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借款合同档案管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范借款合同档案的管理工作，确保档案的完整性、安全性和可利用性，防范合同风险，维护公司及相关方的合法权益，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及下属各部门在借款业务活动中形成的各类借款合同及相关文件材料的收集、整理、保管、利用、销毁等管理工作。

第三条定义

本制度所称借款合同档案，是指公司与借款人、担保人等签订的借款合同、担保合同、借据、还款计划、抵押（质押）物清单及相关权利证明、借款人及担保人的基本资料、审批文件、履约记录、纠纷处理材料等具有保存价值的各种形式的文件材料（包括纸质文件、电子文件、音像资料等）。

第四条管理原则

借款合同档案管理遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全必威体育官网网址、有效利用的原则。

第二章管理部门及职责

第五条管理部门

公司综合管理部为借款合同档案的归口管理部门，负责统筹协调借款合同档案的管理工作。各业务部门（如信贷部、财务部等）为借款合同档案的形成部门，负责本部门借款合同档案的初步收集、整理和移交工作。

第六条综合管理部职责

1.制定和完善借款合同档案管理制度及相关操作规程，并监督执行；

2.负责借款合同档案的接收、分类、编号、登记、保管、统计、利用、销毁等工作；

3.指导和检查各业务部门借款合同档案的形成、积累和移交工作；

4.确保借款合同档案的安全、必威体育官网网址，防止档案的损毁、丢失和泄密；

5.组织开展借款合同档案管理的培训工作，提高相关人员的档案管理意识和业务水平。

第七条业务部门职责

1.在借款业务办理过程中，及时收集、整理与业务相关的各类文件材料，确保其真实、完整、有效；

2.按照规定的时间和要求，将整理好的借款合同档案移交至综合管理部，并办理移交手续；

3.配合综合管理部做好借款合同档案的利用、鉴定、销毁等工作；

4.对本部门保管的临时性借款合同档案进行妥善管理，防止丢失和损毁。

第三章档案的收集与整理

第八条收集范围

借款合同档案的收集范围包括但不限于：

1.借款申请书及相关附件；

2.借款人及担保人的基本资料，包括营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明、财务报表、征信报告等；

3.借款合同、担保合同、抵押（质押）合同及相关补充协议；

4.借款审批文件，包括部门审批意见、公司领导审批意见等；

5.借据、放款凭证、还款凭证等；

6.抵押（质押）物的评估报告、权属证明、登记文件等；

7.借款的跟踪管理材料，包括还款计划执行情况、借款人经营状况变化情况等；

8.借款纠纷的处理材料，包括起诉状、答辩状、判决书、调解书等；

9.其他与借款合同相关的具有保存价值的文件材料。

第九条收集要求

1.各业务部门在借款业务办理过程中，应及时收集相关文件材料，做到边办理边收集，确保不遗漏重要资料；

2.收集的文件材料必须真实、完整、有效，复印件需注明原件存放处，并由经办人签字确认；

3.电子文件应与纸质文件内容一致，并按照规定的格式和要求进行存储和备份；

4.对于外文文件，应附有中文译本。

第十条整理要求

1.分类：按照借款业务的发生时间、借款人名称、借款金额等方式进行分类，确保分类清晰、便于查找；

2.编号：采用年度-业务部门-流水号的方式进行编号，编号应具有唯一性和连续性；

3.装订：对于纸质文件，应按照顺序进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅；

4.编目：按照规定的格式填写档案目录，包括文件名、编号、形成时间、页数等内容，目录应清晰、准确；

5.电子文件整理：电子文件应按照分类进行存储，并建立相应的电子目录，确保电子文件的可检索性。

第四章档案的保管

第十一条保管设施

1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施，如档案柜、除湿机、空调、灭火器、防虫剂等，确保档案库房的温度、湿度符合档案保管要求（温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%）；

2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防高温等功能，定期进行安全检查和维护；

3.电子文件应存储在专用的服务器或存储设备中，并采取加密、备份等安全措施，防止数据丢失和泄露。

第十二条保管期限

借款合同档案的保管期限分为永久、长期和短期三种：

1.永久保管：涉及重大借款业务、可能产生重大影响的借款合同档案，以及法律法规规定需要永久保管的档案；

2.长期保管：保管期限为30年，适用于一般借款业务的合同档案；

3.短期保管：保管期限为10年，适用于临时性、小额借款业务的合同档案。

第十三条保管要求

1.档案管理人员应按照档案的分类和编号，将档案有序存放在档案柜中，并做好存放记录；

2.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，确保档案的完好无损；

3.档案库房应保持整洁