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文化公司档案借阅审批细则

一、总则

1.目的

本细则旨在建立一套科学、规范、严谨的档案审批制度，确保文化公司档案管理工作的高效、准确与安全，有效保护公司各类档案信息资源，为公司运营、决策、文化传承等提供有力支持，同时保障公司及相关方的合法权益。

2.适用范围

本细则适用于文化公司全体员工以及因工作需要接触公司档案的外部合作伙伴、客户等相关人员。

3.企业文化体现

文化公司以创新、传承、共享为核心价值观。在档案审批过程中，鼓励员工积极创新档案管理方式，以更好地满足公司业务发展需求；重视文化类档案的保护与传承，确保公司文化资产的完整性；秉持共享理念，在符合审批流程和必威体育官网网址规定的前提下，促进档案信息在公司内部及与合作伙伴间的合理流通与利用。

4.设计理念

遵循简洁、高效、安全的设计理念。简化档案审批流程中的不必要环节，提高审批效率；同时，通过严格的权限设置和审批流程，确保档案信息的安全性和必威体育官网网址性，防止档案信息泄露或被不当使用。

二、组织架构与职责划分

1.档案管理部门

-负责制定和完善档案管理制度与审批流程，确保其符合公司发展战略和法律法规要求。

-对公司各类档案进行集中管理，包括收集、整理、存储、维护等工作。

-作为档案审批的发起与受理部门，对档案借阅、查阅、复制、销毁等申请进行初步审核，确保申请的合理性与合规性。

-定期对档案审批情况进行统计与分析，为公司档案管理决策提供数据支持。

2.各业务部门

-负责本部门业务相关档案的形成、收集与整理，并及时移交至档案管理部门。

-根据工作需要，提出档案借阅、查阅、复制等申请，并按照审批意见使用档案。

-配合档案管理部门开展档案管理工作，如提供档案相关信息、协助档案盘点等。

3.审批人员

-根据自身权限，对档案借阅、查阅、复制、销毁等申请进行审批。审批人员应熟悉公司业务和档案管理规定，确保审批结果的合理性与准确性。

-对于涉及重要或敏感档案的申请，审批人员应进行严格审查，并根据实际情况进行风险评估，必要时组织相关部门进行会商。

4.高层管理层

-对公司档案管理工作提供战略指导，确保档案管理与公司整体发展目标相一致。

-负责审批涉及公司核心机密、重大决策等特殊档案的申请，对档案管理中的重大事项进行决策。

三、管理流程

1.档案借阅流程

-申请：员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息，并提交至所在部门负责人审核。

-部门审核：部门负责人对员工的借阅申请进行审核，确认申请的合理性与必要性。如审核通过，签署意见后将申请表转至档案管理部门。

-档案管理部门初审：档案管理部门收到申请表后，对申请内容进行初步审核，检查档案的可用性与借阅合规性。如初审通过，将申请表提交至相应审批人员。

-审批：审批人员根据权限对借阅申请进行审批。对于一般性档案，审批人员可直接审批；对于重要或敏感档案，审批人员可能需进行进一步调查或会商后再作出审批决定。

-借阅：审批通过后，档案管理部门通知借阅人办理借阅手续，提供档案。借阅人需在《档案借阅登记册》上签字确认，并按照规定的借阅时间和用途使用档案。

-归还：借阅期满，借阅人应及时归还档案。档案管理部门对归还的档案进行检查，确认无损坏、丢失等情况后，在《档案借阅登记册》上注销借阅记录。

2.档案查阅流程

-申请：与档案借阅申请流程类似，员工填写《档案查阅申请表》，说明查阅档案的相关信息和目的，提交部门负责人审核。

-部门审核、档案管理部门初审、审批：流程同档案借阅流程。

-查阅：审批通过后，档案管理部门安排查阅场所和时间，并提供必要的查阅设备。查阅人应在规定的场所内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得对档案进行涂改、圈划、批注等操作。

-记录：档案管理部门对查阅情况进行记录，包括查阅人、查阅时间、查阅档案名称等信息。

3.档案复制流程

-申请：员工填写《档案复制申请表》，详细说明复制档案的原因、数量、用途等信息，提交部门负责人审核。

-部门审核：部门负责人重点审核复制申请是否符合公司规定和业务需求，审核通过后转档案管理部门。

-档案管理部门初审：档案管理部门核实档案的可复制性以及复制要求的合理性，如涉及版权等问题，需进行特别审查。初审通过后提交审批人员。

-审批：审批人员根据档案的重要性和敏感性进行审批。对于涉及公司商业机密或版权受限的档案，审批需更加严格。

-复制：审批通过后，档案管理部门安排专人按照规定的方式和数量进行