采茶厂电子公章申请使用审批制度.doc

采茶厂电子公章申请使用审批制度

一、总则

本采茶厂以“传承茶香，品质至上，以人为本，创新发展”为企业文化，秉持“精心采撷，全心服务”的经营理念。电子公章作为我厂日常运营中具有重要法律效力的工具，其规范使用对于保障我厂运营效益、维护合法权益至关重要。为进一步规范电子公章的申请、使用与审批流程，确保电子公章使用的安全性、合法性、规范性，结合我厂扁平化管理模式，特制定本制度。本制度适用于采茶厂全体员工，旨在通过明确流程和责任，提升工作效率，强化管理效能，同时在制度执行中体现人文关怀，促进员工与企业共同发展。

二、组织架构与职责划分

1.管理层

-厂长：作为采茶厂的最高决策层，对电子公章的重大使用事项拥有最终审批权。负责从整体运营效益角度，把控电子公章使用方向，确保其使用符合企业战略目标和利益。

-副厂长：协助厂长进行电子公章使用的审批工作，对涉及分管业务范围内的电子公章申请进行初步审核，提供专业意见，确保申请事项在业务层面的合理性与可行性。

2.行政部门

-行政主管：负责电子公章申请的日常受理与初审工作。审查申请的必要性、合规性，对不符合要求的申请及时反馈并指导修改。同时，负责电子公章使用记录的管理与维护，定期向管理层汇报使用情况。

-行政专员：具体负责电子公章申请流程的跟进，包括接收申请材料、登记信息、传递审批文件等工作，确保申请流程的顺畅与高效。

3.业务部门

-各业务部门负责人：对本部门电子公章申请的真实性、合理性负责。在提交申请前，需对申请事项进行严格审核，确保申请内容与业务实际相符，符合部门工作目标和要求。

-业务人员：根据工作需要，如实填写电子公章申请，详细说明申请用途、涉及项目等信息，并按照规定流程提交申请。

三、管理流程

1.申请环节

-业务人员因工作需要使用电子公章时，需通过我厂内部办公系统填写《电子公章使用申请表》。申请表应详细注明申请部门、申请人、申请时间、使用用途、涉及项目名称及编号、预计使用次数、文件类型（合同、报告、函件等）等信息。

-申请表填写完成后，提交至本部门负责人。部门负责人应在一个工作日内对申请内容进行审核，重点审查申请事项是否与本部门业务相关、申请用途是否合理、文件内容是否准确无误等。如审核通过，部门负责人在申请表上签署意见后提交至行政部门；如审核不通过，应及时告知申请人修改原因，并要求其在规定时间内重新提交申请。

2.初审环节

-行政部门收到申请后，行政主管在一个工作日内对申请表进行初审。初审内容包括申请手续是否完备、申请表填写是否规范、申请用途是否符合企业规定等。

-对于申请手续不完备或填写不规范的申请，行政主管应及时通知申请人补充或修改。对于申请用途不明确或可能存在风险的申请，行政主管可与申请部门负责人沟通核实情况，必要时要求申请人提供进一步的说明材料。如初审通过，行政主管将申请表提交至相关副厂长进行审核。

3.审核环节

-副厂长在收到申请表后的一个工作日内，根据分管业务范围对申请事项进行审核。审核重点关注申请事项是否符合业务政策和规定、是否会对企业运营效益产生影响、是否存在法律风险等。

-如副厂长认为申请事项需进一步讨论或征求其他部门意见，可组织相关部门进行沟通协调。如审核通过，副厂长在申请表上签署意见后提交至厂长进行最终审批；如审核不通过，应详细说明原因并将申请表退回行政部门，由行政部门通知申请人。

4.审批环节

-厂长在收到申请表后的一个工作日内进行最终审批。厂长从企业整体战略和利益角度出发，综合考虑申请事项的重要性、合规性以及对企业运营的影响等因素，做出审批决定。

-对于涉及重大事项或可能对企业产生重大影响的电子公章使用申请，厂长可组织管理层进行专项讨论后再做出审批决定。审批通过后，厂长在申请表上签署同意意见；审批不通过的，应说明原因并将申请表退回行政部门，由行政部门通知申请人。

5.使用环节

-申请人在收到审批通过的通知后，按照规定的使用范围和用途，在内部办公系统中使用电子公章对相关文件进行盖章操作。盖章过程将被系统自动记录，包括盖章时间、盖章文件名称、盖章操作人员等信息。

-如在使用过程中发现申请事项发生变化或出现新的情况，需要调整电子公章使用范围或用途的，申请人应及时向行政部门提出变更申请，按照上述申请、审核、审批流程重新办理相关手续。

6.归档环节

-电子公章使用完成后，行政专员负责将申请表、盖章文件的电子副本等相关材料进行整理归档。归档材料应按照时间顺序和项目类别进行分类保存，便于日后查询和审计。

-行政部门应定期对电子公章使用档案进行检查和清理，确保档案的完整性和