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采茶厂绿色认证资料归档管理制度

一、总则

（一）目的

为加强采茶厂认证资料管理，确保认证资料的完整性、准确性、必威体育官网网址性，充分发挥认证资料在采茶厂运营和发展中的作用，依据相关法律法规和企业实际需求，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于采茶厂全体员工涉及认证资料的管理活动，同时也对与认证资料相关的外部合作方和顾客咨询等情况提供规范指导。

（三）企业文化与经营理念体现

本制度秉持采茶厂“绿色、品质、创新、共赢”的企业文化。在认证资料管理中，注重绿色理念的贯彻，确保与环保相关的认证资料真实可靠；以品质为核心，对产品质量认证资料严格把关；鼓励创新，积极收集与新技术、新工艺认证相关的资料；追求共赢，保障认证资料能有效助力与合作伙伴及顾客的良好合作。经营理念方面，强调以市场为导向，通过规范认证资料管理，更好地满足市场对茶叶品质和安全的要求，提升采茶厂的市场竞争力。

（四）基本原则

1.真实性原则：认证资料必须如实反映采茶厂的实际情况，不得弄虚作假。

2.完整性原则：确保认证资料涵盖认证所需的各个方面，无重要信息缺失。

3.必威体育官网网址性原则：对涉及商业机密、技术秘密等敏感的认证资料严格必威体育官网网址，防止信息泄露。

4.及时性原则：及时收集、整理、更新认证资料，以满足认证和运营需求。

二、组织架构与职责划分

（一）扁平化管理架构

为提高认证资料管理效率，采茶厂采用扁平化管理架构。设立认证资料管理小组，直接向厂领导汇报工作。管理小组由资料收集员、资料审核员和资料管理员组成，减少中间层级，使信息传递更加迅速准确。

（二）各岗位职责

1.资料收集员

-负责从各部门、生产环节收集与认证相关的资料，包括但不限于茶叶种植记录、采摘标准、生产工艺文件、质量检测报告等。

-与外部机构（如供应商、认证机构）沟通，获取必要的认证支持资料。

-对收集到的资料进行初步整理和分类，确保资料的完整性和规范性。

2.资料审核员

-对收集员提交的资料进行全面审核，检查资料的真实性、准确性和合规性。

-依据不同认证标准，对资料进行详细比对，提出修改意见和补充要求。

-参与认证过程中的资料解释和说明工作，确保认证机构对资料的理解准确无误。

3.资料管理员

-负责认证资料的存储和保管，建立电子和纸质档案库，对资料进行编号、索引和归档。

-制定资料借阅和查阅制度，严格控制资料的访问权限，确保资料安全。

-定期对资料进行备份，防止数据丢失，并对过期或失效资料进行妥善处理。

（三）厂领导职责

厂领导负责对认证资料管理工作进行总体指导和监督，协调各部门之间的工作关系，确保认证资料管理工作与采茶厂整体运营战略相契合。在重大认证项目中，厂领导参与决策，提供资源支持和方向指引。

三、管理流程

（一）资料收集流程

1.资料收集员根据认证要求和日常工作安排，制定资料收集计划，明确收集范围、时间节点和责任人。

2.向各部门发放资料收集清单，详细说明所需资料的名称、内容要求和提交格式。

3.定期与各部门沟通，了解资料收集进度，对遇到的问题及时协调解决。

4.对收集到的资料进行初步筛选，剔除明显不符合要求的资料，对合格资料进行简单整理和分类。

（二）资料审核流程

1.资料收集员将初步整理的资料提交给资料审核员。

2.资料审核员依据认证标准和相关法规，对资料进行逐一审核。采用核对原始记录、实地核实等方法，确保资料的真实性。

3.对于审核中发现的问题，以书面形式反馈给资料收集员和相关部门，明确指出问题所在和修改要求。

4.资料收集员和相关部门对问题进行整改后，重新提交审核，直至资料审核通过。

（三）资料存储流程

1.审核通过的资料由资料管理员接收。

2.资料管理员按照预先设定的分类标准，对资料进行电子和纸质归档。电子资料存储在专门的服务器上，设置不同的访问权限；纸质资料存放在档案柜中，按照编号顺序排列。

3.为每份资料建立详细的索引信息，包括资料名称、来源、日期、认证项目等，方便查询和检索。

（四）资料更新与维护流程

1.资料管理员定期对认证资料进行检查，关注认证标准的变化和采茶厂内部运营情况的调整。

2.当认证标准更新或采茶厂发生重大变化（如生产工艺改进、产品范围扩大）时，资料收集员及时收集新的资料。

3.按照资料审核和存储流程，对更新后的资料进行处理，确保资料的时效性和准确性。

（五）资料借阅与查阅流程

1.内部员工因工作需要借阅或查阅认证资料，需填写《资料借阅/查阅申请表》，注明借阅/查阅目的、资料名称、预计归还时间等信息。

2.申请表经部门负责人签字批准后，提交给资料管理员。

3.资料管理员根据申请表内容，提供相应资料，并做好借阅/查阅登记