于申请采购特定物料或服务的内部文件。

4.0职责(Responsibilities)

采购部：负责接收采购申请，选择与评估供应商，进行商务谈判，生成、下达并跟踪采购订单，处理采购过程中的异常情况。

需求部门：负责根据实际需求提出采购申请，明确所需物料或服务的技术规格和验收标准，并负责到货后的验收确认。

质量部：负责对采购的原材料、外协件等进行来料检验（IQC），并参与供应商的质量绩效评估。

财务部：负责审核采购订单的预算符合性，并根据审核无误的采购订单、入库单及发票办理付款事宜。

5.0工作程序(WorkingProcedure)

流程活动总览表

流程节点

活动名称

责任部门/岗位

主要输出文件/记录

5.1

采购申请

需求部门

《采购申请单》

5.2

供应商选择与询价

采购部

报价单/比价记录

5.3

采购订单生成与审批

采购部

《采购订单》

5.4

订单下达与确认

采购部

供应商签字/盖章回传的采购订单

5.5

到货接收与检验

仓库/质量部

《入库单》、《到货检验报告》

5.6

订单关闭与付款

财务部/采购部

付款凭证

详细工作程序描述

5.1采购申请

需求部门根据生产计划、库存水平或实际工作需要，填写《采购申请单》，详细说明所需物料/服务的名称、规格型号、数量、期望交付日期及技术要求。申请单需经部门负责人审批后，提交至采购部。

5.2供应商选择与询价

采购部收到经审批的《采购申请单》后，根据物料/服务的重要性，从《合格供应商名录》中选择不少于2家供应商进行询价。对于新物料或新供应商，需按《供应商管理程序》进行评估。采购员进行比价、议价，并选择最合适的供应商。

5.3采购订单生成与审批

根据选定的供应商和最终确定的价格、条款，采购员在ERP系统或使用标准模板生成《采购订单》。订单内容必须清晰、完整，包括双方信息、物料明细、单价、总价、交期、交货地点、付款方式、验收标准等。订单根据公司授权规定，由采购经理或更高级别管理者审批。

5.4订单下达与确认

经审批的《采购订单》由采购员正式下发给供应商，并要求供应商在规定时间内签字盖章回传以示确认。采购员需跟进确认情况，并将回传的订单存档。

5.5到货接收与检验

供应商按订单要求送货至指定地点。仓库人员核对采购订单号、物料名称、数量等信息，确认无误后办理收货手续。需要检验的物料，由仓库通知质量部IQC人员依据检验标准进行检验，并出具《到货检验报告》。

5.6订单关闭与付款

物料检验合格并入库后，采购部收集完整的单据（采购订单、入库单、检验报告、供应商发票）提交给财务部。财务部审核单据一致性后，按合同条款安排付款。付款完成后，该采购订单流程关闭。

6.0支持性文件/相关文件

《质量手册》

《供应商管理程序》

《不合格品控制程序》

《仓储管理程序》

7.0记录与表单

《采购申请单》

《采购订单》

《合格供应商名录》

《到货检验报告》

《入库单》

8.0附件

无