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宴会预定相关具体内容 （一）宴会预定前的准备工作 1 查阅宴会预定情况 宴会预定都是连续进行的，每天每个宴会预定落实后都要将资料录入电脑或做好记录。 预定人员正式预定前都要查阅电脑或预定记录表，以便掌握已经落实的宴会预定情况和当天 或未来几天哪些厅堂在什么时候可以继续预定，可以安排哪些包间、厅堂、各能安排多少客 人，以防止厅堂利用发生冲突，保证满足客人预定要求。 2 做好信息沟通和资料准备 每天上班前要和上一班人员做好交接班，保证交接事项清楚。同时召开班前会，传达上 级指示。做好宴会预定人员和外出推销人员的信息沟通，通报宴会举办情况，布置当天预定 和外出推销工作。在此基础上，还要准备好宴会预定单、预定表、宴会记录表、合同样本等， 以保证宴会预定工作的顺利进行。 （二）宴会预订方式 1．直接预订（面谈） 直接预订是宴会预订较为有效、实用的方式。在宴会规模较大、宴会出席者的身 份较高或宴会标准较高的情况下，宴会举办单位或个人一般都要求当面洽谈，直接预 订。饭店宴会销售员或预订员应根据客人要求详细介绍宴会场地和所有细节安排，如 厅堂布置、菜单设计、席位安排、服务要求等，应尽量满足客人提出的各项要求，并 1 商洽付款方式、填写宴会预订单、记录预订者的联系地址、电话号码等以便日后用信 函或电话等方式与客人联络。 2．电话预订 电话预订是另一种较为有效的宴会预订方式，常用于小型宴会的预订、查询饭店 宴会资料、核实宴会细节等，在饭店的常客中尤为多见。此外，大型宴会面谈、宴会 的落实或某些事项的更改等通常也是通过电话来传递相关信息的。与直接预订相同， 预订员应在电话中向客人介绍、推销餐饮产品，落实有关细节，填写宴会预订单等。 除上述两种主要的宴会预订方式外，客人还可通过信函、传真等方式来进行宴会 预订，饭店应想方设法与客户联络，尽力扩大宴会销售业务，努力提高宴会设施利用 率，从而为饭店创造良好的社会效益和经济效益。 （三）宴会预订程序 1．接受预订 （1）热情应接 （2）仔细倾听 （3）认真记录 ①宴会的类型，是中餐宴会，还是西餐宴会，或是冷餐酒会。 ②宴会的举办日期和时间。 ③宴会的出席人数（包括最低保证人数）和餐桌数。 ④宴会的名称、性质和客人身份等。 ⑤宴会的举办单位或个人、联络人、联络地址和电话号码等。 ⑥计划安排的宴会厅名称，厅堂布置和台形设计的要求。 ⑦菜单的主要内容、酒水的种类和数量。 2 ⑧收费标准和付款方式。 ⑨宴会的其他要求，如休息室、请柬、席位卡、致词台等。 ⑩接受预订的日期和预订员的签名，等等。 宴会预订单填写好以后，应向客人复述，并请预订客人签名。 （4）礼貌道别 2．宴会预订的落实 （1）填写宴会活动记录簿 （2）签订宴会合同 （3）收取定金 （4）建立宴会预订档案 （5）宴会预订的更改或取消 具体确认单如此 宴 会 确 认 单 感谢您选择 XX 酒店作为宴会安排的地点，为确保宴会接待品质，切实维护双方的合作 利益，经友好磋商，达成如下协议： 主办人姓名： 主办人联系电话： 主办人地址： 宴会办理日期： 年 月 日 时 宴会形式： □ 婚 宴：新郎姓名