汽车销售公司销售合同存档细则​.doc

汽车销售公司销售合同存档细则?

一、总则

1.目的：为加强汽车销售公司销售合同管理，规范合同存档流程，确保合同资料的完整性、准确性和安全性，有效维护公司合法权益，特制定本细则。

2.适用范围：本细则适用于汽车销售公司全体员工在销售业务活动中签订的各类销售合同的存档管理。

3.指导原则：遵循公司“诚信为本，客户至上，高效运营，创新发展”的企业文化和经营理念，以扁平化管理为指导，注重运营效益，确保合同存档工作的高效、规范开展。合同存档应便于查询、统计和利用，为公司销售决策、风险防控等提供有力支持。

二、组织架构与职责划分

1.销售部门

-负责销售合同的起草、签订，并确保合同内容准确、完整，符合公司销售政策和法律法规要求。

-及时将签订后的合同原件及相关附件移交至档案管理部门存档。

-协助档案管理部门对合同进行分类、编号等整理工作。

2.档案管理部门

-负责销售合同的接收、登记、分类、编号、装订、存储等存档工作。

-建立合同电子档案库，对合同信息进行录入和维护，确保电子档案与纸质档案一致。

-按照规定的保管期限妥善保管合同档案，定期进行检查和盘点，防止档案损坏、丢失。

-根据公司内部需求，及时提供合同档案的查询、借阅服务，并做好相应记录。

3.法务部门

-对销售合同的合法性、合规性进行审核，提供法律意见和建议，确保合同条款能够有效维护公司权益。

-参与重大销售合同的谈判和起草工作，从法律角度保障合同的严谨性。

-在处理合同纠纷时，负责查阅、调用相关合同档案，为纠纷解决提供法律依据。

4.财务部门

-依据销售合同进行财务核算和款项收付管理，确保财务数据与合同信息一致。

-协助档案管理部门核实合同涉及的款项收付情况，为合同档案的完整性提供财务支持。

三、管理流程

1.合同签订与移交

-销售顾问与客户达成购车意向后，起草销售合同，经销售经理审核无误后，与客户签订正式合同。合同应包含双方基本信息、车辆信息、价格、付款方式、交付时间、售后服务等主要条款。

-销售合同签订后，销售顾问应在[具体时间]内将合同原件及相关附件（如客户身份证复印件、购车指标证明等）整理齐全，填写《合同移交清单》，移交至档案管理部门。

2.档案接收与登记

-档案管理部门接收销售部门移交的合同档案时，应按照《合同移交清单》进行仔细核对，检查合同及附件的完整性、准确性。

-核对无误后，档案管理人员在《合同移交清单》上签字确认，并对合同进行登记，录入《销售合同档案登记表》，记录合同编号、签订日期、客户姓名、车辆型号、销售金额等关键信息。

3.分类与编号

-档案管理部门根据合同的销售区域、车型、销售时间等因素对合同进行分类，如分为本地销售合同、外地销售合同，或者按照不同车型品牌进行分类。

-为每份合同编制唯一的编号，编号规则应遵循公司统一规定，确保编号的系统性和可识别性。编号应标注在合同封面及相关电子记录中，以便快速查询和管理。

4.装订与存储

-对分类编号后的合同进行装订，将合同原件、附件按照一定顺序整理整齐，采用专业的装订设备进行装订，确保装订牢固、整齐。

-将装订好的合同档案存放于专门的档案库房或档案柜中，按照分类和编号顺序进行排列，便于查找和管理。同时，应确保档案存储环境符合要求，防潮、防火、防虫、防盗。

5.电子档案管理

-档案管理人员将合同的关键信息录入电子档案管理系统，形成电子档案数据库。电子档案应与纸质档案内容一致，并定期进行备份，防止数据丢失。

-对电子档案进行分类、检索设置，方便内部员工通过关键词、合同编号等方式快速查询合同信息。同时，设置不同的访问权限，确保电子档案的安全性和必威体育官网网址性。

四、权利与义务

1.员工权利

-有权按照公司规定的流程和权限查询、借阅销售合同档案，以满足工作需要。

-对合同存档工作提出意见和建议，促进存档管理工作的改进和完善。

2.员工义务

-严格遵守本细则规定的合同存档流程和要求，确保合同及时、准确、完整地移交存档。

-在合同签订、履行过程中，妥善保管合同资料，防止合同信息泄露。

-积极配合档案管理部门、法务部门等开展与合同存档相关的工作，如提供必要的资料、协助调查等。

3.公司权利

-有权对销售合同档案进行统一管理和调配，确保档案资源的合理利用。

-对违反本细则规定的员工进行相应的处罚，维护合同存档工作的严肃性。

4.公司义务

-为合同存档工作提供必要的资源支持，包括档案存储设备、电子管理系统等