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合同档案管理及档案利用管理制度

一、总则

为了加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、保管、利用等工作，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构的合同档案管理工作。合同档案是指公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、会议纪要、往来函件、履行记录等。合同档案管理工作应遵循集中统一管理、完整准确、安全必威体育官网网址、方便利用的原则，确保合同档案的真实、完整、有效和安全。

二、合同档案管理机构及职责

1.档案管理部门

公司设立专门的档案管理部门，负责公司合同档案的统一管理工作。档案管理部门的主要职责包括：

-贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定合同档案管理的具体办法和操作规程。

-负责合同档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管、统计和鉴定销毁等工作。

-建立健全合同档案的检索工具和数据库，提高档案的查询和利用效率。

-对公司各部门的合同档案管理工作进行指导、监督和检查，确保合同档案管理工作的规范化和标准化。

-负责合同档案的安全必威体育官网网址工作，采取必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施，确保档案的安全。

-定期对合同档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。

-负责合同档案的移交和接收工作，确保档案的完整和安全。

-开展合同档案的编研工作，为公司的经营管理提供参考和依据。

2.合同承办部门

合同承办部门是指负责合同签订、履行等具体工作的部门。合同承办部门的主要职责包括：

-负责本部门合同档案的收集、整理和初步审核工作，确保合同档案的完整、准确和规范。

-按照规定的时间和要求，将本部门的合同档案移交档案管理部门保管。

-协助档案管理部门做好合同档案的整理、编目和数字化等工作。

-在合同履行过程中，及时收集和整理与合同有关的各种资料，并妥善保管。

-对本部门利用合同档案的情况进行登记和统计，及时向档案管理部门反馈档案利用中存在的问题。

3.其他部门

其他部门应配合档案管理部门和合同承办部门做好合同档案管理工作，在各自的职责范围内提供相关的合同档案资料，并协助档案管理部门进行档案的收集、整理和保管等工作。

三、合同档案的收集

1.收集范围

-公司签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、加工承揽合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、服务合同等。

-合同的附件、补充协议、变更协议等与合同有关的文件。

-合同签订过程中的往来函件、会议纪要、谈判记录等。

-合同履行过程中的各种凭证、单据、验收报告、结算报告等。

-与合同有关的其他资料，如授权委托书、资质证明、担保文件等。

2.收集要求

-合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关附件一式[X]份移交档案管理部门，同时提交合同审批表、授权委托书等相关资料。

-在合同履行过程中，合同承办部门应及时收集和整理与合同有关的各种资料，并在每月[X]日前将上月的合同履行资料移交档案管理部门。

-对于合同变更、解除等情况，合同承办部门应在变更、解除协议签订后[X]个工作日内，将相关协议及变更、解除的原因说明等资料移交档案管理部门。

-合同承办部门在移交合同档案时，应填写《合同档案移交清单》，详细注明合同名称、合同编号、签订时间、对方当事人、合同金额、移交资料名称及份数等内容，并由移交人和接收人签字确认。

-档案管理部门对合同承办部门移交的合同档案资料进行审核，对于不符合要求的，应及时退回合同承办部门补充或更正。

四、合同档案的整理

1.整理原则

合同档案的整理应遵循文件形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

2.整理方法

-分类：合同档案按照合同的性质和类别进行分类，如买卖合同、租赁合同、服务合同等。对于同一类别的合同，可按照签订时间或合同编号进行排序。

-编号：合同档案应进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用“公司简称+合同类别+签订年份+顺序号”的方式，如“XX公司-买卖合同-2024-001”。

-装订：对于纸质合同档案，应按照合同文本、附件、补充协议等顺序进行装订，并在左侧打孔装订，确保装订牢固、整齐。对于电子合同档案，应按照规定的格式和要求进行存储和管理。

-编目：档案管理部门应对整理好的合同档案进行编目，编制《合同档案目录》，详细记录合同的基本信息，包括合同名称、合同编号、签订时间、对方当事人、合同金额、保管期限等内容。同时，应建立合同档案的电子目录，便于查询和检索。

五、合同档案的保管

1.保管期限

合同档案的保管期限根据合同的重要程度和有效期