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中小学校食堂食材采购索证索票管理制度
一、总则
（一）制定目的
为规范学校食堂食材采购索证索票管理，确保采购食材来源可溯、质量安全，保障师生饮食健康，依据《中华人民共和国食品安全法》《学校食品安全与营养健康管理规定》《餐饮服务食品安全操作规范》等法律法规及政策要求，结合本校实际，制定本制度。
（二）适用范围
本制度适用于学校食堂所有食材（含食品原料、半成品、调味品、食品添加剂、饮用水等）采购环节的索证、索票、查验、归档及相关管理工作，覆盖采购人员、验收人员、库房管理人员及食堂负责人等相关岗位。
（三）核心原则
1. 源头可控：坚持“定点采购、资质齐全、凭证采购”原则，严禁采购无合法来源、无质量保障的食材。
2. 全程追溯：索证索票资料需完整、真实、有效，确保食材从采购到使用的全流程可追溯。
3. 责任到人：明确采购、验收、归档各环节责任主体，确保制度落地执行。
二、索证管理要求
（一）供应商资质证件索取
4. 食品生产企业：需索取《营业执照》《食品生产许可证》（SC编码）复印件，复印件需加盖供应商公章（或鲜章），确保证件在有效期内。
5. 食品经营企业（批发商、零售商）：需索取《营业执照》《食品经营许可证》复印件，加盖供应商公章，证件有效期合规。
6. 农户或个体种植/养殖户：
◦ 本地农户供应自产蔬菜、畜禽产品等，需索取农户身份证复印件、村委会出具的自产证明（注明产品名称、种植/养殖地点、联系方式）。
◦ 批量采购的，需通过乡镇农产品质量安全监管机构备案，索取相关备案证明。
7. 食品添加剂供应商：除《营业执照》《食品经营许可证》外，需额外索取食品添加剂生产企业的《食品生产许可证》及产品检验合格证明复印件。
8. 进口食材供应商：需索取《营业执照》《食品经营许可证》、进口货物报关单、检验检疫合格证明（CIQ）复印件，确保符合国家进口食品管理规定。
（二）食材质量合格证明索取
9. 预包装食品：需索取每批次产品的检验合格证明（如出厂检验报告、第三方检测报告），报告需注明产品名称、规格、生产日期/批号、检测项目及合格结论，检测日期距采购日期不超过6个月。
10. 散装食品（如面粉、大米、食用油等）：每批次采购需索取供应商出具的质量合格承诺函（加盖公章），或近期（3个月内）的第三方检测报告复印件。
11. 畜禽肉类：必须索取《动物检疫合格证明》《肉品品质检验合格证明》，复印件需注明采购日期、数量、产品名称，与实际采购食材一致。
12. 水产品：鲜活水产品需索取产地检疫合格证明；冷冻水产品需索取检验检疫合格证明或出厂检验报告。
13. 蔬菜、水果：批量采购需索取供应商出具的农残检测合格证明（或快检合格报告）；自行采购的，需留存本校快检记录（每日至少1次快检，记录检测项目、结果、检测人）。
（三）证件查验与核实
14. 采购人员收到证件后，需核对证件信息与实际供应商、食材是否一致：
◦ 证件名称、地址、经营范围需涵盖所采购食材类别。
◦ 检验合格证明的产品名称、规格、批号需与采购食材匹配，不得涂改、伪造。
15. 对证件过期、信息不符、无有效证明的供应商，一律不得采购其食材；发现疑似伪造证件的，立即终止合作并上报属地市场监管部门。
三、索票管理要求
（一）采购票据索取标准
16. 票据类型：优先索取《增值税发票》或《增值税普通发票》；小额零星采购可索取正规收款收据（需加盖供应商财务专用章或公章）。
17. 票据内容：必须注明以下信息，确保清晰可追溯：
◦ 供应商名称、地址、联系方式（与资质证件一致）；
◦ 采购食材名称、规格、数量、单价、金额、采购日期；
◦ 票据编号、开票人（或经手人）签字。
18. 禁止性要求：严禁接收无抬头、无具体食材信息、涂改、伪造的票据，票据金额与实际采购金额需一致。
（二）票据留存规范
19. 采购人员需在食材验收合格后3个工作日内，将票据提交至食堂管理部门归档，不得拖延或遗漏。
20. 多批次采购同一供应商食材的，需按采购日期顺序整理票据，确保每批次票据与对应的索证资料、验收记录一一对应。
四、查验与归档管理
（一）验收核对流程
21. 验收人员收到食材及索证索票资料后，需逐项核对：
◦ 食材名称、规格、数量、生产日期/批号与票据、合格证明一致；
◦ 资质证件有效期、供应商信息与实际供应商匹配；
◦ 食材外观无变质、过期、污染、破损等问题。
22. 核对无误后，验收人员在《食材采购验收记录表》中签字确认；核对不一致或资料不全的，一律拒收，并在记录表中注明拒收原因，及时反馈采购人员更换供应商或补齐资料。
（二）归档管理要求
23. 归档责任：食堂指定专人（档案管理员或食堂负责人）负责索证索票资料的整理、归档、保管工作。
24. 归档分类：按“供应商资质类”“食材合格证明
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