房地产销售公司会议室使用管理办法​.doc

房地产销售公司会议室使用管理办法?

一、总则

1.目的：为了合理、高效地利用公司会议室资源，确保各类会议的顺利进行，提高公司运营效益，特制定本管理办法。

2.适用范围：本办法适用于房地产销售公司全体员工及因业务需要使用公司会议室的合作伙伴、客户等。

3.企业文化与经营理念体现：公司秉持“客户至上，诚信共赢”的经营理念，会议室的使用应围绕为客户提供优质服务、促进业务交流与合作展开，展现公司专业、高效、亲和的形象。同时，遵循扁平化管理原则，鼓励各层级员工平等使用会议室资源，提高沟通效率。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

-负责会议室的统筹管理，包括会议室的日常维护、设备检查与报修等工作，以确保会议室的正常使用，体现对员工工作环境的人文关怀。

-制定会议室使用规则，并监督执行，保障会议室使用的规范性和公平性。

-负责会议室使用的预约登记和协调安排，根据申请情况合理分配会议室资源，提高运营效益。

2.使用部门

-提前按规定流程提交会议室使用申请，明确使用时间、用途等信息。

-在使用过程中遵守会议室的各项规定，爱护室内设施设备，确保会议室的整洁和设备完好，这也是对公司资产的保护，关乎公司整体运营。

-使用完毕后及时清理会议室，将设备归位，保持会议室的良好状态，为后续使用者提供便利。

三、管理流程

1.预约申请

-员工或部门如需使用会议室，应至少提前[X]小时通过公司内部办公系统提交预约申请。申请内容包括使用日期、开始时间、结束时间、使用部门、使用人、会议主题等信息。对于紧急会议，可在办公系统留言或直接联系行政部门说明情况进行安排。

-若涉及跨部门会议，由发起部门负责协调参会人员时间，并在申请中注明。

-对于外部客户或合作伙伴使用会议室，由对接的业务部门提前[X]天提交申请，说明对方单位名称、来访人数、使用目的等详细信息。

2.审批流程

-行政部门收到预约申请后，根据会议室的使用情况进行审批。若申请时间与已有安排冲突，行政部门应及时与申请部门沟通协调，提供可选择的时间段。

-对于大型重要会议或涉及公司高层领导参加的会议，行政部门应报相关领导审批后确定安排。

3.使用前准备

-行政部门在审批通过后，将预约信息反馈给申请部门，并提前做好会议室的清洁、设备调试等准备工作。

-使用部门如需特殊设备或物资，应提前告知行政部门，由行政部门协助准备。

4.使用过程

-使用人员应在预约时间开始前[X]分钟到达会议室，若因故不能按时使用，应提前[X]分钟通知行政部门。若迟到超过[X]分钟，行政部门有权取消本次预约。

-在会议期间，使用人员应遵守会议室的使用规定，合理使用设备，不得随意更改设备设置。如遇设备故障，应及时联系行政部门处理。

-会议进行中要注意保持安静，避免对其他部门造成干扰，维护良好的办公环境。

5.使用结束

-会议结束后，使用人员应及时关闭会议室的电器设备、照明等，清理会议产生的垃圾，将桌椅摆放整齐。

-行政部门在会议结束后进行检查，确认会议室设备完好、环境整洁。若发现设备损坏或丢失，将追究使用部门责任。

四、权利与义务

1.员工权利

-公司全体员工有权按照规定流程申请使用会议室，以满足工作中的会议需求，促进信息交流和业务开展，这也是扁平化管理下员工平等享有的资源使用权利。

-员工在使用会议室过程中，有权要求行政部门提供必要的协助和支持，如设备调试、物资准备等。

2.员工义务

-员工有义务遵守会议室的使用规定，按时预约、按时使用、按时结束会议，不得随意占用会议室资源，以保障其他员工的正常使用，维护公平高效的运营秩序。

-爱护会议室的设施设备，不得故意损坏或违规操作，若因个人原因造成设备损坏或丢失，应照价赔偿。

3.行政部门权利

-行政部门有权对会议室的使用情况进行监督和检查，确保会议室的使用符合规定。

-对于违反会议室使用规定的部门或个人，行政部门有权提出警告并要求整改。

4.行政部门义务

-行政部门有义务为员工和客户提供良好的会议室使用环境和服务，及时处理使用过程中出现的问题，体现人文关怀。

-定期对会议室进行维护和保养，确保设备正常运行，不断提升会议室的使用体验，以支持公司业务发展。

五、监督与奖惩机制

1.监督方式

-行政部门定期对会议室的使用情况进行检查，包括预约登记、实际使用时间、设备状况、卫生情况等。

-鼓励员工对违规使用会议室的行为进行监督和举报，行政部门对举报信息进行核实处理。

2.奖励机制