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施工文件管理控制方案 文件的分类 技术文件：包括与监理、业主之间有关工程技术的信函、报告；业主的技术要求及技术文件；施工图纸及设计文件；业主指定的施工验收规范、标准； 其它相关的规范、标准；承包商内部的技术文件；施工记录及各种检查验收报告等。 质量文件：包括与监理、业主之间有关质量的信函、报告；业主的质量要求及规定；业主指定的质量评定标准和检验程序；承包商的质量手册、质量控制程序及质量管理文件；质量检验记录及质量评定资料等。 HSE文件：包括与监理、业主之间有关健康、安全、环保的信函、报告； 业主关于健康、安全、环保的规定和文件；承包商的 HSE管理手册、 HSE程序文件及 HSE管理文件； HSE报告、记录文件等。 合同管理文件：包括主合同文件；分包合同文件；合同管理记录及评价报告；合同变更文件；与业主、监理之间关于合同管理的信函、报告等。 控制管理文件：包括施工计划；施工统计记录；进度控制报告；成本控制报告；工程预决算资料。 采办文件：包括甲供材料、设备需求计划及调配台帐；自购材料采购计划；供货厂商资质资料；材料、设备交接记录；材料、设备的质量证明书、合格证。 财务文件：包括包含财务报表、财务报告、成本分析报告等财务管理文件 等。 行政文件：包括包含各种内部、外部行政文件。 文件的接收和处理 由办公室文控员接收并负责登记，记录应注明文件的来源、主题、编号、版本号、接收日期等数据。 1 / 3 呈送项目经理或其指派人批示，批示处理意见和文件的分发意见。根据批示建立文件分发矩阵，分发矩阵包含应分给的部门（单位）及其份数。 按照分发矩阵分发文件并做好记录，记录必须有接收人的签字。 文件的发送 项目部所有向外呈送的文件全部交由文控员处理。 文控员将文件呈送项目经理或其指派人审阅并签发，如有不妥，则将文件返回制作部门，修改再送或作废处理。 对签发的文件，及时发送到有关单位，并做好发送记录。 项目内部文件的发送可以不通过文控员，直接由各职能部门制发，基层的报告，资料也可以直接呈送各职能部门。 文件的存档 文件存档以书面文字形式为主，辅以电子媒体或其它形式。各部门的文件自行建立存档。 经过文控员的所有接收、发送文件全部要留一份（或拷贝件）存档。 作废文件的处理。 各类文件和资料的发放部门，对已作废文件，应及时从发放单位收回，并填写作废文件回收记录。 对于为积累知识或法律目的而保留的作废文件，文件发放部门要在该文件上加盖作废章，并做好记录。 文件的更改 内部文件的更改由原文件的审批人更改。 对于外部文件，无权进行任何更改。任何更改都需要外来文件的发文单位进行。 2 / 3 文控管理措施 专门为文控员配备一台微机，采用现代化的文控管理模式，建立电子化的文控管理系统。由文控员统一管理收发各种文档并分类归档，建立收发制度。 定期向业主报送各种报表，并接收业主下达的各种计划、指令、文件。 做好与业主、监理、分包商等外部单位的往来信函管理。 项目部向外呈送的文件、报表及信函，必须由项目经理签发才能生效。 文控管理人员要明确责任及时传递文件，以免延误时间。 3 / 3