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传媒公司客户资料查阅记录办法

一、总则

1.目的

本办法旨在规范传媒公司内部对客户资料的查阅行为，确保客户资料的安全、必威体育官网网址与合理使用，维护公司及客户的合法权益，同时保证客户资料查阅过程有迹可循，提升公司对客户信息管理的规范性和透明度。

2.适用范围

本办法适用于传媒公司全体员工以及因业务合作需要查阅客户资料的相关外部合作伙伴（需遵循公司与合作伙伴签订的必威体育官网网址协议）。

3.企业文化体现

本公司秉持“诚信、创新、共赢”的企业文化。在客户资料查阅记录管理中，诚信要求员工如实记录查阅行为；创新鼓励探索更高效、安全的客户资料管理方式；共赢强调在保障客户信息安全的同时，满足公司业务发展需求，实现公司与客户共同发展。

4.设计理念

以保障客户信息安全为核心设计理念，通过详细的查阅记录流程和监督机制，确保客户资料不被非法获取或滥用。同时，兼顾员工在业务开展过程中对客户资料合理使用的便利性，以促进公司业务的顺利进行。

二、组织架构与职责划分

1.行政管理部门

-负责制定和完善客户资料查阅记录办法，并监督各部门执行情况。

-定期审查查阅记录档案，确保记录的完整性和准确性。

-对违反客户资料查阅记录规定的行为进行调查和处理。

2.信息技术部门

-搭建和维护客户资料查阅记录系统，确保系统的稳定性和安全性。

-负责对查阅记录系统进行数据备份，防止数据丢失。

-协助行政管理部门对异常查阅行为进行技术追踪和分析。

3.业务部门

-员工在需要查阅客户资料时，按照规定流程提交查阅申请。

-在查阅过程中，严格遵守公司的必威体育官网网址规定和查阅记录要求。

-业务部门负责人对本部门员工的查阅申请进行审核，确保查阅行为与业务需求相符。

4.法务部门

-审核客户资料查阅记录办法的合法性，确保公司制度符合法律法规要求。

-在涉及客户资料查阅的法律纠纷中，提供专业的法律支持和指导。

三、管理流程

1.查阅申请

-员工因业务需要查阅客户资料时，需填写《客户资料查阅申请表》，详细说明查阅目的、预计查阅时间、所需查阅的客户资料范围等信息。

-将申请表提交给本部门负责人审核。部门负责人应根据业务实际情况，判断申请的合理性和必要性，审核通过后签字确认。

-对于涉及重要客户或大量客户资料的查阅申请，需经公司主管领导审批。

2.查阅授权

-行政管理部门收到审核通过的申请表后，根据申请内容进行查阅授权。

-通过查阅记录系统为申请人分配相应的查阅权限，权限范围严格按照申请表中填写的内容设定。

-告知申请人查阅的注意事项和相关规定，提醒其遵守必威体育官网网址义务。

3.查阅操作

-申请人凭借分配的权限登录客户资料查阅系统进行查阅操作。

-查阅过程中，系统自动记录查阅时间、查阅内容、查阅时长等详细信息。

-如需要打印或复制客户资料，必须在申请表中注明，并经过特别审批。打印或复制的资料需进行严格登记和管理，确保不被泄露。

4.查阅记录整理与归档

-信息技术部门定期将查阅记录系统中的数据进行整理，形成查阅记录档案。

-档案内容包括查阅申请表、查阅操作记录等相关资料，按照时间顺序和客户类别进行分类归档，便于查询和审计。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权在业务需要时，按照规定流程申请查阅客户资料，以更好地完成工作任务。

-对于查阅记录中涉及自身的错误信息，员工有权向行政管理部门提出更正申请。

2.员工义务

-严格遵守公司的客户资料查阅记录办法，不得擅自超越授权范围查阅客户资料。

-对在查阅过程中获取的客户资料严格必威体育官网网址，不得向任何第三方泄露，包括公司内部无关人员。

-在查阅完成后，及时归还所查阅的资料（如有实体资料），并确保资料的完整性。

3.客户权利

-客户有权了解公司对其资料的查阅管理情况，公司应按照法律法规要求向客户提供必要的信息。

-若客户发现公司员工有违规查阅其资料的行为，有权向公司提出投诉和索赔要求。

4.公司义务

-公司有义务按照法律法规和本办法的规定，妥善管理客户资料查阅记录，保障客户资料的安全。

-对客户的投诉和疑问，应及时进行调查和回复，采取有效措施保护客户的合法权益。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-行政管理部门定期对客户资料查阅记录进行检查，核实查阅行为是否符合规定流程，查阅记录是否完整准确。

-信息技术部门通过技术手段对查阅系统进行实时监控，发现异常查阅行为及时通知行政管理部门。

-鼓励员工和客户对违规查阅行为