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文秘工作规范（试行） 目 录 第一章 文秘工作岗位职责 3 第二章 文秘工作流程 3 一、管理局机关公文处理基本流程 3 （一）归档流程 3 （二）涉密档案查阅审批流程 3 （三）档案移交、销毁流程 4 第三章 收文管理 4 一、审核 4 二、登记 4 三、分送 4 四、限时件、特急件的处理 4 第四章 发文管理 4 一、核稿 4 （一）公文格式 4 （二）行文规则审核 6 （三）公文内容审核 6 三、送局领导签发 7 四、发文编号 8 五、确定纸质文件印制数量 8 六、主办校对 8 七、文秘对发文进行复核 8 八、用印 8 九、电子文件分发 8 第五章 印章管理 8 第六章 档案管理 9 一、归档 9 二、已归档文件整理 9 三、档案库房管理 9 四、档案借阅查询 9 管理局文秘工作规范（试行） 第一章 文秘工作岗位职责 管理局办公室文秘负责管理局文件的草拟、校对、打印、分发工作；负责管理局文件、资料的收发、转递工作；负责管理局的档案管理；负责管理管理局印章。 第二章 文秘工作流程 一、管理局机关公文处理基本流程 二、档案管理流程 （一）归档流程 （二）涉密档案查阅审批流程 （三）档案移交、销毁流程 第三章 收文管理 一、审核 收文人员对文件进行审核：主抄送是否为本单位、文件有无缺页、附件是否齐全、内容有无明显错误。对有问题的文件提出处理意见，报办公室主任处理。 二、登记 1.编号 按收文时间所属年份统一编大流水号，具体为：朝管收［××年］第×号。收文时间，是指文秘收到文件的时间。 2.登记的范围 申请材料。其中信息简报不登记。 3.登记的内容 来文单位、标题、文号或其他编号、紧急程度、承办单位、办件或阅件、收文时间。以上项目，要按照来文内容填写完整，不得简化。 三、分送 办公室文秘将收到的电子文档打印出来呈管理局局长批示，按照批示送相关部门办理。 四、限时件、特急件的处理 限时件、特急件，随到随办。经拟办、批办后，收文人员通过电话（手机）依次通知相关单位领导，并做好记录；相关单位应及时派人取回文件；30分钟内联系不上，收文人员应将文件送管理局领导提出处理意见。 第四章 发文管理 一、核稿 （一）公文格式 见附件模板 1.公文标题。公文标题应当简明扼要。标题有三种格式： （1）完整式标题，由发文机关、事由和文种构成（董事会文件和管理局文件）。 （2）省略式标题，由事由和文种组成，（管理局办公室文件）。 （3）复式标题，事由部分由批转、转发、发布的文件原标题构成，是标题上套标题的形式，常用于转发、批转文，发布和印发规范性文件。 （4）特殊标题，对内容十分重要，时限紧迫，或有所补充的公文，在标题中加“重要”、“紧急”、“补充”等字样，表明公文的性质，引起受文者注意。 2.主送机关和抄送机关的标注要求如下： （1）主、抄送机关应当使用全称或规范化的简称。 （2）主、抄送机关中并列关系的单位序列之间用逗号，一个单位组合序列当中各组成单位之间用顿号，最后一个主送机关后用冒号，最后一个抄送机关后用句号。 3.公文主题词。按照公文主题表的要求标注主题词。 4.公文附件。公文有附件的，要在附件栏标注序号和标题并注意： （1）印发规章、办法等公文或转发公文时，正文标题已经标明所印发或转发公文标题时，文末不再将所印发或转发的公文列为附件。规章、办法等有附件的，作为公文正文附件。 （2）为避免混乱，附件中的附件不填在“附件栏”中，应写在所附附件的后面；为了区分两个层次的附件，在附件后面的附件只注明“附”。 （3）标注附件名称不加书名号。 5.公文附注。公文附注是指在正文中不宜说明的其他事项，如“此件可公开发布”、“此件不得翻印”、 “此件不得公开发布”、 “对下只发电子文件”等等。附注的位置，居左空两字，标注在成文日期下两行，版记之上。附注内容应当用圆括号标注。 6.会议、培训通知格式。会议和培训的通知正文一般包括开头和通知具体事项两个部分。 开头。简要说明会议、培训的依据和目的，然后用“现就……通知如下”的承启语过渡到通知事项部分。文字要精炼，篇幅不宜太长。 通知的具体事项。基本内容包括： （1）会议、培训内容。直接表述会议或者培训的主题、内容等。 （2）参加会议人员或培训对象。规定参加会议、培训人员的范围和人数。 （3）会议、培训时间和地点。写明会议、培训的起止时间和报到时间；会议、培训的具体地点。 （4）有关要求。针对不同会议、培训的特点提出具体要求。但是，有关会议、培训管理制度已有规定的，不再叙述，如会议（培训）纪律、考勤、不得超员等基本要求。 通知的结尾，应当根据需要写明接站方式，联系人和电话。 （二）行文规则审核 行文规则是文件从拟制到发布必须遵循的规则和制度。行文必须做到以下几点： 1.行文必须确有必要，注重效用。 （