项目管理的计划执行和监督.ppt

2. 项目的执行 2.6. 用团队来作决策（make team decision） 2.6.1. 定义评分标准（define the ideal） 定义到底是要选择什么？ 什么样的特质的东西是我们在寻找的？ 把评分标准分为“必要”与“想要” 2.6.2. 评估各项方案（evaluation options） 先由“必要”来淘汰不合格的选择 再由“想要”来比较最高分的选择 2.6.3. 订定SAFE的决策（make SAFE decisions） 适当的（suitable）：这是目前状况下最适当的决策吗？ 可被接受的（acceptable）：这个决策可以被所有的相关人接受吗？ 可行的（feasible）：这个决策可行吗？资源与时间足够吗？ 耐考验的（enduring）：这个决策足够撑到项目完成，甚至更久吗？ 2. 项目的执行 2.7. 管理信息（manage information） 2.7.1. 评估信息（assess information） 不同种类的信息有不同的处理方式 信息随时在进来，尽量别打断了正常的工作流程 用浏览、研读或委派别人的方式来处理信息 想想这信息是否对别的项目或部门也有用 2.7.2. 整理资料（organize data） 把工作的信息分为“完工”、“进行中”及“未开工”三类 用待办档（pending file）来存放暂没空读的信息 保持信息的时效，今天的新闻便是明天的历史 2.7.3. 指定一位协调人（appoint a coordinator） 让团队成员有一个信息联络中心，以避免多头马车 2. 项目的执行 2.8. 沟通清晰（communicate clearly） 2.8.1. 分享知识（share knowledge） 检查项目开始时的项目的关系人名单，想想谁需要什么信息？要用哪种格式？何时何处会需要？ 运用网络作知识管理（knowledge management） 2.8.2. 倾听别人的想法（listen to others） 您认为我们可以如何来把本项目做得更好？ 对于您已完成的工作，您认为有些什么改善的空间？ 客户满意我们的工作与进度吗？ 我们可有发现项目中有什么问题在发生的迹象？ 2.8.3. 欢迎别人的建议（inviting feedback） 与团队成员作个别或小组的访谈，鼓励大家实话实说 如果建议不可行，也要告知提案人理由为何 1.项目的计划 2.项目的执行 3.项目的监督 3.1追踪进度 3.2开会检讨 3.3解决问题 3.4适应改变 3.5扩大战果 完成成功项目，赢得客户满意 3. 项目的监督 3.1. 追踪进度（track progress） 3.1.1. 有效监督（monitor effectively） 经常要核对实际状况与原订计划的异，尤其要注意进度与预算的掌握 对于任何计划上的变更，都要仔细考虑出合理的理由与行动计划，以及对后续工作的影响 3.1.2. 善用报告（use reports） 要求团队成员严谨地填写报告，并准时缴交 报告的内容应包括项目目前的状况、从上次报告以后重要的成绩，以及已发生或潜在的问题与机会 项目经理需要汇整团队的报告，并定期向上报告 3.1.3. 监督的时机（consider timing） 项目越大越复杂，监督与回报的频率要越高 项目中头一次尝试的工作，要特别加强监督 3. 项目的监督 3.2. 开会检讨（hold review meeting） 3.2.1. 检讨会的计划（plan a review） 定期会议：至少每月要召开一次正式的项目团队检讨会议 专题会议：在到达项目里程碑或特殊事件发生时召开 事先订定检讨会的议程与所希望的目标，不要为开会而开会 3.2.2. 谁该与会？（select attendees） 这个人是否能在会议中提供有价值的贡献？ 这个人如果不来参加，是否会影响会议顺利地进行？ 是否可以分梯次开会，不必每个人都得全程参与？ 3.2.3. 领导检讨会的进行（chair a review） 依照议程领导会议，保持大家都能专注在正在讨论的议题 适时地整理会议中提出的问题与点子，并作出必要的决定 永远用鼓励与肯定来正面地结束一个检讨会 3. 项目的监督 3.3. 解决问题（overcome problems） 3.3.1.有麻烦要尽早讲（raise concerns） 小问题不处理可能会变成大危机，越早发掘问题越好解决 鼓励团队成员提出问题，并要求他们同时也考虑解决方案 3.3.2. 处理问题（deal with problems） 聆听团队成员提出问题，并讨论可能的影响 在了解问题全貌之前，不要就跳到解决方案 尽量由团队来决定解决方案，再共同讨论出项目应作的改变 找出造成问题的根源，永远避免问题的再次发生 3.3