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传媒公司客户合作终止流程

一、总则

1.目的

本制度旨在规范传媒公司与客户合作终止的流程，确保合作终止过程的公正、透明、有序，维护公司和客户的合法权益，同时保持良好的合作关系，提升公司的社会效益和行业声誉。这符合公司“以客户为中心，追求卓越传播价值”的企业文化，强调在任何情况下都要妥善处理与客户的关系。

2.适用范围

本制度适用于传媒公司与所有客户之间合作关系的终止流程，涵盖公司全体涉及客户合作的员工，包括但不限于业务部门、项目执行部门、客服部门等。

3.设计理念

秉持扁平化管理理念，减少繁琐的层级审批，提高流程的执行效率。确保在合作终止过程中，各层级员工都能清晰了解自身职责，快速响应并推动流程的顺利进行。同时，注重人文关怀，在遵循合同和法律的基础上，充分考虑客户的合理诉求，展现公司的专业与温情。

二、组织架构与职责划分

1.业务部门

-作为与客户直接对接的部门，负责初步察觉合作可能终止的迹象，并及时向相关部门通报。

-协助整理合作期间的项目资料、成果等，提供给后续处理流程中的相关部门参考。

-参与与客户的沟通，了解客户对于合作终止的意见和期望，为公司决策提供信息支持。

2.项目执行部门

-梳理合作项目的执行情况，包括项目进度、完成的工作成果、未完成的任务等详细信息。

-确保合作终止时，所有涉及项目的资产（如创意素材、拍摄设备等）得到妥善处理，符合公司的安全生产要求和资产管理制度。

-配合业务部门和其他相关部门，提供项目执行过程中的数据和情况说明，以便全面评估合作终止的影响。

3.客服部门

-负责与客户进行正式的沟通，传达公司关于合作终止的相关信息和流程安排。

-收集客户对于合作终止的反馈和投诉，及时协调公司内部资源进行处理，保障客户的合法权益，体现公司对客户的人文关怀。

-跟进合作终止后的客户满意度调查，为公司改进服务提供数据支持。

4.财务部门

-核算合作期间的财务往来，包括客户的应付款项、公司的已收款情况、费用支出明细等。

-确保合作终止时财务结算的准确性和及时性，避免出现财务纠纷。

-依据公司的绩效考核制度，对合作项目的财务绩效进行评估，为相关人员的绩效评定提供依据。

5.法务部门

-审查合作合同中关于终止条款的规定，确保公司在合作终止过程中的行为符合法律要求和合同约定。

-提供法律意见和支持，处理可能出现的法律纠纷，维护公司的合法权益。

-监督整个合作终止流程的合法性，对相关文件和协议进行审核和存档。

三、管理流程

1.合作终止意向发起

-业务部门在日常与客户的沟通中，若发现客户有合作终止的意向，应及时记录相关信息，包括客户提出的终止原因、期望的终止时间等。

-项目执行部门在项目执行过程中，若因不可预见的因素导致项目无法继续推进，可能引发合作终止，需立即向业务部门和上级领导汇报情况。

-无论是客户提出还是公司内部发现合作可能终止，业务部门都应填写《合作终止意向申请表》，详细说明情况，并提交给上级领导审批。

2.内部评估与决策

-收到《合作终止意向申请表》后，上级领导组织业务部门、项目执行部门、财务部门和法务部门召开会议，对合作终止的影响进行全面评估。

-业务部门汇报客户合作期间的业务情况和终止意向的具体内容；项目执行部门说明项目执行现状和未完成的任务；财务部门提供财务结算情况和对公司财务的影响分析；法务部门审查合同中关于终止的条款和潜在的法律风险。

-参会人员根据各自部门的职责和专业角度，对合作终止提出意见和建议。领导综合各方意见后，做出是否同意合作终止的决策。若同意，进入下一步流程；若不同意，业务部门负责与客户进一步沟通，尝试解决问题，维护合作关系。

3.与客户沟通协商

-决策同意合作终止后，客服部门负责与客户进行正式沟通。以书面函件（《合作终止沟通函》）的形式向客户传达公司同意合作终止的决定，并说明后续的流程安排和时间节点。

-客服部门组织与客户的沟通会议，邀请业务部门和项目执行部门相关人员参加，就合作终止的具体事宜进行协商，包括项目成果的交接、未完成任务的处理、费用结算等问题。

-在沟通协商过程中，充分听取客户的意见和诉求，对于合理的要求，公司应积极响应并协商解决方案。若出现分歧，法务部门提供法律解释和建议，确保协商过程在法律框架内进行。

4.项目与资产处理

-项目执行部门按照协商结果，组织项目团队进行项目成果的整理和交接。将已完成的项目成果（如广告片、宣传文案、设计作品等）以约定的形式和格式交付给客户，并确保客户能够正常使用。