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流程管理在内部控制中作用
流程管理在内部控制中作用
目前企业内部控制仍然存在着许多问题,本文从流程管理入手,阐述流程管理在内部控制中的应用。流程管理可以增强内部控制点的有效性,以避免内部控制制度在实际运用中出现“贯彻难,执行难”的问题和缺陷。
目前企业内部控制执行过程的缺陷
内部控制是由企业董事会、经理层和员工共同实施的,为营运的效率效果、财务报告的可靠性、相关法令的遵循性等目标的实现而提供合理保证的过程。其构成要素包括五个部分:控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通及监督等。根据企业具体情况将上述五个要素进行组合,即可建立起符合企业自身发展情况的内部控制制度。一般企业的内部控制制度应包括:员工行为准则、内部控制标准培训、工作程序准则、财务准则、电子资讯安全标准、公司的其他标准及政策等。
目前,许多企业单位已意识到了内部控制的重要性,一般都在一定程度、一定范围建立了内部控制制度,但这些制度往往存在一些问题,如责任权利范围不够清晰明确、具体执行方法不详细、忽略跟踪检查方式、控制设置缺乏系统性考虑等,使得内部控制制度在实际运用中出现“贯彻难,执行难”的问题,内部控制制度没有发挥出应有的效力,甚至成了摆设。
如何将内部控制制度实实在在、完完全全地运用于实践中,来实现它的最大价值呢?实践证明企业业务流程管理是解决这一问题比较好的办法。如果把企业的规章制度、职位说明书等内部控制制度比作散落于盘中的珍珠,那么企业的业务流程管理就像丝线一样,把这些珍珠有机地串联起来,实现了它们价值的最大化――这串串珍珠项链或自成一体,或相互交叉,像护身符一样,为企业营运的效率效果、财务报告的可靠性及相关法令的遵循性提供合理的保障。
流程管理在内部控制中的作用
流程理念在20世纪80年代末90年代初开始在西方企业流行。流程管理就是指采用系统的方法对企业的运作方式进行规范化,使企业的运作程序化,全面协调各环节之间的相互匹配关系,流程的表现形式一般以流程图(Flowchart)和文字说明(Narrative)为主。
在实际工作中通过运用流程管理理念,可以使内部控制的各项要求成功、准确地渗透到企业的每个过程和作业中,真正与企业的实际运作过程密切相连。流程管理要求员工认真执行每一个流程步骤,内部控制制度的本身特点也决定控制要从细节抓起,因此二者有着相同的存在空间。流程管理要求流程规范要清晰、准确,不能引起歧义,同时要明确责任主体,这样也保证了员工对内部控制制度的正确理解。在流程管理制度下,企业的每一名员工都必须及时、完整、准确地按照相应流程完成自己的本职工作,因此企业各个流程的执行过程,也就意味着内部控制在企业系统内被遵守执行的过程。内部控制以企业业务流程系统为载体,它不再是看得见、摸不着的摆设,而是具体应用于企业经营环节中;内部控制工作不再是“纸上谈兵”,它成为企业健康发展所不可或缺的管理基石。流程管理这个熟悉而又有些陌生的理念正在以其超强的“渗透性”影响着企业管理的方方面面,同时它也在以其强大的涵盖能力把新产生的诸多理念加以整合和消化并逐步引入到企业具体应用的管理和运营方法中。
下面以某企业设立的存货盘点内部控制为例,举例说明流程管理在内部控制方面的作用。
过去企业也有盘点的具体规定,主要内容是为完善内部控制,保证存货的安全、完整,企业设立清查盘点制度,定期(一般为一季度)或不定期地对各类存货进行实地清查和盘点,及时发现并掌握存货的灭失、损坏、变质和长期积压等情况。存货发生盘盈、盘亏的,应查明原因,分清责任,并及时报告,盘点工作由财务部、生产部和仓库共同完成。该规定明确了盘点是企业内部控制的一种方式,但对各部门的职责范围、盘点环节的衔接及如何具体实施盘点等问题描述不清晰,盘点的质量和效果如何,难以得到合理的保证。流程管理方法的运用,使内部控制制度落到了实处,发挥了作用。存货盘点流程见图1。
XX#存货盘点流程文字说明如下:
1.存货会计在盘点前三天向生产部、仓库、销售部门及财务部下发盘点通知。
2.生产部及仓库的盘点协调人在收到计划的一天内去存货会计处签字领取带序号的盘点小票。
3.生产部及仓库的盘点协调人在盘点前一天将小票交给生产部及仓库人员并签收。
4.根据盘点计划上规定的时间,所有车间及仓库停止生产及物料领用,开始盘点,将盘存数写在盘点小票上并签字确认。
盘点完毕后,生产部及仓库的盘点协调人应立即通知财务部进行抽查盘点,抽查范围由存货会计确定。如抽查差错率超过一定范围,则现场全部重新盘点。
5.生产部及仓库的盘点协调人根据回收的盘点小票在盘点完成后的第二个工作日,完成存货盘点汇总表。
6.生产部及仓库经理检查盘点汇总表。
控制
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