电脑文件的6S管理PPT.pptx

怎样拯救我们的“脑”今天围绕三个部分交流如何去做为什么做怎样改进为什么要管好电脑文件？工欲善其事 必先利其器这些悲催的情况有木有？＠平凡不美老板站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！电话的一端客户要的资料怎么也找不到？应聘人来了，收到的面试简历在茫茫的文件中分不清！电脑文件最容易乱的地方在哪里？＠平凡不美我的文档MyDocument有木有？系统中用户的文件夹X:Documen-tsandSettings**桌面Desktop有木有？个人下载目录X:Downloads有木有？文件管理的真谛＠平凡不美 在于文件方便、快速提取 科学地分类 和 规范化命名是文件 管理的精髓所在要素之一：文件存放路径＠平凡不美 硬 盘 —— 一棵树 分 区 —— 大的枝桠 文件夹 —— 分枝， 内嵌文件夹 —— 小枝桠 文 件 —— 树叶， 同样把它当城市－街道－路－小区－单元－房间 某一个文件所在的地方：分区\文件夹\子文件夹\文件名， 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径， 这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。 要素之二：文件保存属性＠平凡不美存档 只读 隐藏能看的！能改的！只能看！不能改！防修改！一般你看不到设置了才能看可防错误删除要素之三：文件分类：常见电子文件格式1文件类型格式格式特征纯文本文件TXT格式格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文本编辑工具阅读、数据占用字节数少。XML格式遵循XML技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含加密、易于转换。版式文件PDF格式遵循ISO/DIS 19005《文件管理 电子文件长期保存格式 第1部分 PDF1.4的使用(PDF/A-1)》，支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换。CEB格式支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。SEP格式支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。要素之三：文件分类：常见电子文件格式2文件类型格式格式特征格式化文本文件RTF格式格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换。WPS格式支持数字签名、可向其他文本格式转换。图像文件TIFF格式支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强。JPEG格式遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换。GIF格式支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换。PNG格式支持无损压缩、格式透明、易于转换。要素之三：文件分类：常见电子文件格式3文件类型格式格式特征音频文件WAV格式支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换MP3格式遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。WMA格式内置版权保护技术、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。视频文件AVI格式支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换。MOV格式格式紧凑、易于转换。 MPEG格式遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、不绑定软硬件、易于转换。 为什么做如何去做怎样改进电脑文件的“5S”管理＠平凡不美整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke)整理 Seiri＠平凡不美目标：把需要的文件以定位、定量以便用最快的速度取得所需。盘符固定化1S整理三要点存放目视化结构科学化整理 Seiri——盘符固定化＠平凡不美C:D:E:F:四个盘符标准规划为：盘符固定化结构科学化1S计算机整理三要点本地磁盘(E:)本地磁盘(F:)本地磁盘(D:)本地磁盘(C:)存放目视化操作系统盘应用软件盘工作文件盘私人文件盘整理 Seiri——结构科学化＠平凡不美盘符固定化结构科学化1S适合的文件夹(科学地分类)控制文件夹与文件的数目适中的层级数(结构的深度)01-MyFiles-RS项目文件调研文件02-MyFiles-YW工具软件整理三要点提交文件50-100个财务管理项目管理参考文件03-MyFiles-LA……人事管理工作安排存放目视化常用软件精选PPT终端支持商品管理10-MyFiles-BB……培训管理会议管理整理 Seiri——存放目视化＠平凡不美规范化地命名文件夹和文件盘符固定化结构科学化文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是： 文件夹名＝ 2位数字 +“-”+ 文件夹名” 如：“01- 常用软件”、“02 -系统软件”……。 文件名 ＝ 2位数字 +“-”+ 文件名 如：“01- 演讲