BGWEZZH0文5件与资料控制程序.docVIP

? ? ? ? ? ? ? ? 内部资料 注?意保存 上海xxxxxxx?xxxxx有限公司管理文件? 文件编号：xxxxxxx?x05　　　　　　第1版 ? 　 签发：? 文件与资料控制程?序 1 目的和适用范围 ?1.1 为进一步规范xxx?xxxxx贸易有限公司（以?下简称公司）文件的制定、修?订、审批、下发、流转、归档?、作废和销毁等管理工作，特?制订本管理程序。 1.2 ?本程序适用于公司各部门。 ?2 职责 2.1 管理部是?公司文件的综合管理部门。 ?2.1.1负责组织对由各部?门制（修）订的公司管理文件?的会签，协调有关问题,明确?职责分工，负责组织编写公司?管理手册。 2.1.2负责?公司各类文件的送审、拟办、?下发、流转、签收以及有关文?件和资料的归档工作，指导、?检查、督促各部门做好相关文?件、资料处理工作，协调文件?、资料处理中的有关问题，建?立实时、高效的文件管理体系?。 2.2 各部门负责对公?司下发的各类文件的接收、处?理、执行、流 转与反馈。 ?2.3各部门负责本部门所辖?业务内管理文件的制订和修订?。 2011年9月28日?发布 ? 20?11年10月8日实施 ? 3管理文件和公文的定义? 3.1管理文件。根据《规?章制度管理规定》定义，管理?文件是各类管理制度、程序文?件和管理细则的总称,是阐述?长效管理流程、业务流程和管?理机制的文件。 3.2公文?。根据《规章制度管理规定》?定义，是公司行政管理过程中?所形成的具有法定效力和规范?体式的文书，是依法行政和进?行公务活动的重要工具。包括?：行政文件、会议纪要、呈批?文(内部呈批文)和外来文件?。 3.2.1行政文件。是?指公司制定的阐述公司各类决?策和指令(包括决定、决议、通知、通报、批复、函请示、报告、 4.3.1?公司级管理文件按内容共分三?级。一级文件内容主要阐述某?一管理专业\管理要素的管理?模式、原则、要求和相关定义?，并体现出二级、三级文件之?间的逻辑关系，一般情况下，?统称为“***制度”；二级?文件内容主要阐述某一管理专?业/管理要素项下的业务流程?的控制要求或具体管理工作的?要求，一般情况下，统称为“?***办法\控制程序”；三?级文件内容是对二级文件某一?部分的详细规定或补充说明，?一般情况下，统称为“***?管理细则\操作细则”等名称?。 4.3.2管理文件统一?采用“***管理文件”作为?文头，公司级管理文件格式见?附件1。 4.4 公司级管?理文件管理流程。 公司级管?理文件管理业务包括制订、审?批、下发、修订、作废及评审?等6个主要环节，具体流程图?见附件2。 4.4.1制订?。 文件制订部门对相关管理?流程进行梳理，组织相关部门?讨论，然后将梳理后的结果编?制成文件，并以公司暂行办法?试行一段时间以后，方可转换?成管理文件，提交管理部进行?审批。 4.4.2 审批?。 管理文件的审批包括：初?审、会签及签发流程。 4.?4.2.1初审 由?制订部门负责将起草后的文件?初稿，填写管理文件制（修）?订单（附件3），一并提交管?理部初审，并协商确定是否需?要会签。 4.4.2.2会?签及提交 A、对于须会签的?文件，由管理部将文件正文送?各会签部门。各会签部门在管?理文件会签单（附件4）填写?会签意见，并由会签部门负责?人确认后反馈给制订部门。制?订部门在文件制（修）订单填?写对会签意见的处理结果。对?于处理结果为“不采纳”或“?部分采纳”的情况，制订部门?可视情况与提出意见部门进行?沟通并进行局部再会签。如制?订部门与会签部门就文件内容?不能达成一致时，由管理部牵?头协调。会签结束后，制订部?门将文件修改稿提交管理部审?核确认（是否符合证书体系要?求、有关规范、流程要求等）?。 B、对无须会签的文件，?由管理部审核确认（是否符合?管理体系要求、有关规范、流?程要求）。 4.4.2.3?签发。 管理文件由公司分管?领导审阅后，由总经理签发或?由总经理委托副总经理签发。? 4.4.3下发。 4.4?.3.1管理文件经公司领导?审批签发后，由管理部通过协?同系统下发到各部门，并且将?管理文件上载到协同办公系统?中的“知识库”模块中的“上?海不锈”目录下的“管理文件?”中。如果发放纸质文件应填?写“受控文件发放记录”（见?附件5）。 4.4.3.2?为保证管理文件在实施日前发?送到各部门，管理文件的发布?日期与实施日期必须有5个工?作日以上的间隔；管理