专业运动队档案管理与使用技巧.docVIP

专业运动队档案管理与使用技巧摘 要 在举全国之力建设和谐繁荣富裕稳定的美好新疆的大背景下，全力发展竞技体育单位档案信息化建设是不可阻挡的趋势，看一个地区和行业档案管理现代化的水平，主要是看其档案信息化的程度，本文主要结合自身对档案管理的工作经验，对档案信息化管理提出几点体会和工作经验。 关键词 运动队 档案管理 技巧 档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。 体育档案在专业运动队里常被人忽略，但在管理工作中，体育档案建设和竞技体育工作一样重要，在运动队各类单位创建、评估和教育督导等活动中都离不开体育工作和体育活动的档案。随着专业运动队体育工作的不断深入对体育档案管理和使用的要求则显得非常重要。 一、体育档案的分类 一般体育档案的分类分为纸质档案和电子档案两种。 （一）体育纸质档案的分类。在平时的体育档案管理中，大多数教练员习惯把一个活动的所有材料全部装入一个档案盒，这样的档案管理具有一定的明确性，能及时完成档案的管理和日常查找，但在档案盒较多或是所需体育材料较细致的话，这样一盒一活动的管理方法会使得材料凌乱不堪。 体育档案管理要注意管理的规范化、科学化，首先要做到档案分类合理，在档案盒的标签上注明类别。细致的分类一般要包括以下类别：体育文件类、体育计划类、体育总结类、教学教研类、体育训练类、体育成果类、体育器材类、体育宣传类、课外体育活动类、阳光体育活动类、大课间管理类、体育图片类、体育成绩类、运动员体质健康标准类、体育教育教学类、人员分工类、资金管理类等具体分类。其次要在每次竞技体育活动结束后，把活动中形成的各类材料根据活动的性质进行细致筛检，分门别类准备归档。最后在每份文件的封面用数字分别标出此份文件的顺序，并做出相应的记录，用长尾夹装订整齐，完成材料入盒归档。如档案盒已满，需要重新增设新的档案盒时，要在重新添加新的档案盒标签上注明时间段。此种档案管理一目了然，管理和使用都非常方便。 （二）体育电子档案的分类。在多媒体信息化时代，电子档案非常普遍，相对于纸质档案来说，电子档案更具简洁化和快速化，能长久保存材料，在对文件修改和查找上更有优势，这也是电子档案最大的优越性。在建立体育电子档案时，要单独设立体育文件夹。然后在文件夹中分别建立和纸质档案同样内容的小文件夹，把平时体育工作中相应的文件存放在该文件夹中。在平时使用电子档案中，需要特别注意的是，每个文件的出台都可能会不断的进行修改，所以在保存时文件时一定要在文章标题后面注明初稿、修改稿、使用稿等，为今后文件查找和使用打下基础。 二、体育档案的管理和使用技巧 （一）设立体育档案专柜。体育档案一般由体育组教练员负责管理，但如果体育档案由单位统一管理，则需要单独设立体育档案专柜进行管理，以免和别的文件混淆在一起，也便于体育文件的管理和使用。 （二）打印档案目录。打印体育档案目录是为方便查找而单独设定的。一般在体育档案分类和内容较为充实时，打印档案目录则显得尤其必要和重要。在查找某一个文件时，能通过目录直接查找到某个文件在某个材料盒中的某个位置，具有明确性，而如果没有目录，把一盒材料都取出来一份份的查找，则耽误很多时间和精力。 （三）档案的借阅制度。对体育档案实行借阅制度对于每一个档案管理者来说是最重要的。除档案进行专人管理外，还要实行档案的借阅制度，做好借阅记录，并标明借阅用处，以备档案借出未归的查找。档案的借阅原则是坚持档案即借即还，如遇到档案丢失则要由当事人签字，做好相应的记录。 （四）一“材”多物。在平时的体育档案管理中，总会碰到这样的现象：有时一份材料被学校各部门多次使用，需要不断进行复印，时间久了，文件会破损或遗失。针对此种情况，最好做到“一材多物”，即一份材料要归档时，可多复印份数进行集中管理。这样即使一份文件被多次使用，也不会出现手忙脚乱再复印、再归档的现象了。 （五）手稿的存档。手稿一般能见证活动的每一个真实过程。在平时的体育活动中，每个活动计划方案的修改或活动过程的记录，手稿都具有真实性，更值得细心保存。如体育运动会项目原始数据、名次、获奖名单和团体奖等记录，都离不开原始手稿，绝不能在对体育成绩打印成册后当废品丢弃。 对于电子体育档案，一般不需要做目录（纸质档案的目录可以存在电子档里，方便查找），在需要某类文件时直接在文件夹中进行查找，如果档案较多时，可以在“我的电脑”里直接输入文件标题进行直接查找，非常方便。 档案管理是学校管理制度化、科学化、规范化、标准化、效能化的主要组成部分，在学校工作中具有重要地位。所以体育档案管