新系统管理人员操作手册--华东公司电脑部.docVIP

新ERP系统 门店管理人员操作手册 一、采购订单 Nav系统的采购订单的功能等同于灵创的有单收货，但区别在于Nav系统已经整合了OA做物流跟踪和灵创ERP收货的两个功能，因此门店对采购订单的操作分两步： 第一步：物流单收箱数 在系统依次点击“物流”－》“单据流程”—》“收货”，根据收货的类型选择点击“直送门店收货确认”或“经中转仓发送至门店－收货确认” 打开物流发货单的窗口以后，选择要收货的单据 然后在收货方，填写“收货日期”、“收货时间”和“箱数”，填写完毕后，依次点击“状态”－》“确认收货（过帐）”。 物流单收货过程完毕，下一步到采购订单内去收具体的货品件数。 第二步：采购订单内扫描具体件数 2.1正常收货或少收的情况 Nav系统的采购订单可以多次过帐确认库存，也就是说，不需要一次把一张单的货品全部扫描完毕再过帐，可以分多次扫描和多次过帐。 依次点击导航栏的“采购”－》“采购订单” 打开订单窗口，找到与物流单相对应的采购订单号后，依次点击“订单”－》“快速录入” 点击“快速录入”以后，弹出收货窗口，填写要扫描的箱号，开始扫描 如果扫描当中，多输入了件数，找回该商品条码，先点击窗口下方的按钮，然后输入要减少件数的条码，回车即可减数 扫描完毕以后，点击“确认”，回到采购订单窗口，点击“过帐” （过帐前） （过帐后） 过帐以后，商品正式进入库存。 对于少收了商品的状态，我们不必理会，也不需要反馈，物流跟踪物会自动追踪商品的去向。 2.2实际收到的数量大于单据数量 当收到的货品比单据中的条码要多，Nav系统将根据以下五种情况进行判别处理： 1、属于该供应商的货品，条码在单据中存在，数量大于单据的数量，但未超过了系统允许接收的范围，该部分将直接进入采购单收货 在Nav系统里面存在超收比率的概念，假如说超收比率是10％，单据里面A条码的数量是10件，但实际商品来了11件，多出来的1件是可以在该单据中收货的；假如实际来了13件，剩下的13-10-1=2 件，将会产生情况2 所说的超收单。 2、属于该供应商的货品，条码在单据中存在，数量超过了系统允许接收的范围，超出的部分将产生超收单 在收货确认以后，多收的2件并没有进入原采购订单，我们会发现系统自动产生了一张打开状态，并已经确认发送的采购单 超收单在总部释放以后，门店直接过帐就可以了，不需要重新扫描收货。 3、属于该供应商的货品，单据内没有的条码，但在实际收货中扫描存在，将直接产生超收单 当单据中根本没有该条码，但供应商确实把货品送过来了，门店扫描到此类商品就会直接产生超收，超收比率将不产生影响。 4、属于该供应商的货品，但根本没有该商品条码的资料，先通知总部下发商品资料，然后按照第3情况进行处理 5、不属于该供应商的货品，不能在该单据中收货，并请示总部进行处理。 二、采购退货单 当门店需要把货品退回给供应商的时候，就需要做采购退货单（注：退总仓的商品不做退货单，做店外调拨单）。门店做采购退货单与做采购订单的流程刚好是相反的，也是分为两部分，先做退货单，再做物流单。 第一步：生成采购退货单 首先依次点击“采购”－》“采购退货订单”，打开单据画面 在单据内依次点击“订单”—》“快速录入”，进入扫描窗口 （注：门店可以根据需要一张单下创建多个箱号） 每张采购退货单只能退一个供应商的货品，在做好一箱以后就要将属于该箱货品打包，保证货品与箱号对应，等待总部审核退货单据。 第二步：生成采购退货物流发货单 当总部把单据释放了以后，采购退货单的状态由“打开”变成了“已释放” 门店接下来就要先做物流单，然后再将采购退货单过帐；最后，当然就要把货品发运了。 首先，依次点击“物流”－》“单据流程”－》“发货”－》“发货单” 注：假如以上的任何一项没有填写，在发送单据的时候都会有提示，因此必须完整填写才能释放和发送物流单。 再次回到发货的卡片 ，然后点击右下方的“功能”， 选中“获取已输入的箱数据” 弹出已经扫描装箱的单号和箱号。 获取了箱号以后，可以看到“发货”卡片内的“箱号”和“货值”都已经有了内容，我们还必须填上货品的体积与重量，来计算运费 然后先点击“状态”－》“释放”，再点击“状态”－》“变更状态为-发货”，完成物流单。 最后，点击“采购”－》“采购退货订单”，找回原单据 过帐前后对比，商品数量由“待发运的退回数量”转移到“已发运的退回数量” 至此，完成整个采购退货的系统流程，