中石化沧州分公司企业标准-文件控制.docVIP

沧州分公司企业标准 文件控制程序 QG/SHCZ 03.001-2008 (A/0) 1 范围 本标准规定了企业文件控制的职责、管理内容和控制要求。 本标准适用于本企业文件控制活动的管理。 2 职责和权限 2.1 企业管理部是本标准的归口管理部门。负责组织企业综合管理手册、程序文件，以及企业管理标准、工作标准的编写、更改、发放和文件编号控制；负责上述文件有效版本清单的发布；负责对管理性文件的执行情况进行监督、检查。 2.2 安全环保部、生产管理部、机械动力部、技术开发部是本标准的分管部门，负责归口管理各自职责范围内的技术性文件，如《操作规程》（包括作业指导书）、《工艺卡片》、技术标准、图纸、检验和试验方法标准、外来文件和资料等。 2.3 经理办公室负责文件文字方面的审查及有关文件的打印工作，负责外来文件的传递、收回及归档工作。 2.4 各职能部门负责管理范围内有关文件的编写、更改、审核、发放、作废和回收工作，以及有关外来文件和资料的确认、实施意见提出等工作。 2.5 各使用单位负责各自使用文件的执行和日常保管工作。 3 管理内容与控制要求 3.1 文件和资料的范围 3.1.1 综合管理手册、程序文件，管理标准、工作标准及相关文件。 3.1.2 各类技术性文件：技术标准、产品标准、装置操作规程和工艺卡片、检验和试验方法标准和记录等。 3.1.3 企业行政管理指令、生产指令、工艺变更通知，以及基层单位发布的适用本单位的相关指令等。 3.1.4 外来文件和资料：国家和地方法律、法规及各类标准、行业标准、上级有关部门颁发的各类文件。 3.2 文件的编写 3.2.1 综合管理手册、程序文件及管理性文件由企业管理部组织各职能部门编写、更改、审核和发放。 3.2.2 工艺技术标准、操作规程、工艺卡片由生产管理部组织编写、更改、审核和发放。 3.2.3 检验和试验方法标准由生产管理部、安全环保部、机械动力部按专业管辖范围进行控制。 3.2.4 各职能部门负责本专业管理范围内有关文件的编写、更改、审核和发布。应标识清楚文件编号（由专业类别、年月和文件序号组成）、发布单位名称、批准人、发布年月日等。 3.2.5 各单位负责本单位管理范围内有关文件的编写、更改、审核和发布。应标识清楚文件编号（由专业类别、年月和文件序号组成）、发布单位名称、批准人、发布年月日等。 3.2.6 文件的编写和编号执行企业管理标准《标准化工作管理规定》、《企业标准编写管理规定》。 3.3 管理记录的编号 管理记录实行两级管理，分为企业级和部室、基层单位级。企业级管理记录是指由各职能部门统一规定格式的管理记录。部室、基层单位级是指各单位因其内部管理需要建立的记录。 3.3.1 企业级记录的编号 3.3.1.1 企业管理标准中形成的记录编号方式为: 3.3.1.2 各专业技术文件及技术管理中形成的记录编号方式为: 注： ①专业代码见附表8。 ②记录类型指记录的形式，如：表、本、卡、帐。 ③记录序号用3位阿拉伯数字表示。 3.3.2 部室、基层单位记录编号方式为： 注： ①部门代码见QG/SHCZ 01.002《企业标准编写管理规定》中附表5。 ②记录类型指记录的形式，如：表、本、卡、帐。 ③记录类别见附表9。 ④记录序号用3位阿拉伯数字表示。 3.4 文件和资料的批准和发布 3.4.1 各类管理性、技术性标准的批准和发布，按照企业管理标准《标准化工作管理规定》执行。 3.4.2 其它技术性文件由起草单位领导审核，必要时部门会签，主管副经理批准后发布、实施。 3.4.3 上级业务主管部门发来的红头文件，不能直接进入作业场所。必须经相关的职能部门转发或制定实施细则后执行。 3.5 文件和资料的发放与保管 3.5.1 综合管理手册、程序文件、管理标准及工作标准的发放范围由企业管理部进行控制。根据现代办公的需要，文件的发放采用电子文档的形式在文件管理系统上发布，管理系统上的文件均为现行有效版本。所有发放的受控文件均应打印出2份，由机要室和企业管理部各备案1份。 3.5.2 技术性文件和资料的发放由各职能部门进行控制，发放形式可以为电子文档或书面材料。发放部门应按文件性质进行受控管理并保留《受控文件发放清单》。 3.5.3 各部室及基层单位的内部文件由本单位进行控制。 3.5.4 发放到各单位的受控文件要妥善保管，通过文件管理系统发布的电子文档不充许打印或拷贝，如需打印需到企业管理部登记后，由企业管理部负责打印。 3.5.5 文件和资料的持有者应妥善保存，避免遗失和损坏，严禁向本企业外提