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完善档案扫描管理制度

总则

一、目的

为了规范公司档案扫描工作，提高档案管理的效率和质量，确保档案的安全、完整和可利用性，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各类档案的扫描工作，包括但不限于人事档案、财务档案、合同档案、行政档案等。

三、管理职责

1.人事部门

负责组织和协调档案扫描工作，确定扫描范围、扫描标准和扫描进度等。同时，负责对扫描后的档案进行整理、归档和保管。

2.信息技术部门

负责提供档案扫描所需的技术支持和设备保障，包括扫描设备的安装、调试和维护等。同时，负责对扫描后的电子档案进行存储、备份和管理。

3.各部门

负责提供本部门需要扫描的档案，并对扫描后的档案进行核对和确认。同时，负责对本部门的档案管理工作进行监督和检查。

四、档案扫描的原则

1.全面性原则

档案扫描应涵盖公司所有需要保存的档案，确保档案的完整性。

2.准确性原则

档案扫描应保证扫描后的电子档案与原档案内容一致，确保档案的准确性。

3.安全性原则

档案扫描应采取严格的安全措施，确保档案的安全，防止档案的泄露和丢失。

4.规范性原则

档案扫描应按照统一的标准和规范进行，确保档案的规范性。

档案扫描的准备工作

一、确定扫描范围

人事部门应根据公司的档案管理需求，确定需要扫描的档案范围，并制定详细的扫描计划。扫描范围应包括公司所有需要保存的档案，如人事档案、财务档案、合同档案、行政档案等。

二、选择扫描设备

信息技术部门应根据公司的档案管理需求和预算，选择合适的扫描设备。扫描设备应具备高速、高质量、高分辨率等特点，以满足公司档案扫描的需求。

三、培训扫描人员

人事部门应组织扫描人员进行培训，使其熟悉档案扫描的流程和标准，掌握扫描设备的使用方法和技巧。培训内容应包括档案扫描的基本原则、扫描设备的操作方法、档案整理的规范等。

四、准备扫描材料

各部门应将需要扫描的档案整理好，并按照扫描计划的要求，将档案送到指定的扫描地点。扫描材料应包括原档案和档案目录，档案目录应详细记录档案的名称、编号、页数等信息。

档案扫描的流程

一、档案扫描

1.扫描人员应按照扫描计划的要求，对需要扫描的档案进行扫描。扫描时应注意扫描质量，确保扫描后的电子档案清晰、完整、无失真。

2.扫描后的电子档案应按照原档案的目录进行命名，并存储在指定的电子档案管理系统中。电子档案的命名应规范、统一，便于档案的管理和利用。

3.扫描过程中如发现档案存在破损、缺失等问题，应及时通知相关部门进行处理。处理完毕后，再进行扫描。

二、档案审核

1.人事部门应组织相关人员对扫描后的电子档案进行审核，确保电子档案的内容与原档案一致，无遗漏、无错误。

2.审核人员应认真核对电子档案的目录、页数、内容等信息，如有问题应及时通知扫描人员进行修改。

3.审核通过后的电子档案应加盖电子印章，并标注扫描日期和审核人员姓名等信息。

三、档案归档

1.审核通过后的电子档案应按照公司的档案管理规定进行归档，存入相应的档案柜或电子档案管理系统中。

2.归档时应填写档案归档登记表，详细记录档案的名称、编号、页数、归档日期等信息。

3.归档后的电子档案应定期进行备份，以防止档案的丢失或损坏。

档案扫描的质量控制

一、扫描质量标准

1.扫描分辨率

扫描分辨率应不低于300dpi，以保证扫描后的电子档案清晰、可读。

2.扫描色彩

扫描色彩应根据档案的类型和用途进行选择，一般情况下，人事档案、财务档案等应采用黑白扫描，合同档案、行政档案等可采用彩色扫描。

3.扫描格式

扫描格式应采用PDF格式，以保证电子档案的兼容性和稳定性。

4.扫描完整性

扫描后的电子档案应完整，无遗漏、无残缺，目录信息应准确无误。

二、质量控制措施

1.扫描人员应严格按照扫描质量标准进行操作，确保扫描质量。

2.人事部门应定期对扫描后的电子档案进行抽检，发现问题及时通知扫描人员进行整改。

3.信息技术部门应定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。

档案扫描的安全管理

一、安全管理制度

1.建立档案扫描安全管理制度，明确安全管理职责和流程，确保档案的安全。

2.加强对扫描设备、电子档案管理系统等的安全管理，采取必要的安全措施，如设置密码、访问控制等，防止档案的泄露和丢失。

3.定期对档案扫描工作进行安全检查，发现安全隐患及时整改。

二、数据备份与恢复

1.建立数据备份制度，定期对电子档案进行备份，以防止档案的丢失或损坏。

2.备份数据应存储在安全的地方，如异地备份、云存储等，