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2008年8月 第 11卷 ·第4期 宿州教育学院学报 电子文件的整理归档与探索 苏 冉 (宿州职业技术学院 安徽 ·宿州I 234000) 摘【 要】论述文书档案载体的演变过程；电子文件的整理与归档；利用电子文档信息，为教学科研服务，充分发挥电子文档 的作用。 【关键词】电子文件 整理归档 教学科研 分析研究 【中图分类NlG271 文【献标识码】A 文【章编-g-]1009—8534(2008)04—0130—03 一 、 文书档案载体的演变 书档案的内容复制到胶片上，成为胶片档案。在光盘发明和广 在人类文明的早期 ，不同国家和地区，为了社会记忆的需 泛使用之前．胶片是大批量复制档案的主要选材，它具有体积 要 ，采用多种物质原料作为书写的载体 ，这种不同的书写材料 小、存储密度大、费用低廉等特点。制作和读取胶片档案上的 主要取决于人们生存环境的差别。我国是世界四大文明古国 信息．则要通过特别的机器设备进行，对其保存的条件要求比 之一 ，在 3000多年前，甲骨是最先被采用的记录和传递文书 传统的文书档案高。 档案的主要载体。随着生产力的发展进步，人们发明了冶炼技 2．录音、录像档案 这是利用电磁感应原理 ，把声音、图像 术 ，青铜、生铁及各种铜、铁合金也成了文书档案的载体，这类 转换成电信号，以电信号形成的磁场去磁化磁性介质，使信息 材料因较为贵重 ，制作成本很高，一般仅用来记录非常重要的 存储于介质并能重放。随着现代科学技术的发展 。产生了大量 文献。正因为这类材料的稀有和重要，所以在当时地位特殊， 的磁带、磁盘、磁鼓等磁性记录材料 ，用它们记录与再现社会 被称为 “国之重器”。到了周代 ，甲骨、金属逐渐被简牍取代。周 组织的重要活动和场景，记录与传达领导人的重要讲话、会议 代的政务文书称为简牍或简策 ，公文都写在竹简和木牍之上。 的重要精神。录音、录像文书脱离了传统的纸质载体和文字记 纺织技术发明后，缣帛成为了文书档案的载体。由于缣帛和金 录形式 ，拓宽了纸质文书的记录范围．以生动形象的音像存储 属一样，较为昂贵。只是在特别重要的场合和情况下才用来书 信息，产生了纸制文书难以达到的效果。 写文件。石材也是我国古代档案文献载体的一个重要材料。在 3．电子文件 电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传 世界其他的早期文明古国，如埃及、罗马、希腊及西亚的两河 输与处理的文件。其形式有文本文件、命令文件 、图像文件和 流域，人们根据不同的条件和地理环境的差异，采用各具特色 数据文件等。电子文件是随着计算机技术的产生而出现的，是 的物质材料作为档案文献的载体。纸的发明是人类文明史上 无纸化、自动化办公的直接产物．进人电子时代后将是办公的 的一件大事，也是文书档案史上的一件大事。纸张有竹木之廉 主角。电子文件的特点是： 而体积不大，有缣帛之柔软而又便宜 ，并且 白纸显字 ，一 目了 其一，电子文件是社会组织和个人在各种社会实践中。为 然，具备各种书写材料的优点，直到现在仍然是文书档案的主 推动实际事务的进程而产生的，同样经历了思想酝酿、起草、 要书写材料 审核定稿、向外发出、办毕归档等诸多环节。但在这些环节中。 二、新型的非纸质文书档案 电子文件没有纸质文件形成过程中的草稿甚至一稿、二稿等 当代科学技术正 日新月异地向前发展 ，区别于纸质的各 诸多稿本，每一次的审稿都直接在同一稿本上进行，修改也不 种各样的信息载体材料，从四面八方涌进了办公室。现在办公 会留下任何痕迹。 室不仅大量使用传统的纸质文件 ，而且也在使用许多新型的 其二，电子文件内容与载体的依附关系不同于纸质文件。 非纸质文件，如照片文件 、录音录像文件、电子文件等。 传统的纸质文书档案，其内容与载体密不可分，而电子文件中 1．照片、胶片档案 这两类非纸质文书档案的共同之处在 的内容和载体失去了紧密的关系，其内容可以反复的输出．每 于它们均为感光的记录信息。胶片档案大多是文书档案的复 次输出在其外观形态上可能有所不同，但并不影响其原始性 制 ，多数情况下是