第五章 会议工作.pptVIP

本讲内容提要： 1、会议的类型和功能； 2、会议工作的任务和原则； 3、大中型会议秘书会议工作的程序和方法。 第一节 会议工作概述 一 会议与会议工作 1、 会议： (1)是指一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。 如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。 (2)现代意义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商谈事情的活动。如厂长办公会、座谈会、代表大会等活动形式. 会议的四个基本条件：有组织、有领导、商议事情、集会。 2、会议工作： 是指秘书机构对会议的筹备、组织和保障工作。 二、 会议的类型和功能 （一）会议的类型 1.按会议规模划分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.按会议性质划分： 规定性（法定性、例行性）、 日常性、专业性、纪念性、座谈性、交际性会议、信息性会议。 3.按会议召开形式划分：集中性、分散性 4.按会议的时间特征划分：定期性与不定期性会议 5、公司常见会议类型(了解） 经理例会与特别会议、员工大会、 公司年会、股东大会和董事会、 客户咨询会、展览会、订货会、 业务洽谈会.新产品新闻发布会、 联谊会、表彰会。 　 三、会议工作的任务与原则 （一）大中型会议的主要任务 a.会议组织工作； b.会议文书工作 （文书的起草与编写；会议文书印发及管理）； c.会议后勤服务工作； （与会人员的食宿管理、会议的财务管理、会议的交通保障、与会人员的医疗保健） d.会议的接待服务工作； e.会议安全必威体育官网网址工作； （指会议必威体育官网网址工作、会议的警 卫工作、会场内外的安全保卫 工作等） *f.会议选举工作。 （二）会议工作的原则 1.充分准备。 会议预案、筹备机构、会议文件、会场布置、会议用品、食宿安排、参观点准备、联系用车及娱乐活动等。 2.严密组织。 3.周到服务。 4.节俭办会。 5.安全必威体育官网网址。 6.精简高效。 案例1： 一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福’’中，竞找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。 从此案例中说明会议组织应注意哪些问题？ 案例2： 一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无，线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢? 案例3： 某校召开一次表彰大会，对全校七八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上 的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竞乱糟槽。 以上三个案例中的问题都是由会议组织中的细节所致。分析案例中的问题所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。 案例分析：请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？ 第二节 会前：会议准备“十环节” 制定会议预案 组建会议机构 发送会议通知 准备会议文件 布置会场 人员编组 制作会议证件 安排食宿、车辆、娱乐、就医 会前检查 迎接与报到 9、确定会议所需用品和设备 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用