电子文件的收集归档与管理探讨.pdfVIP

中国科技信息2008年第21期 --cHINAi9e1日、K：EAf ~ oGY：II~：ORMATIONNov．2O08誓。 收集归档与管理探讨 于凤珍 马伟 中国水电工程顾问集团西北勘测设计研 究院院长办公室 不固定 ，甚至可从一个载体转换到另一个 文件、设计文件、研究试验文件等。对 电子 缸丈毫熏就 电于爻错讷特点 |收巢归疆与爷 载体，其内容信息却不发生变化，可通过网 文件的收集、积累应包括以下两方面的内 紧迫性和前提 条件 ，收集积累 过程 中应 注意 络传给远方的一个或多个接收者。这一特 容 ： 的嘲题、归档 的关键问题 归挡管理 中遇到 点给电子文件的管理带来许多问题，处理 第一，按归档要求应接收归档的电子 的塌题及对策这五个方 面进行 了探讨≮论述 不好，会直接影响其真实性和完整性。 文件。为做好接收归档工作，档案部门要对 了毽于支忤的保 岛维护 4、电子文件信息的共享性与易改性 电子文件的形成、积累过程进行监督、检查 电子文件与纸质文件不同，它可做到 和指导，对应接收归档的电子文件要进行 在网络上的任何终端上读取存于网络某一 审查验收。 电子 文件 ；收集 归挡 ；保存 ；维 护 设备上的电子文件，可从一个终端上的电 第二，对未列入应接收归档的电子文 子文件同时发给若干个网络终端。使若干 件。有的又要收集，因为有时需要对一些项 个信息获得者共享某个电子文件信息。信 目作补充归档或扩大归档。因此，归档人员 在信息化飞速发展的今天，档案已不 息的易改性也是电子文件的特性 ，由于信 需要了解一些未列入接收归档的电子文件 再局限于传统意义上的纸质档案，电子档 息的独立性，在人们的主观干预下，使得电 的形成、承办情况，有的要及时主动收集。 案、档案数字化、档案信息网络化延伸了传 子文件都具有可修改性、拆拼和重新编辑， 特别是对个人计算机产生的电子文件的收 统档案的内涵，档案工作者对 电子文件和 甚至使原文件荡然无存。 集工作，时间性很强，错过时机，电子文件 电子档案的管理问题越来越关注。电子文 二、电子文件的收集 就有散失、损毁的可能。 件归档工作的推行大大方便了文书档案的 1、电子文件的形成与积累 三 电子文件的整理 利用，提高了档案管理工作的现代化水平， 电子文件来源于两个方面：一是职能 电子文件的整理，是指按照一定原则 同时也引出诸多值得思考的问题。本人从 部门自身创建的；二是从工作网络上采集 和方法，将电子文件分门别类组成 电子档 事办公室文书工作多年，一直负责指导、协 的。前者一经生成，便 由文件创建者直接采 案的一项工作。电子文件的整理工作包括 调各部门文书人员的归档工作。现就电子 集下来；而后者一般是在部门间的业务交 两具层次：一是进行分类、排序；二是建立 文件的收集与归档管理谈点粗浅的认识。 流、上下级机关的工作交流中产生，它们流 数据库。 一 、 电子文件的特点 动在网络上，职能部门为了工作需要而将 1、电子文件的分类、排序 电子公文是指以数字形式存储于磁盘、 其采集下来 。 电子文件的分类、排序是指将磁性载 光盘等介质，依赖计算机系统阅读、处理并 (1)电子文件的积累。无论以何种方 体传递的零