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高校二级学院档案管理规范化的几点思考 ■浙江师范大学档案馆 黄宝春 摘 要：本文通过对高校二级学院档案管理存在的问题 档案管理工作。有的部门兼职档案员更是形同虚设，没能真正 进行分析，提出了规范二级学院档案管理工作的对策。 履行其职责。而二级学院兼职档案员变动频繁，新手不断，每 关键词：高校二级学院 档案管理 对策 个新到岗的兼职档案员对工作的熟悉毕竟要有一段时间。二 级学院的兼职档案员很少有机会接受档案专业培训，专业技 随着高等教育大众化进程的推进，普通高校的二级学院 术人员占有极其微弱的比例，复合型的档案管理人才极其贫 应运而生并得到了发展，原先不被关注的二级学院档案管理 乏。这客观上对独立学院档案归档工作造成很大影响，影响了 工作的重要性日益突显。笔者从事学校档案工作多年，深感其 归档进程及归档质量，制约了独立学院档案管理和建设工作 中有许多问题需要解决，其中最急迫的莫过于作为普通高校 顺利、有序开展。 基层组织的二级学院的档案管理问题。 二、二级学院档案管理的对策 ～ 、 二级学院档案工作中的主要问题 l、采用科学的管理模式，提高档案管理水平。打破目前高 1、二级学院的档案管理过分依赖学校档案馆。一方面，目 度集中的管理体制，管理机构要由学校档案馆和二级学院档 前高校档案工作还处于高度集中的管理体制，高校对二级学 案室组成，可以根据学校和学院的条件，采用集中式管理模式 院档案工作过于集中管理。另一方面，二级学院自身管理制度 或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校档案馆为主体 不健全，档案员对于档案的管理在头脑中没有一个明确的概 的集中管理与提供服务的模式。高校档案馆配置较高的网络 念。再由于档案员行政上受学院管理，业务上受高校档案馆的 服务器，建立专门的档案信息网站，通过Intemet供校内外利 监督制导，相关的档案管理人员积极性不高。二级学院领导和 用。每年资料上传时间由学校档案馆定，或由学校档案馆与二 工作人员对二级学院档案建设重要意义认识严重不足，认为 级学院商量决定。二级学院的档案员将可以上传的档案资料 档案管理和建设是学校的事，过分依赖学校的档案馆。 上传到学校档案馆的服务器上，二级学院要保证文件的准确 2、二级学院的档案资料丢失严重。(1)教学档案难以收 性，并要尊重文件作者隐私权和知识产权。上传完毕后，由学 集。目前二级学院教师一部分由母校教师兼职授课，另一部分 校档案馆负责维护、管理。分散式管理模式是充分利用现有的 则向社会招聘。教师对二级学院档案工作的重要性缺乏认识， 网络资源，通过校内发达的Intemet网络，把形成的档案信息， 材料的归档等必须由管理人员再三督促，教师为应付差事，往 如博硕士论文集、教学方法与经验等，通过网络向其它高校和 往临时突击、草率整理，没有统一的标准，有的归档材料无落 社会各方面公布，以积极的姿态为利用者服务。二级学院每学 款、无日期、无单位盖章，没有说服力，造成档案材料不齐全、 年固定时间将收集完毕的电子版教学文件，经审查，上传至服 不完整、质量不高。(2)学校重要的文书档案收集不全。二级学 务器上，并分门别类，定期更新维护。 院作为高校办学的一种新尝试，产生了许多宝贵的经验性的 2、强化规范制度管理，完善立卷归档制度。要尽快建立健 档案，但由于采用民办机制，人员编制紧张，加上不少领导档 全收集档案资料的制度，特别是要对收集范围、收集程序、收 案意识薄弱，只重视上级的红头文件，轻视本校自身形成的文 集途径和奖惩等作出明确规定，以确保收集的准确、完整。要 件，使大量反映学校进程轨迹的文件都落在各职能部门的负