纸箱厂视频会议系统使用管理细则.doc

视频会议系统使用管理细则

一、总则

1.目的：为充分发挥视频会议系统在纸箱厂日常运营、沟通协作、客户服务等方面的作用，提高工作效率，降低运营成本，规范视频会议系统的使用和管理，特制定本细则。

2.适用范围：本细则适用于纸箱厂全体员工以及经授权使用视频会议系统与纸箱厂进行沟通的客户。

3.企业文化与经营理念融入：纸箱厂秉持“质量至上、服务为本、创新发展、合作共赢”的经营理念。视频会议系统的使用应体现这一理念，促进内部沟通顺畅，提升对客户的服务质量，通过高效的沟通推动创新合作，实现共同发展。同时，遵循扁平化管理原则，减少沟通层级，确保信息快速准确传递。

二、组织架构与职责划分

1.信息管理部门

-负责视频会议系统的整体规划、建设与维护：根据纸箱厂业务发展需求，合理规划视频会议系统的功能模块和布局，确保系统的稳定性和先进性。定期对系统进行维护升级，及时处理系统故障，保障系统正常运行。

-提供技术支持与培训：为员工和客户提供视频会议系统使用的技术指导，包括系统操作培训、常见问题解答等。确保使用者能够熟练掌握系统功能，顺利进行视频会议。

-监控系统使用情况：对视频会议系统的使用频率、时长、参会人员等信息进行统计分析，为系统优化提供数据支持。

2.各部门

-负责本部门视频会议的组织与安排：根据工作需要，提前规划视频会议的主题、时间、参会人员等，并向信息管理部门提交使用申请。

-确保本部门员工正确使用系统：组织本部门员工参加系统培训，督促员工遵守相关规定，保证视频会议的质量和效果。

-收集本部门对视频会议系统的需求和建议：及时反馈给信息管理部门，以便对系统进行优化改进。

3.行政主管

-审核视频会议系统使用的重大决策：对涉及系统升级、功能扩展等重大事项进行审核，确保符合纸箱厂整体发展战略和运营效益要求。

-协调各部门在视频会议系统使用中的关系：解决部门之间在使用过程中出现的矛盾和问题，促进系统的高效利用。

三、管理流程

1.会议预约

-内部会议：各部门如需使用视频会议系统召开内部会议，应提前[X]个工作日填写《视频会议使用申请表》，详细注明会议主题、时间、预计时长、参会人员范围等信息，提交给信息管理部门。信息管理部门根据申请安排系统资源，并在[X]个工作小时内反馈预约结果。

-与客户会议：业务部门与客户沟通确定视频会议需求后，同样填写《视频会议使用申请表》，除上述基本信息外，还需注明客户相关信息。信息管理部门审核通过后，协助业务部门向客户发送会议邀请链接和相关操作指南。

2.会议准备

-信息管理部门：在会议开始前[X]小时，对系统进行检查和调试，确保设备正常运行、音视频清晰流畅。为会议提供必要的技术支持人员，随时处理可能出现的问题。

-参会部门：组织参会人员提前熟悉会议内容和议程，确保参会人员按时到位。检查本部门的视频会议设备，保证图像、声音等效果良好。

-客户：业务部门协助客户提前测试设备，确保客户能够顺利接入视频会议。为客户提供必要的技术指导和支持。

3.会议进行

-主持人职责：会议主持人负责把控会议节奏、引导会议讨论、记录会议要点等。确保会议按照预定议程进行，避免出现冷场、跑题等情况。

-参会人员要求：参会人员应提前进入会议，保持良好的精神状态和形象。会议期间，将手机调至静音状态，集中精力参与会议，积极发言，不得随意走动或从事与会议无关的事情。

-技术支持保障：信息管理部门的技术人员实时监控会议情况，及时处理音视频卡顿、掉线等技术问题，确保会议的顺利进行。

4.会议结束

-主持人总结：会议结束时，主持人应简要总结会议内容和达成的共识，明确后续工作任务和责任分工。

-资料整理与归档：会议记录人员及时整理会议记录和相关资料，按照纸箱厂文档管理规定进行归档保存。

-设备清理：参会人员关闭本部门的视频会议设备，信息管理部门对系统进行检查和清理，释放系统资源。

四、权利与义务

1.员工权利

-有权获得系统使用培训：员工有权利参加信息管理部门组织的视频会议系统使用培训，提高自身使用系统的能力和水平。

-提出优化建议：员工在使用过程中发现系统存在问题或有改进建议，有权向信息管理部门提出，为系统的优化贡献力量。

-平等使用系统资源：在符合规定的情况下，员工享有平等使用视频会议系统资源的权利，不受部门、职位等因素限制。

2.员工义务

-遵守使用规定：严格按照本细则和相关操作指南使用视频会议系统，不得擅自更改系统设置、破坏系统设备。

-保护信息安全：在视频会议中涉及的公司机密、客户信