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第二章 档案管理（上） 学习提示：本章应全面理解档案收集、整理、鉴定、保管、检索和统计等业务环节的基本内容和要求，掌握科技档案的特点、种类以及管理要求和整理规则，熟悉会计档案、人事档案和特殊载体档案的概念和管理规范。 第一节 档案收集 一、档案收集的内容和要求 档案收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。 （一）档案收集的内容 档案收集的内容，可以分为两个层次：一是档案室的收集，即档案室接收本单位内部组织机构所形成的档案；二是档案馆的收集，即档案馆接收各现行机关和撤销机关的档案，向社会征集档案等。 （二）档案收集的要求 档案收集的基本要求是：科学组织，信息完整，结构优化，标准控制。 二、档案室的收集 （一）加强对归档制度的宣传 （二）对文件形成的超前控制 （三）对文件积累、归档的监督和指导 （四）全面检查归档案卷的质量 （五）加强平时收集工作 三、档案馆的收集 （一）档案馆的收集范围 档案馆收集工作的基本指导思想是，在维护党和国家历史真实面貌的前提下，根据档案分级管理的原则，将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案，完整齐全地收集进馆，建立内容丰富、结构合理的馆藏体系。 1．各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立后档案的范围；2．各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立前档案的范围；3．中央和地方各级专门性国家档案馆接收档案的范围 （二）现行机关档案的接收 现行机关的档案是各级综合性档案馆馆藏的主要来源，接收现行机关档案室移交的档案，是档案馆收集工作的主要任务。 1．接收期限 根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。” 2．接收要求 进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好。一个机关形成的全部档案作为一个整体，统一移交给一个档案馆，不能随意分散；进馆的档案要齐全完整，进行统一的分类整理，正确划分保管期限，具有长久保存价值；立档单位编制的组织沿革、全宗指南、检索工具和有关资料应随同档案一起接收；交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章。 3．接收方法 档案馆接收现行机关的档案主要有两种方法，即逐年接收和定期接收。逐年接收就是现行机关按照接收期限，将已到期的档案每年向档案馆移交一次；定期接收就是现行机关将已到接收期限的档案每隔一段时间向档案馆移交一次。间隔时间由档案馆确定，一般为3年或5年。 （三）撤销机关档案的接收 我国经济、政治、文化等体制的改革和行政区划的变动，必须会带来机构的变动。机关、国有企事业单位一旦撤销，其全部档案应清理后移交国家档案馆。撤销机关档案的接收要求与现行机关档案一样。 （四）重大活动档案的接收 重大活动档案，是指在重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。根据规定，重大活动的组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位，应当自重大活动结束之日起4个月内，向同级国家档案馆移交重大活动档案;因特殊情况需要延期移交档案的,须经同级档案行政管理部门同意。重大活动中形成的全部档案独立构成全宗，档案的编目、鉴定等工作，由接收档案的国家档案馆按照档案整理规则进行。 （五）社会散存档案的征集 所谓征集，是指档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动，这也是丰富档案馆馆藏资源的途径之一。征集的途径包括：征集个人保存的历史档案；向有关机关、企事业单位和社会团体征集档案；向有关国家和地区征集历史档案；向图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门征集档案。征集的主要方法有接受捐赠、有偿征集、国家收购和征购、交换等。 第二节 档案整理 一、档案整理概述 档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理是档案工作业务中的基础环节，通过整理，使档案能够全面、系统地反映立档单位的工作活动面貌，提示文件材料之间的相互联系，以便于档案的管理和利用。 （一）档案整理的类型 档案整理可以分为以下三种类型： 1．系统排列和编目；2．局部调整；3．全过程整理 （二）档案整理的内容和步骤 档案整理的内容，从性质上分，包括系统化和编目两部分。档案的系统化，就是对档案的内容和成份进行科学分析和综合的工作，即按照一定的原则和方法对档案分门别类、组织案卷、有序排列，使之构成一个有机联系的整体，具体内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、