会议组织工作概述28p.pptVIP

办公室工作实务 会议组织 学习目标 知识点 1、了解会议组织的基本程序 2、熟悉会议组织的各项内容 能力点 1、掌握会议组织中相关文件的写作技巧 2、能够做好会前筹备、会中服务以及会后善后落实等实际工作 3、具备相应的协调能力，能够调度好会场气氛，使会议圆满成功 素质点 1、培养务实干练、认真谨慎的职业道德素养 2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 3、具备必威体育官网网址意识和奉献精神 情景案例 宏利公司行政部今年上半年组织了公司几次大型的会议活动，但效果不尽如人意，会务组织工作出现了许多问题，公司总经理很不满意。为此，行政经理高明在提交的本部门上半年工作总结中对前段时间的会务工作作了反思，指出出现问题最大的原因在于行政部工作人员在会务组织工作上经验的缺乏，因为前段时间行政部工作人员的人员结构作了很大的调整，新进员工中，有部分员工并不是秘书专业的科班出身，是从其它职业岗位转岗而来，因此，行政部要加强对新进员工的培训工作。 行政部第一期新员工培训班定于下周一开课。行政办公室资深秘书老李是主讲教师之一，他的授课内容是会议的组织与筹划。在备课的时候，老李觉得第一堂课很重要，应该要从最基本的内容讲起，只有把会议的基本知识讲清了，会议组织与筹划的具体方法和技巧才能真正让学员理解和掌握。 项目任务 如果你是李秘书，你将向新员工讲授哪些会议的基本知识？ 任务分析 出席会议与组织会议是完全不同的两码事。会议开得是否成功，不仅取决于与会人员的态度与智慧，更取决于会议的组织情况。会议组织得法，准备充分，就等于成功了一半。但一些秘书，要么因为并非科班出身，要么就是经验欠缺，往往导致组织的会议成效不大。 经验是慢慢积累的，但组织会议的知识却是一个秘书人员必不可少的，是其组织会议的基础。一般而言，一个会议组织者，必须要懂得会议的基本要素。大中型的会议，只要会议的一个要素没有处理好，都常会出现顾此失彼、全盘混乱的现象，从而影响会议的质量与成功。会议的分类也是应当加以注意的，因为不同的会议其组织方式常有不同。另外，秘书人员必须具备高度的会议意识，只有对会议功能有清醒的认识，才会尽心尽力地把会议的组织工作做好。 会议的概念、分类及功能 会议的概念、分类及功能 会议的概念、分类及功能 会议的要素 每一次会议必须要考虑清楚！会议筹备方案中必须要体现！ 会议的要素 会议的要素 会议的要素 会议的要素 会议名称 会议的要素 大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。 会议的要素 会议的要素 会议的要素 主持人 会议主持人是负责控制和推进会议进程的人员，往往也是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。主持人有两种： ① 当然主持人，是由其职务和地位，也就是由组织的章程或法规决定的。如单位的工作例会由单位领导人主持，董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议时，也可委托副职或其他相应的负责人主持。 ② 临时主持人。如各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，由代表们选举或协商产生临时的主持人。特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。 主持人的职责有：宣布开会和闭会、介绍会议情况、控制和调节会议进程、允诺与会者发言和制止超时及违反规定的发言、维护会场纪律、选定会议记录人及验证会议记录的准确性、督促会议决议和决定的执行。 会议的要素 出席人 会议的出席人有四种，其在会议中的作用各有不同。 ① 正式成员。指具有正式资格，有表决权、选举权和发言权的会议成员。 ② 列席成员。指不具有正式资格，有一定发言权，但无表决权和选举权的会议成