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浅议新时期城建档案利用服务工作 龙岩市城建档案馆 麻宇旋 随着经济建设快速发展，我国的城市建设已走上正轨并得以迅速发展，大 量的城市建设档案不断形成并涌入城建档案馆，丰富了馆藏。城建档案馆档案 利用发生了巨大变化，服务对象范围日益扩大，服务内容更趋多样，档案与社 会之问的联系也更加紧密，城建档案馆为城市规划、管理、维修、扩建提供档 案依据，其作用越来越突显。城建档案只有得到充分地开发和利用，其蕴涵的 凭证价值和情报价值才能实现。如何提高城建档案利用效率和有效满足社会的 档案利用需求，既对城建档案管理机构、档案工作者提出了新的挑战，也同样 提供了新的机遇。 一、新时期城建档案利用服务现状 (一)城建档案利用服务群体多元化 以前档案查阅主体大多为建设单位、施工单位，现在产权人、评估公司、 律师、小区业主委员会、物业管理公司、购房者、拍卖公司、拆迁公司等新查 档人群逐渐成为查档的主要群体，并随着社会变迁查档用户成分趋向更为多样 化。城建档案不再是专业人员手中深奥的数据，而逐渐成为一种大众信息资 源。 (二)城建档案利用呈现多层次 近年来，随着城市建设和社会经济的发展，人们生活水平不断改善，房屋 的买卖、产权的变更日益频繁，老百姓了解、参与、监督城市规划的意识曰益 增强，档案利用的人次急剧上升，利用的范围也由过去单一的作为规划管理依 据进而向人们的日常生活延伸。 (三)城建档案信息需求内容多样化 在当前的信息技术条件下，信息用户希望借助计算机终端直接进行各种查 询活动，查询信息需求更为全面，既包括文本形式的信息，也包括以图形i声 265 2014年福建省科协第十四届学术年会档案分会场论文集 音等形式存在的多媒体信息，而采用传统的方法来组织加工这些非结构化信 息，难以揭示这些信息的内涵和特征，也难以满足查询对象的需求。 二、提高城建档案利用效率的有效途径和方法 (一)建立完备的城建档案检索体系 建立科学完备的检索体系，能够最大限度地揭示城建档案信息。完备的档 案检索体系，必须具备四大功能：一是提供查找线索功能；二是揭示档案内容 功能；三是对档案进行科学管理功能；四是进行信息交流功能。建立科学的检 索体系，就是利用计算机和网络技术对档案进行存贮、处理、检索、输出， 编制出以计算机检索系统为主，以其他各种相关检索工具为辅的一系列实用、 系统、多功能、多角度的检索工具，不仅包括传统形式的档案馆指南、专题指 南、各种卡片目录、簿式目录等等，而且包括高覆盖率的计算机目录检索系统 和全文检索系统，以及建立在因特网基础上的远程检索服务。建立了完备的档 案检索体系，利用者只要通过检索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所 有相关档案信息。当档案目录数据库或档案全文数据库与因特网相连接，延伸 档案服务渠道，一方面，远程利用者可以不受时间和地域的限制，及时获取自 己所需要的档案信息；另一方面，也可以使得潜在的利用者进一步了解档案馆 的服务性质、方式和范围，极大地方便和满足利用者的档案利用服务需求，有 力促进档案信息资源的开发利用，提高城建档案利用效率。 (二)建立完善的城建档案咨询服务系统 检索体系和咨询体系的有效结合，才是满足不同利用者档案利用服务需求 的有效途径。众所周知，档案检索工具可以介绍城建档案馆之所有，但是却不 能了解利用者之所需，无论科技如何进步，设备如何先进，都无法替代人和人 之问的语言交流。利用者通常是在信息不对称的情况下来档案馆查找自己所需 要的档案材料。对于第一次来城建档案馆的利用者而言，可能他们连最基本的 利用程序、利用规定都不清楚。因此，他们希望能够在城建档案馆所提供的检 索工具以及工作人员的协助下进行档案利用，这就是档案利用者对检索和咨询 的求助需求。 完善的咨询服务体系是由两方面的工作人员来共同负责完成咨询工作，分 别是查档接待室的服务人员和一部分档案业务专家。查档接待室服务人员主要 负责解答利用者在利用档案时所遇到的各类常规性问题，如帮助初次来馆利用 档案的人员办理登记手续：提醒利用者在利用档案过程中应注意哪些事项；帮 助利用者就相关档案信息需求建立查档路径；帮助利用者辨析模糊字迹和标 记等等。档案业务专家则是帮助利用者了解档案的流传和保存情况，了解档案 266 内容中所涉及到的