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2026年印刷公司会计档案管理规范管理制度

第一章总则

第一条为加强本公司会计档案管理，保障会计档案真实、完整、可用、安全，依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》及《会计档案管理办法》等法律法规，结合印刷行业经营特点，制定本制度。

第二条本制度适用于本公司会计管理部门、档案管理部门及其他涉及会计档案形成、使用、保管的相关部门与人员。

第三条会计档案管理遵循“统一标准、分级负责、安全规范、有效利用”原则，实行纸质档案与电子档案同步管理，确保档案全程可追溯。

第四条本公司档案管理部门负责会计档案的集中管理，会计管理部门负责会计档案的初步收集、整理与移交，各部门配合做好档案利用与必威体育官网网址工作。出纳人员不得兼管会计档案。

第二章会计档案归档范围与要求

第五条归档范围涵盖以下类别：

（一）会计凭证类：包括印刷材料采购原始凭证、客户印刷费结算单、记账凭证、汇总凭证及其他具有凭证效力的单据，其中涉及印刷工艺成本核算、委外加工费用的凭证需单独标注。

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助账簿，明细账中需单独设立印刷耗材库存、生产工时核算等专项账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注，年度财务报告需附审计报告。

（四）税务资料类：增值税纳税申报表、印花税缴纳凭证、发票领用存登记簿、税收优惠备案资料等。

（五）其他资料类：财务管理制度、会计核算办法、银行对账单、存款余额调节表、重大经济合同（含印刷设备采购合同、大额订单协议）、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等。

（六）电子会计档案：上述各类档案的电子版本，包括会计核算系统生成的电子凭证、电子账簿、电子报表及扫描形成的电子影像资料。

第六条归档要求：

（一）纸质档案需字迹清晰、内容完整，原始凭证粘贴整齐，签署手续完备；印刷业务相关凭证需注明订单编号、印刷品规格等关键信息。

（二）电子档案需采用通用格式存储，确保脱离原系统后仍可读取，同时具备防篡改、防丢失功能，重要电子档案需进行加密处理。

（三）当年形成的会计档案，由会计管理部门临时保管1年，保管期间需建立借阅登记台账，期满后按规定移交档案管理部门。

第三章会计档案整理与移交

第七条会计管理部门在临时保管期间，按以下标准整理档案：

（一）会计凭证按会计年度、月份顺序编号，装订成册并填写封面，注明年度、月份、凭证起止号、册数及装订人。

（二）会计账簿在年度终了后装订成册，扉页注明账簿名称、启用日期、记账人员及交接日期，跨年使用的账簿需注明连续使用情况。

（三）财务报告按年度、季度、月度分类整理，年度报告单独装订，附上编制说明与审计报告。

（四）电子档案按类别、年度建立层级文件夹，命名规范为“年份-类别-档案名称”，同时生成电子档案目录，注明存储位置与访问权限。

第八条移交流程：

（一）会计管理部门在临时保管期满前30日内，与档案管理部门核对档案清单，编制《会计档案移交清册》，列明档案名称、卷号、册数、起止年度、保管期限、电子档案存储介质等内容。

（二）移交时由会计管理部门负责人、档案管理部门负责人、移交人、接收人共同到场，按清册逐项清点核对，确认无误后四方签字盖章，清册一式两份，双方各执一份。

（三）电子档案移交需同步移交存储介质或完成系统权限交接，确保档案管理部门可正常访问使用，同时校验电子档案的完整性与可读性。

第四章会计档案保管与防护

第九条保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为10年、30年：

（一）永久保管：年度财务会计报告、审计报告、会计档案保管清册、销毁清册、企业章程、重大经济合同及其他需永久保存的资料。

（二）保管30年：会计凭证、总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助账簿。

（三）保管10年：月度、季度财务会计报告、纳税申报表、银行对账单、存款余额调节表及其他需短期保存的资料。

保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

第十条存储管理：

（一）档案室需配备专用档案柜，保持干燥通风，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁设施，定期检查维护。

（二）纸质档案按类别、年度、保管期限分类存放，档案柜粘贴标签注明存放内容，排列有序便于检索。

（三）电子档案采用本地存储与异地备份相结合的方式，定期（每季度）进行备份校验，存储介质单独存放并标注档案信息，防止损坏丢失。

第十一条档案管理部门每月对纸质档案进行一次外观检查，每季度对电子档案的可读性、存储设备安全性进行检测，发现问题及时处理并记录，年度形成《会计档案保管状况报告》。

第五章会计档案借阅与利用

第十二条内部借阅：

（一）公司内部人员因工作需要借阅会计档案，需填