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电子档案元数据管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范本档案馆档案元数据的管理，确保档案元数据的完整性、准确性和一致性，提升档案信息资源的管理水平和利用价值，更好地服务客户，践行本馆“精准、高效、开放、共享”的企业文化，以高效运营理念推动档案馆各项工作顺利开展。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体员工在档案元数据创建、采集、存储、维护和利用等过程中的相关活动，同时也涉及到对顾客利用档案元数据的规范引导。

3.基本原则

-准确性原则：确保元数据准确反映档案的实际内容、背景和结构。

-完整性原则：涵盖档案管理各环节所需的关键元数据，不遗漏重要信息。

-一致性原则：元数据的定义、格式和使用规则在全馆范围内保持一致。

-开放性原则：在符合必威体育官网网址规定的前提下，尽可能开放元数据，促进信息共享。

二、组织架构与职责划分

1.元数据管理领导小组

-组成：由馆长担任组长，各部门负责人为成员。

-职责：负责制定元数据管理的战略规划和重大决策，协调各部门之间在元数据管理方面的工作，监督元数据管理制度的执行情况，确保元数据管理与档案馆整体运营目标相契合，践行扁平化管理理念，减少决策层级，提高决策效率。

2.元数据管理工作小组

-组成：由信息技术部门牵头，档案业务部门、客户服务部门等相关人员参与。

-职责：具体负责元数据标准的制定、修订和推广；开展元数据的创建、采集、审核和维护工作；组织对员工进行元数据管理培训；与顾客沟通元数据利用需求并提供支持。

3.各部门职责

-档案业务部门：在档案整理、归档过程中，按照元数据标准准确采集和录入元数据，对所负责档案的元数据质量负责。

-信息技术部门：搭建和维护元数据管理系统，提供技术支持，保障元数据的安全存储和高效检索，通过技术手段提升运营效益。

-客户服务部门：了解顾客对元数据的需求，反馈给相关部门，协助顾客利用元数据获取档案信息，体现人文关怀，提升客户满意度。

三、管理流程

1.元数据标准制定

-调研分析：元数据管理工作小组对国内外档案元数据标准进行调研，结合本馆档案特点和业务需求，分析现有元数据管理中存在的问题。

-起草制定：根据调研结果，起草本馆的元数据标准，明确元数据元素的定义、标识、数据类型、长度、允许值等详细规则，确保标准的科学性和实用性。

-审核发布：元数据标准草案经元数据管理领导小组审核通过后正式发布实施，并在全馆范围内进行宣贯培训。

2.元数据创建与采集

-业务环节嵌入：档案业务部门在档案的形成、整理、归档等各个业务环节，按照元数据标准同步创建和采集元数据。例如，在档案整理时，记录档案的题名、日期、来源、保管期限等元数据。

-系统自动采集：利用信息技术手段，通过档案管理系统自动采集部分元数据，如文件的创建时间、修改时间、访问次数等，提高采集效率和准确性。

-人工补充完善：对于系统无法自动采集或需要人工判断的元数据，由档案工作人员进行补充录入，并进行初步审核。

3.元数据审核

-部门初审：档案业务部门对采集到的元数据进行初审，检查元数据的完整性、准确性和规范性，发现问题及时修改。

-专业审核：元数据管理工作小组对各部门提交的元数据进行专业审核，重点审核元数据与档案内容的一致性以及是否符合元数据标准。

-终审发布：经过部门初审和专业审核后的元数据，提交元数据管理领导小组进行终审，终审通过后正式发布到元数据管理系统，供内部管理和顾客利用。

4.元数据存储与维护

-存储管理：信息技术部门将审核通过的元数据存储到专门的元数据管理系统中，采用安全可靠的存储技术，确保元数据的完整性和安全性，保障安全生产。同时，建立数据备份机制，定期对元数据进行备份，防止数据丢失。

-日常维护：根据档案的变化情况，如档案的转移、销毁等，及时更新元数据。元数据管理工作小组定期对元数据进行质量检查，对发现的问题及时进行处理和整改，确保元数据的时效性和准确性。

5.元数据利用

-内部利用：档案馆员工通过元数据管理系统检索和利用元数据，提高档案管理和服务效率。例如，在档案查询时，利用元数据快速定位所需档案，提升工作绩效。

-外部服务：在符合必威体育官网网址规定的前提下，客户服务部门通过在线平台或线下服务等方式，向顾客提供元数据检索和利用服务，满足顾客对档案信息的需求，提升顾客满意度。

四、权利与义务

1.员工权利

-培训获取权：员工有权参加元数据管理相关的培训，提升自身元数据管理能力，以更好地完成工作任务，符合绩效考核要求。

-信息知情权：员工有权了解