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网络公司服务器采购审批制度

一、总则

（一）目的

为规范本网络公司服务器采购审批流程，确保服务器采购活动的合理性、科学性、经济性，满足公司业务发展需求，同时保障公司资产安全，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于本网络公司全体员工涉及服务器采购的相关活动，包括但不限于公司各部门因业务需求发起的服务器采购申请、审批、采购实施等环节。

（三）制度依据

本制度依据国家相关法律法规、公司的整体战略规划以及公司现行的财务、行政管理制度制定。

（四）企业文化体现

本制度的制定与执行遵循公司“创新、协作、高效、责任”的企业文化。在服务器采购审批过程中，鼓励员工积极创新提出合理的采购需求，通过各部门的协作确保审批流程高效进行，同时强调员工对采购活动的责任意识，以保障公司资源的有效利用。

二、组织架构与职责划分

（一）需求部门

1.职责

-负责根据自身业务发展和工作需求，提出服务器采购申请。详细说明采购服务器的用途、性能要求、数量等关键信息。

-对采购服务器的必要性和紧迫性进行评估，并提供相应的依据和分析报告。

-在采购过程中，配合其他部门完成相关工作，如技术参数确认、验收等。

（二）技术部门

1.职责

-对需求部门提出的服务器采购申请进行技术可行性评估。审查申请中服务器的技术参数是否符合公司整体技术架构和业务发展方向。

-提供专业的技术建议，包括但不限于服务器品牌、型号、配置等方面的选择，确保采购的服务器在技术上具有先进性、稳定性和兼容性。

-在服务器采购后，负责组织相关技术人员进行安装、调试和验收工作，确保服务器能够正常投入使用。

（三）财务部门

1.职责

-负责对服务器采购申请进行预算审核。审核采购预算是否在公司年度预算范围内，评估采购成本的合理性。

-参与采购合同的审核，重点关注合同中的财务条款，如付款方式、付款期限等，确保公司财务风险可控。

-负责采购款项的支付和账务处理，监督采购资金的使用情况。

（四）行政部门

1.职责

-作为采购审批流程的统筹部门，负责接收需求部门的采购申请，并按照规定的流程进行流转和协调各部门的工作。

-建立采购审批档案，对采购申请、审批意见、采购合同等相关文件进行整理和归档，以便日后查阅和审计。

-负责采购供应商的初步筛选和管理，建立供应商数据库，定期对供应商进行评估和更新。

（五）管理层

1.职责

-对重大服务器采购项目进行最终决策。根据公司战略规划、财务状况和业务需求，综合各部门意见，决定是否批准采购申请。

-对采购审批流程进行监督和指导，确保审批过程公正、透明、高效，符合公司整体利益。

三、管理流程

（一）采购申请

1.需求部门根据业务发展需要，填写《服务器采购申请表》。申请表应包含以下内容：申请部门、申请人、申请日期、采购服务器用途、性能要求（如CPU型号、内存容量、存储容量等）、数量、预计采购金额、期望到货时间等。

2.需求部门负责人对申请表进行审核，确认申请内容的真实性和合理性后签字，并提交至行政部门。

（二）初步审核

1.行政部门收到采购申请表后，对申请内容的完整性和格式进行初步审核。如申请表填写不完整或不符合要求，行政部门应及时反馈给需求部门，要求其补充或修改。

2.行政部门将初步审核通过的申请表分发给技术部门和财务部门进行专业审核。

（三）技术审核

1.技术部门在收到申请表后的[X]个工作日内，对申请服务器的技术可行性进行评估。根据公司现有技术架构和业务需求，判断申请服务器的性能参数是否合理，是否与公司现有系统兼容等。

2.技术部门出具《技术审核意见表》，明确表示是否同意采购申请，并对服务器的技术参数提出具体的修改建议。审核意见表需由技术部门负责人签字后提交至行政部门。

（四）财务审核

1.财务部门在收到申请表后的[X]个工作日内，对采购预算进行审核。查阅公司年度预算安排，评估采购金额是否在预算范围内，分析采购成本的合理性。

2.财务部门出具《财务审核意见表》，说明预算审核情况，如是否有足够的预算资金支持采购，是否需要调整预算等。审核意见表需由财务部门负责人签字后提交至行政部门。

（五）综合审批

1.行政部门汇总技术部门和财务部门的审核意见，填写《服务器采购审批汇总表》，并将汇总表及相关审核意见提交给管理层进行综合审批。

2.管理层根据公司战略规划、财务状况和业务需求，对采购申请进行最终决策。对于重大采购项目（采购金额超过[X]元），可能需要召开专项会议进行讨论和决策。

3.管理层在审批通过后，在《服务器采购审批汇总表》上签字确认；如审批不通过，应注明原因并反馈给行政部门。