档案管理基础(第3章 档案的整理).pptVIP

第三章 档案的整理工作 ××市进行企业结构调整，将该市原来的第一机械厂、第二机械厂、第三机械厂合并为“××市机械设备制造公司”。原来三个工厂的档案由新组建的××市机械设备制造公司档案室接收。该公司档案室工作人员在接收过程中遇到两个方面的问题：其一，合并前后三个工厂以及新成立的公司的档案如何管理的问题；是打破界限合并在一起对呢？还是按照原来的单位界限分开管理对呢？其二，原来三个工厂的档案管理状况较差，相当数量的档案零乱，缺少系统性。在这种情况下，档案工作人员还需要对档案进行分类、立卷等工作，将其组成有秩序的整体。那么，他们应当如何完成这些工作呢？ 档案整理工作具有一套完整的内容，然而，由于各个单位的运行和调整情况不同、组织规模和结构不同，以及文件立卷归档的质量不同等原因，我们在对接收的档案进行整理时所采取的策略和方法也应有所不同。因此，需要我们能够正确地判断所遇到的具体情况，从而设计出合理的整理方案。 第一节 档案整理工作的内容和原则 定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。 一、档案整理工作的内容 主要包括：区分全宗、全宗内档案的分类、立卷、案卷的排列和案卷目录的编制。 档案馆（室）内的档案整理一般有如下三种类型： 1. 系统排列和编目； 2. 局部调整； 3. 全过程整理； 二、档案整理工作的原则 （一）档案的整理应该充分利用原有的整理基础 1. 充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整； 2. 在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。 （二）档案的整理必须保持文件之间的历史联系 文件之间的历史联系主要表现在： 1. 文件在来源方面的联系 形成者之间的有机联系 2. 文件在时间方面的联系 所反映活动的阶段性和时间联系 3. 文件在内容方面的联系 形成者的特定活动，使文件之间存在密切的联系 4. 文件在形式方面的联系 文件的文种、名称、载体和记录方式上的有机联系 （三）档案的整理必须便于保管和利用 第二节 全 宗 一、全宗的概念 全宗是一个独立的机关、组织和个人在社会活动中形成的档案有机整体。 全宗的概念包含以下几层意思： （1）全宗是一个有机整体 （2）全宗是在一定的历史活动中形成的 （3）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的 那么，如何确定全宗？ 全宗的构成者，即“立档单位”必须具备的条件： 第一，可以独立行使职权，并能以自己的名义对外行文；（主要依据） 第二，财务独立，可以编制财务预算和计划； 第三，人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员。 二、全宗的划分 （一）区分全宗的原则 1. 立档单位发生根本性变化与全宗的划分 （1）立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为独立的全宗予以保存。立档单位撤销后，其部分职能由其他单位接续，撤销之前形成的档案仍作为独立的全宗对待；在今后延续下来的职能活动中形成的档案，作为接续该职能的立档单位全宗的一个组成部分。 （2）由几个立档单位合并组成新的单位，合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗。如果以其中一个立档单位为中心，兼并若干其他立档单位，那么，中心立档单位兼并前后的档案则应作为同一个全宗，其他立档单位被兼并钱的档案分别构成独立全宗。 （3）立档单位的某个内部机构或职能独立出来而形成新的立档单位时，其独立之前的档案作为其原来所在立档单位全宗的一部分，独立后形成的档案构成新的全宗。原来是独立的立档单位，后来并入其他立档单位成为所并入单位的内部机构的，其并入前所形成的档案构成独立全宗，并入后形成的档案成为所并入立档单位全宗的一部分。 （4）某单位的某内部机构或职能直接并入其他立档单位时，该内部机构或职能并入前的档案是原所在立档单位全宗的一部分，并入后的档案成为所并入立档单位全宗的一部分。 （5）合署办公的立档单位，其档案如果能区分开，一般应分别构成全宗；如果档案确实难以区分，可以按照全宗的补充形式处理