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2026年纺织科技公司供应商质量约谈管理制度

一、制度目的

为规范公司供应商质量约谈工作，明确约谈触发条件、流程、责任分工及后续跟进要求，通过与供应商的针对性沟通，及时解决原料或服务质量问题，防范质量风险扩散，提升供应商合作质量与稳定性，维护公司生产经营秩序，符合《中华人民共和国产品质量法》《企业内部控制基本规范》等法律法规及公司供应链管理要求，特制定本制度。本制度适用于公司总部及各分支机构（包括子公司、分公司）所有合作供应商（原材料、设备、服务类供应商）的质量约谈管理，涉及的部门与人员需严格遵照执行。

二、适用范围

本制度所指供应商质量约谈，是指公司在供应商提供的产品或服务出现质量问题，或质量风险较高时，组织供应商相关负责人进行面对面或线上沟通，明确问题性质、原因及整改要求的管理行为。覆盖的约谈场景包括：供应商产品抽检不合格、质量投诉频发、质量审核不达标、交付产品存在安全隐患等情况。公司采购部为供应商质量约谈的牵头部门，质检部、生产部、质管部等涉及供应商质量管控的部门，需配合采购部开展约谈工作，确保问题有效解决。

三、部门职责分工

（一）采购部职责

作为供应商质量约谈的主导部门，负责识别供应商质量约谈需求，判断是否达到约谈触发条件（如原料抽检连续2次不合格）；负责发起约谈申请，填写《供应商质量约谈申请表》，注明约谈对象、原因、拟解决问题，报公司分管采购副总经理审批；负责组织约谈工作，确定约谈时间、方式（线下或线上）、地点（公司会议室或线上会议平台），提前3个工作日通知供应商及公司内部配合部门；负责准备约谈资料，收集供应商质量问题相关证据（如检测报告、投诉记录、审核报告），整理形成《供应商质量问题清单》；负责主持约谈会议，引导双方聚焦问题讨论，明确整改要求（如整改期限、验收标准），记录约谈内容并形成《供应商质量约谈纪要》；负责跟踪约谈后供应商整改情况，每5个工作日向供应商了解整改进度，整改期限届满后组织验收，验收不合格的启动二次约谈或调整合作策略；负责归档约谈相关资料（申请表、问题清单、约谈纪要、整改报告），保存期限不低于3年，同时将约谈结果纳入供应商分级管理。

（二）质检部职责

负责提供供应商质量问题的专业依据，如原料抽检不合格的《检测报告》（注明不合格指标、检测标准）、质量投诉的《客户质量反馈记录》；负责参与约谈会议，从质量检测角度分析问题原因（如原料纯度不达标可能因供应商生产工艺缺陷），提出技术层面的整改建议（如调整原料提纯工艺）；负责制定约谈后整改验收标准（如原料抽检合格率需达到99%及以上），整改期限届满后按标准开展验收检测，出具《整改验收检测报告》，作为是否通过验收的依据；如供应商整改后仍未达标，需在验收报告中注明未达标项，为采购部启动二次约谈或终止合作提供支撑。

（三）生产部职责

负责提供供应商质量问题对生产的影响评估，如原料质量不达标导致的生产停工时长、产品报废数量、额外生产成本等，形成《质量问题生产影响报告》；负责参与约谈会议，从生产应用角度说明问题危害（如染料色牢度不足导致面料成品返工），提出适配生产需求的整改方向（如染料需提升耐水洗色牢度至4级）；负责在供应商整改期间，配合开展小批量试产验证（如试用整改后的原料生产样品），反馈试产效果（如样品是否符合生产工艺要求），为整改验收提供参考；如供应商整改后原料仍无法满足生产需求，需及时告知采购部，避免影响批量生产。

（四）质管部职责

负责从质量管理体系角度评估供应商质量问题的严重性，如是否属于体系性缺陷（如供应商未建立有效的质量管控流程）；负责参与约谈会议，对供应商质量体系提出改进建议（如建议供应商完善原料入厂检测流程）；负责监督约谈后整改过程的合规性，如检查供应商整改计划是否覆盖所有问题、整改措施是否具备可操作性；负责将供应商约谈及整改情况纳入公司质量管理档案，作为年度供应商质量评估的重要依据，同时分析同类问题是否存在共性，提出公司内部管控优化建议（如加强原料入厂抽检频次）。

四、供应商质量约谈触发条件

（一）产品质量抽检不合格类

原料或服务抽检连续2次不合格（如棉纱断裂强度连续2批次低于标准、物流服务连续2次出现货物破损）；

单次抽检严重不合格（如原料有害物质含量超标、设备关键部件性能不达标，直接影响产品安全或生产安全）；

抽检不合格率超过5%（如某批次原料抽检100份，5份以上不符合质量标准），且不合格项为关键质量指标（如面料色牢度、原料纯度）。

（二）质量投诉与反馈类

公司内部生产部门因供应商产品质量问题发起投诉，1个月内累计超过3次；

终端客户因供应商提供的原料导致成品质量问题，发起投诉累计超过2次（如客户反馈面料起球因染料质量不达标）；

供应商对质量投诉处理不及时（超过7个工作日未响应）或处理