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维普资讯 利用Access建立办公数据处理系统 沈阳客运集团公司 李鸿艳 人们的日常业务都是在处理大量 4、在 “表 1：表”设计视 的数据，在计算机已成为工作中的有利 图窗体中的 “字段名称”栏中 帮手的今天，要用它自动实现对数据的 依次输入 “职工工资表”项 统计、比较、查询等功能，人们必须用计 目：“编号”、“部门编号”、“职 算机语言编制程序，才能达到系统管理 务工资”、“职务津贴”、“岗位 的目的。但是Access作为一种全新的交 津贴”、“物价补贴”、“扣房 互式关系型数据库管理系统，则无需你 租”、“扣保险金”、“扣医保”、 通晓计算机语言，尤其适合做专门具体 “扣公积金”、“扣所得税” 工作的人员，自行开发符合 自己工作需 … … 等等，把需要的项 目都 要的数据库管理系统。一直以来，专业 依次加入，其中“编号”、“部 人士只把Access作为一种辅助性的工 门编号”的数据类型要与 “部 具，比如：在VB中调用Access数据库， 门”表中的设置相一致，设为 其实，用Access完全可以独立设计出一 文本型。如图1所示。其他的 套完整、独立的数据信息管理系统，功 字段类型设为数字型，设定合适的字段 的字段中．则所有字段匀被添加到查 能完备，也一样有界面、有功能菜单，可 大小，类型都为数字型，以便于计算。保 询表中。 以进入 、可以退出。 存为 “职工工资表”。 (4)为使查询更符合实际应用，在 本文仅 以建立 “工资数据管理系 5、数据库表的设计技巧 表中增加 “应发工资”、“实发工资”两个 统”为例．指导用Access建立一个完整 由于单位的部门设置是固定的，为 查询字段。在 “查询 1：选择查询”下方窗 的数据管理系统。 了提高工资表数据录入效率，可设计 口中，选择 “插入”菜单中 “列命令”，插 一 、 建立数据库 在 “部门表”中的 “部门名称”字段输入 入一空白列，输入表达式 “应发工资：职【 1、启动Access数据库系统，在出现 框中提供一个下拉列表 ，当录入时，光 务工资】+卜·】+[．．·】+……”；同理，增加 “实 的数据库初始画面中选择 “空Access数 标停在此项 目上时．可以从下拉列表 发工资 “查询字段，输入表达式。 据库”选项，单击 “确定”按钮。此时屏幕 中选择。 (5)将 “查询 1”改名为 “查询工资表 上会出现 “文件新建数据库”对话框．在 二、建立查询与报表 1”。 此对话框中的 “保存位置”下拉列表框 1、建立查询。在 Access2000中使 2、建立报表 中选择保存数据库的驱动器和文件夹， 用查询，可以按照不同的方式查看、更 (1)在 “工资管理数据库：数据库” 在 “文件名”文本框中输入新建数据库 改和分析数据 ，当各种表建立后 ，可根 窗口“对象”栏中选 “报表”，在右边栏中 的名称：“工资管理系统”，单击 “创建” 据工作需求建立各种查询。此处仅以建 双击 “使用向导创建报表”。 按钮 ，则可以在指定位置创建一个空 立一种查询表为例．其他的查询可按此 (2)进入 “报表向导”界面中，在 “表， 的、本系统所需要的Access数据库。 步骤进行。 查询”列表框中选 “查询工资表”，在 “可 2、在 “工资管理系统：数据库”窗口 (1)在库窗口中单击 “对象栏”项 目 用字段”中选中报表所需的字段，用 “” 内，单击 “对象”栏中的 “表”选