会议组织与管理 推荐.pptVIP

会务工作概述 要点 会议的定义 会议作为一种管理手段和方法，经常利用来商讨问题、布置任务，贯彻指示、统筹协调、交流信息、沟通感情、进行决策、总结工作。其目的就是依靠众人的智慧来解决问题,决定方案，利用集体的力量来完成共同的目标。 办会 办会就是指机构办公室和秘书部门操办会议事项、是秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后整理、贯彻工作等等。 会务工作 1、会议筹备的各项事务。 2、会议过程中的管理与服务工作。 3、会议结束后的整理和收尾工作。 以上三项统称为会务工作。会务工作的好坏，直接影响到会议的质量与效果。涉外秘书在会议或集会活动中扮演十分重要的角色，主要负责会议事务工作。 二、会议的作用 在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式。在宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，进行决策，布置工作，调查研究，交流经验，统筹协调，纠正失误，解决问题等方面都有重要的作用。 电视会议 会议要素 形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式 内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用 程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实 财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施 第二节 会议工作的 基本任务 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？ 会议工作的基本任务 组织工作：（协助领导确定会议议题；根据议题安排议程、日程；发会议通知，负责会议报到；对与会人员进行编组；布置会场，安排座次；印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；负责会议签到；会中组织和协调；会场其他组织和管理；会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 文书工作：（会议文书的起草；会议文书编写；会议文书印发及管理） 生活管理工作：（会议的财务、交通保障，与会人员的食宿问题） 保卫工作：（会议的必威体育官网网址工作； 会场内外的安全保卫工作） 会前准备 三步曲 第三节 会务工作的具体内容 会议组织的目标 （一）安全 （二）顺利 （三）圆满 会前的策划与准备 （一）确定会议议题和名称 （二）制定会议的议程和日程 （三）会议预算 （四）会场安排 （五）确定与会者 （六）制发会议通知 （七）检查落实会场、住地 （八）确定用餐方式 确定会议的名称 会议的名称应根据会议的主题来确定，要体现和强调会议的内容、性质、时间、范围和任务等。 山西金融职业学院2013年教师节全体员工表彰大会 确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次 确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。 制定会议的议程和日程 会议议程是对会议议题的顺序安排 会议日程 会议预算 根据会议的日程安排和会议规模，编制会议预算。会议预算一般包括以下几项内容： （1）会议费：场地租金、茶水费、设备租金 （2）培训费：专家的讲课酬金等 （3）资料费：文具费和资料印刷费等 （4）食宿费 （5）交通费 （6）其他 会场安排 选择会场（根据会议的规模、内容、规格等因素来确定，在选择会场时，应考虑的因素以下几方面） （1）会场大小要适中 （2）会场交通要方便 （3）会场环境要适宜 （4）会场设施要齐备 （5）会场规格要适当 会场安排 布置会场，是会前准备的重要内容，要根据会议的性质、人数规模、会议类型和议程等方面的因素来布置。 （1）会场的风格特点 庄严、肃穆、轻松、简洁。 喜庆、儒雅、简单、朴素。 会场安排 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。 规则：大会主席台安排 大会主席台安排 （１）主席台必须排座次、放席位卡，以便领导同志对号入座，避免上台后互相谦让； 规则：大会主席台安排 （２）主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，２号领导在１号领导左手位置，３号领导在１号领导右手位置。 规则：大会主席台安排 单数主席台 规则：大会主席台安排 　　领导为双数时，１号领导仍然居中，２号领