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简明实用电子公文档案管理系统设计方案 汪亚‘ (泗洪县交通局，江苏宿迁223900) 摘要：随着档案数字化、信息化建设的逐步推进，档案管理系统已经广泛应用于各级各类档案 部门。本文针对日常工作中使用频率较高的纸介公文档案管理为例，介绍了由笔者自主开发的电 子公文档案管理系统的设计过程和应用效果，该方案既简明，又实用。 关键词：自主开发：电子公文：档案管理；管理系统；设计方案 随着经济的发展，档案的价值受到越来越多人们的认识，同时由于计算机新的技术不断应 用到档案管理过程中来，使管理档案的方式发生了根本性的变化，极大地方便了档案的利用和管 理。一个软件的好坏取决于它的设计思想，软件的设计思想源于对整个事物的理解，理解程度的 深浅决定了设计思想的形成。设计档案管理系统同样需要一个好的设计思想，它需要对档案管理 的本质有一个充分的了解，这样才能设计出一个好的档案管理系统。档案管理系统的应用作为档 案数字化、信息化建设的重要组成部分，极大地推进了机关以及企事业单位的档案工作，使档案 更好地为机关和企事业单位提供信息服务。综上所述，档案管理系统是指各机关、团体、企业事 业单位和各级各类档案部门用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用 软件系统。 1 设计背景 公文是公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定 职权，处理日常事务时经常使用的一种工具，同时公文也是档案管理中的重要对象。随着纸质公 文的数量日益增多，传统的档案管理方式已经不能满足快速高效的利用需求。实现纸质公文的数 字化可以节省公文存贮空间，缓解库房压力，也可以减少因对公文原件频繁使用而造成的磨损， 妥善解决重要公文的利用问题，有利于保护公文原件。笔者根据本单位的工作特点和工作现状， 决定自主开发电子公文档案管理系统，以便更好地为本单位的生产建设、科学研究、经营决策提 供信息服务。 2设计过程 2．1设计思路 首先要对纸质公文进行全文扫描并存储为图片格式，通过WORD软件对公文图片进行封 装，并由数据库关联调用进行电子化管理。经过笔者多次调研，决定对电子公文档案管理系统的 作为后台数据库支撑，WORD作为纸质公文图片封装)。设计电子公文档案管理系统要紧密结 合档案工作机制创新和改革实践，既要简明，又要实用，在操作风格上选择同大家所熟悉的、微 软的产品靠近，在规范业务和工作流程的基础上，能够满足实际应用的需求，从而更进一步提升 档案管理工作效能。 2．2数据库设计 微软公司推出的ACCESS是一个关系型桌面数据库管理系统，它可以用来建立中、小型的 ’汪亚(1980．9-)，男，汉族，江苏泗洪，南京农业大学硕士，江苏省泗洪县交通局，工程师，主任，MCP、MCD队、 MCSA、MCSE、MCSO、ccNA认证专家，主要研究方向为数据挖掘、网络安全、电子政务、人工智能和遥感技术等。 收稿日期：2009．08—28 281 数据库应用系统，它培重要的特征就是币必编写棵序，创建数据表非常简便。电子公文档案管理 系统的后台数据库主要有两个表(发文、收文)．笔者对数据表的结构设ff如下： ◆发文表字段：靛文登记呼(主键)、主办部门、密级、趔名、文号、成文目期，主题词、 份数、贞数、发往单位、抄送单{市、保管期限、备注、wlm(发空公文WORD文档的路径名) 等。 ◆收文表字段：收文登记号(主键)、米立单位、密级、题名、文号，成文日期、主题词、 份数、页数、收文号、收立日期、保管期限、备注、wlm(收文公立WORD文档的路径名)等。 2．3界面，功能设计 电子公文档案管理系统的核心模块有发文管理和收文管理(界面故计分别如图1、2所示)， 主耍功能操作及VB源码设计如F 图1 发文管4模块设计界面 目2收文管目模块设计Ri RecordsetAddNew ●新增功能Daml ●修馥功能：DatalRecordsetEdit ◆删除功能DatalRecordsetDelete Recordset ◆保存功能Daml Update ●取消功能Da廿1Records