基于流程化的办公室管理方法应用.pdfVIP

工作研究 SECRETARYSECRETARY ’’SS COMPANIONCOMPANION 2014 年第3 期 □□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□ □ □ □ □ □ □ 基于流程化的办公室管理方法应用 □ □ □□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□ □周 正 办公室作为一个单位的综合部门，历来有着 态，长此以往，部门全体人员将出现由能力危机 十分重要的地位。它是各级各类部门制定、实施 所带来的工作恐慌。因此如何提高管理水平，发 和修正决策的 “中枢神经”，是收集、加工、传 挥办公室整体与个体的有效作用，是当前办公室 递与反馈信息的中心机构，是沟通上下、协调四 建设中一项非常重要的课题。 方、保证机关正常运转的重要 “枢纽”。笔者所 对于部门来说，领导的工作能力就是这个部 在企业的办公室就承担着综合协调、文字处理、 门的工作能力，如何突破领导工作能力瓶颈带来 档案管理、督查督办、信访、机要必威体育官网网址、行政接 的部门能力危机，笔者认为关键是要提升内部管 待、后勤保障、物品采购、外事办理、车辆管理 理水平。而部门管理水平的提升又依赖于制度、 等工作。由于办公室工作庞杂、头绪繁多，在工 流程的自我修正和改进，只有这样才能消除人员 作中难免出现失误，小则受到责备，大则出现不 能力差异带来的不确定因素的影响。比如接待中 可挽回的损失。笔者通过多年的探索，寻找到一 有很多细节，如果某项工作没有考虑周到就可能 条基于流程化的闭环管理方法，提高了部门的管 造成失误。如何解决这个问题呢？笔者把接待中 理水平。 所有的细节列出流程，通过多次修正变为程式化 办公室事务性工作多，临时性工作多，复杂 的表格后，接待人员只要按照表格操作和检查， 琐碎的工作多。通常工作任务一来，办公室主任 接待工作就不再出现问题，部门工作效率大幅提 分配任务，员工按照要求将工作完成，只要不出 高。 大的差错就算完成任务，整个过程主要依靠办公 如何建立实用的工作流程来提升管理水平 室主任的指挥和员工个人的能力，到底这项工作 呢？笔者通过多年实践，总结出以下几个步骤： 应该怎么干、为什么这样干，这样的结果是否最 1.全面梳理部门工作 ，建立工作流程。笔者 好，还有什么改进的地方，一般很少有人去探 所在公司曾请专业咨询公司进行流程梳理，虽然 究，其实往往管理水平的差异就在于此。随着工 编写了部分工作流程，但是由于操作性不强，实 作任务量的剧增，办公室主任要做到面面俱到是 践中无法推广。为了避免出现这种情况，笔者组 比较困难的，智者千虑必有一失，办公室工作无