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中西南学会学研究第30届年会论文集 如何提高学术交流活动会场的水平和质量 衡阳市雁峰区档案局屠红梅 摘要：如何提高学术交流活动办会水平：一是把握三个要点、搞好会前准 备工作，搭好台；二是做好会中三步服务，唱好戏；三是抓住三件事，弹好会 冶琴。 关键词：提高会场水平质量 任何一个学术交流活动都离不开会议这一主要环节，而会议是各级领导制定方针政 策、决定重要事项、贯彻上级指示、检查布置工作、总结交流经验的一种工作方式，是 一种集众议事的行为过程。在现代政治、经济、文化社会生活中，会议已成为最常用的 活动方式。会务工作是会议活动中是重要组成部分，是会议正常进行和取得预期效果的 重要保证。要做好会务服务工作，必须认真抓好会前、会中、会后三个环节，使会务工 作达到制度化、规范化、科学化，才能确保各类会议严谨高效，精益求精，达到预期目 的。 一、把握三要点，做好会前准备工作 会前准备工作是否充分，是决定会议是否成功的关键环节。所以，为了确保会前准 备工作严谨细致，超前主动，不出纰漏，必须紧紧把握三个要点： (一)详细周密地制定方案 会前准备工作涉及面广，任务繁重，涉及到调查研究、安排议题、准备文件、会议 接待、布置会场、会议编组等多项工作。要求会议工作人员必须制订详细的计划，考虑 和安排好方方面面的问题。因此，在明确会议时间、地点、人员的基础上，针对会前需 要准备的工作要成立会议临时筹办机构，进行明确分工。对大型会议或规格较高的会议， 一般要成立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组，若有室外活动 还应成立交通秩序管理组。对小型会议，也要成立秘书组或会务组。但不论会议规格高 低、规模大小，都要对每一项任务、每一个细小的环节，每一项具体工作明确到人。必 要时将所有筹备会议人员的联系电话收集整理，编印通讯录，发至每个工作人员手中， 便于联系。 (二)准确高效地落实分工 会前准备工作要求在会议召开之前全部圆满完成，具有很强的时限性。因此，会议 筹备方案确定后，各工作小组要根据任务分工，抓好落实。秘书组提前确定会议议程， 中西南学会学研究第30届年会论文集 印制好领导讲话、会议文件，典型材料等；会务组应提前落实好日程安排、行程路线、 制作会标、摆放花卉、印制名签等工作；宣传组要提前落实好会议室内外气氛的营造， 根据会议规格，在主会场外布置彩虹门、氢气球，悬挂欢迎、祝贺之类的标语，以此：来 营造会场气氛。并提前组织好摄像、照相人员和录音、记录人员，保证会议期间及时到 位；后勤组提前将参会人员的姓名、职务、性别、民族掌握准确，安排好食宿房间、餐 桌等，特别是在举行招待酒会的情况下，要将每个参会人员的桌签提前打印放置桌面， 并在报到时将编印好的食宿安排表发到参会人员手中，让人一目了然。另外，后勤组要 根据其它工作组的预算和意见，及时提供各项后勤保障。安全保，卫组要根据会议规格高 低，做好会场及驻地的安全保卫工作。 (三)严格细致会前检查 这是落实计划、保证开好会议的重要一步。对于重要会议，要在会前多次反复检查， 及时发现并解决问题，做到防患于未然。会前检查一般分为由领导人听取大会筹备处各 组汇报和现场检查两种方式，其中，现场检查是主要形式。会前检查的重点是会议文件 材料的准备、会场布置以及安全保卫工作等。大中型会议的会前检查还包括警卫部署． 票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位，会议播放唱片的检查等。 对落实不到位或衔接不够的及时督促，做好协调，确保不出纰漏。 二、做好会中三步服务 会中是从会议签到至会议结束时的这一段时间在这一阶段，作为会务服务的主要二亡 作，从地点上分为场前服务、场内服务、场后服务三个部分。 (一)超前主动，做好场前服务 主要包括会议的签到和材料分发、引导入座等工作。对规模较大、时间较长的会议， 要制定场前服务活动方案，明确工作人员。包括签到负责人、材料分发负责人、引导入 座负责人等；对小型会议、时间较短会议和大型会议中的每次分会，都要做好会议签到 工作，以便准确统计到会人数，使主持人掌握情况。签到．一般采取与会人员在事先准 备好的签到簿上签名的形式，：有时也采用发放入场证、签到卡的办法或在事先报的名单 上圈到。在签到时一并分发会议文件材料。大中型会议，要成立文件分发处，负责