公司行政公文运行规范.doc

公司行政公文运行规范 各二级单位，机关各部门： 为规范公司行政公文运行管理，根据集团公司办公厅有关规定，提出如下要求： 一、常用文种及用途 （一）通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关、单位的公文，传达要求下级单位办理和执行的事项或需要周知的事项，任免工作人员。 （二）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 （三）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （四）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况和答复上级机关的询问。 （五）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项。 （六）批复 适用于答复下级单位的请示事项。 （七）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （八）函 适用于不相隶属机关、单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （九）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 二、精简行政公文 （一）上级和公司有明文规定和明确要求，执行中不需要采取新措施，只是一般性号召的问题，不发公文。 （二）每年例行、内容大致重复的问题，不发公文。 （三）能以口头、电话、信函、电传、原件批回等形式解决的问题，不发公文。 （四）已开会作了具体部署的工作内容，一般不发公文。 （五）可以总经理办公室或部门公文解决的问题，不发公司公文。 （六）可以用电子公文解决的问题，除有必威体育官网网址要求的外，不发纸质公文。 （七）公司领导或部门负责人的讲话，不发公文，公司领导重要讲话可印发《总经理办公室通报》。 （八）集团公司下发的文件，确需转发的以公司公文转发；集团公司机关部门和其他上级机关下发的文件，确需转发的由机关部门转发。 （九）控制公文发送范围，有明确主送单位的公文，不得向无关单位发送，杜绝滥发文件现象。 三、有关要求 （一）关于公文要素 公文一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。 （二）关于公文格式 1．公文用纸纸型和幅面尺寸 根据《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》（GB/T 148-1997），公文用纸纸型为A4型，成品幅面尺寸为210㎜×297㎜。 2．公文版心和排版数据 （1）版心尺寸（指文字区域高和宽）：高225㎜×宽156㎜。 （2）页边距（指文字区域与各页边的距离）：上边为37㎜，下边为35㎜，左边为28㎜，右边为26㎜。 （3）排版数据：基础字号为3号字（16磅），每页行数为22行，每页字数为28字，行距为固定值28磅。 3．正文各要素字体字号、排布规则 （1）正文字号：包括发文字号、正文文字（各级标题除外）、版记文字（主题词栏除外），均为3号方正仿宋体。 （2）各级标题字号：文题为2号方正小标宋，左右居中排； 内题分四层：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。一级标题为3号方正小标宋，左右居中排，或居左前空2字排；二级标题为3号方正黑体，居左前空2字排；三级标题为3号方正楷体，居左前空2字排；四级标题为3号方正仿宋体（可加粗处理），居左前空2字排。 （3）公文附件正文和各级标题各要素字体字号、排布规则与公文正文相同（表格除外）。 （4）领导讲话、会议纪要、工作简报、工作报告等文字材料可参照执行。 （三）关于公文制发流程 1．公司文件制发流程 主办部门按文件格式要求拟稿、填写发文稿纸（包括时间、拟稿单位、电话、拟稿人、标题、附件、主送单位），部门领导核稿签字后，需要多部门会签的由部门会签，报公司主管领导审核签字后，交总经理办公室文书科。文书科核稿后，由总经理办公室主任或主管副主任审核签字，最后报公司总经理签发。签发后的文件由文书科编号，经打字、校对、印刷、用印、装订后，正式下发。 2．部门文件制发流程 机关各部门均以“中国石油部门文件”统一文头发文，公司确定的统一发文字号（发文字号表见附件1）发文。部门文件由各部门参照公司发文程序自行发文。 （四）关于发文注意事项 1．联合行文，使用主办单位文件头和发文字号，主办单位印章排列在前。 2．上行文应当注明签发人姓名（签发人姓名为3号方正楷体）、联系人姓名、电话。 3．公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 4．主送单位应当使用全称或规范化简称、统称。 5．人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 6．应当使用国家法定计量单位。 7．文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 8．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有