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养老保险档案作用与管理 　　摘要：本文从养老保险档案的构成、作用、管理等方面展开分析，提出了建立健全养老保险档案的思路与方法，力图更好地推动养老保险管理服务工作。 　　关键词：养老保险 档案 管理 　　养老保险是社会保险的主要内容之一，养老保险档案是养老保险管理工作的重要业务载体，记录应当及时准确完整，有力地保障国家、企业和参保人员的合法权益。以笔者所从事的铁路企业养老保险工作为例，由于企业生产力布局不断调整，单位合并、拆分、新设、改制等情况接连不断，但凡养老保险档案管理规范的单位，在养老保险管理上都能很快适应新情况，顺利地开展后续工作，反之则往往显现出台账不齐、资料不全、交接不畅等问题，养老保险管理工作开展就较为被动。 　　一、养老保险档案的构成与特点 　　参照《社会保险业务档案管理规定（试行）》，养老保险档案可以定义为：企业和各经办机构在办理养老保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。所以，养老保险档案不仅是对参保人员养老保险全过程的记载，还包括了有关文件、个人台账和经办业务记录，比如国家和地方政府出台的有关政策、职工养老保险手册、台账、花名册、变更表、各类报表以及有关财务凭证等，不仅有书面记载的，还有数字化记载的。养老保险档案有以下特点： 　　1.涉及范围广。养老保险管理与个人、企业和社保经办机构以及财务部门都有涉及，凡与养老保险业务有关的都应纳入养老保险档案范畴，是对养老保险管理工作全方位的记载。 　　2.信息化要求高。现代化的养老保险管理必须采用高度信息化的平台，很多业务过程都要通过计算机技术来完成，那么养老保险档案也要高度信息化以满足现代化管理的要求。 　　3.保管期限长。与参保人员个人有关的记载一般要长达数十年，对于企业和社保经办机构来说就更长了，只要养老保险管理工作在继续，那养老保险档案的记载就不会停止，所以养老保险档案的保管期限非常长，从几十年到一百年甚至是永久保管的都有。 　　4.安全性要求高。养老保险档案有纸质记载的，也有电子记载的，有些记载具有唯一性和不可替代性，比如个人手册、个人基数确认表等，有些记载涉及隐私问题，比如个人收入或待遇、单位工资总额等。这就要求养老保险档案管理过程中要特别注重安全性，除了妥善保管、有效备份以外，在网络化发达的今天，还要防止不法分子对数据信息的非法窃取、删除或篡改。 　　二、养老保险档案的作用 　　1.养老保险档案是开展养老保险管理工作的重要依据。养老保险各项业务的办理要有凭有据，要符合国家政策，要能经得起检查，养老保险档案就是养老保险管理工作的痕迹，必须要以准确、翔实和完整的记录，保障国家、企业和参保人员的合法权益。 　　2.养老保险档案是养老保险管理服务的延伸。准确完整的养老保险档案不仅能提高业务经办效率，推动社保经办机构的服务工作，也为领导决策提供了有说服力的依据，具有潜在价值向现实价值的合理转化的功能。 　　3.养老保险档案是提高统筹层次的必要条件。由于现有养老保险统筹层次的问题，各地养老保险信息不能互通，资源不能共享，通过建立健全养老保险档案，就可以逐步解决数据共享问题，为提高统筹层次创造必要条件。 　　4.养老保险档案是整合社???档案的必要条件。由于各险种的统筹层次、归属经办部门不同一，目前要建立统一的社会保险档案有一定难度。但养老保险在社会保险中实施最早，数据最齐，具有不可动摇的基础地位，所以先建立和完善养老保险档案，同时其它险种依照各自特点和要求逐步建立健全各种台账，随着社会保险政策的不断完善和统筹层次的不断提高，为最终形成一个完善的社会保险档案创造必要条件。 　　三、如何建立健全养老保险档案 　　1.充分认识养老保险档案的重要性，加强基础管理。如果缺乏对养老保险档案的建立和管理重要性的认识，没有行之有效的档案管理机制，那么，即使给齐各种材料，档案也必定是丢三落四、杂乱无章，那么养老保险档案只不过是沦落于形式而已，根本无法保证其能够充分发挥价值。所以要把养老保险档案管理列为一项基础管理工作，是养老保险工作整体中不可分割的一部分，只有这样，才能以清醒的头脑和正视的态度去做好这项工作。 　　2.对养老保险档案进行科学分类和有序整理。档案分类不仅是档案管理中的一个工作程序，更重要的是在整个档案管理工作中具有主导作用，养老保险档案同样如此。没有科学的分类，养老保险档案从建立之初就无法进行有效地整理和组织，更不用说健全了。所以，确定分类标准，实现科学分类，是养老保险档案建立健全的基础，引导其它各项后续工作的有序展开。一般来说，对于国家和地方政府出台的有关养老保险政策，可以按文件的出处、类型、文号、实施时间等要素分类归档，对于经办机构和企业在养老保险管理工作中的各种记录