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2026年印刷公司库存预警自动触发管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范企业库存（含印刷原料、成品）管理，通过自动触发预警机制实时监控库存水平，避免原料缺货导致生产停滞、成品积压占用资金，保障生产与销售衔接顺畅，依据《企业内部控制基本规范》《中华人民共和国会计法》等法律法规，结合印刷行业原料采购周期长、成品有保质期的特点，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于企业所有库存物资的预警管理，包括：

原料库存：纸张（铜版纸、瓦楞纸等）、油墨（环保大豆油墨、特种色墨等）、版材（CTP版、PS版等）、辅助材料（覆膜胶、模切刀等）；

成品库存：包装彩盒、期刊画册、宣传海报、定制印刷品等；

涉及部门包括仓储部（库存管理主责）、采购部（原料补货）、销售部（成品出库与推广）、生产部（生产计划调整）、IT部（预警系统维护）、财务部（库存资金监控）。

第三条核心原则

实时监控原则：依托仓储管理系统（WMS）实时抓取库存数据，确保预警触发及时、准确；

分级响应原则：按库存紧张程度设定多级预警，不同级别对应不同响应流程，避免过度反应或响应不足；

联动协同原则：预警触发后，仓储部、采购部、销售部等部门需协同处理，确保问题快速解决；

动态调整原则：定期校准预警参数，结合原料消耗速度、成品销售周期、采购/生产周期变化优化阈值。

第二章库存预警基础设置

第四条预警参数制定

原料预警参数：由仓储部联合采购部制定，核心参考因素包括：

（1）日均消耗量：取近3个月该原料平均每日使用量（如某类铜版纸近3个月共消耗600吨，日均消耗量为6.7吨）；

（2）采购周期：从提交采购申请到原料入库的平均时间（如常规油墨采购周期15天，特种油墨采购周期30天）；

（3）安全库存：按“安全库存=日均消耗量×（采购周期+5天缓冲期）”计算（如日均消耗6.7吨、采购周期15天的铜版纸，安全库存=6.7×20≈134吨）；

（4）效期因素：对有保质期的原料（如油墨保质期12个月），额外设置“效期预警阈值”，即库存剩余保质期≤3个月时触发预警。

成品预警参数：由仓储部联合销售部制定，核心参考因素包括：

（1）日均销售量：取近3个月该成品平均每日出库量（如某类宣传册近3个月共销售1.2万册，日均销售量400册）；

（2）生产周期：从启动生产到成品入库的平均时间（如常规宣传册生产周期7天，定制包装彩盒生产周期15天）；

（3）安全库存：按“安全库存=日均销售量×（生产周期+3天缓冲期）”计算（如日均销售400册、生产周期7天的宣传册，安全库存=400×10=4000册）；

（4）效期因素：对有保质期的成品（如食品包装彩盒保质期6个月），设置“效期预警阈值”为剩余保质期≤2个月。

第五条预警分级标准

按库存紧张程度与效期风险，将预警分为三级：

一级预警（提醒级）：

原料：库存剩余可用天数=安全库存天数×1.5倍（如安全库存可用20天，剩余可用30天时触发），或原料剩余保质期=4-6个月；

成品：库存剩余可用天数=安全库存天数×1.5倍，或成品剩余保质期=3-4个月；

触发提示：需关注库存变化趋势，核实数据准确性。

二级预警（行动级）：

原料：库存剩余可用天数=安全库存天数（如剩余可用20天时触发），或原料剩余保质期=3个月；

成品：库存剩余可用天数=安全库存天数，或成品剩余保质期=2个月；

触发要求：需启动补货或去库存行动，避免库存异常。

三级预警（紧急级）：

原料：库存剩余可用天数＜安全库存天数（如剩余可用15天时触发），或原料剩余保质期＜3个月；

成品：库存剩余可用天数＜安全库存天数，或成品剩余保质期＜2个月；

触发要求：需紧急处理，避免原料断供或成品过期浪费。

第三章自动触发系统要求

第六条系统功能配置

企业仓储管理系统（WMS）需具备以下自动触发功能：

数据实时同步：系统自动抓取每日原料入库、出库、消耗数据，成品入库、销售出库、退货数据，确保库存数量实时更新，数据延迟不超过5分钟；

阈值自动计算：系统按预设公式，每日自动计算“库存剩余可用天数=当前库存数量÷近30天日均消耗/销售量”，同时比对原料/成品剩余保质期；

预警自动触发：当计算结果达到某级预警阈值时，系统自动生成预警信息，标注预警级别、涉及物资名称、当前库存、剩余可用天数/保质期；

记录自动留存：所有触发的预警信息自动存入“库存预警台账”，记录触发时间、处理部门、处理结果，便于追溯。

第七条预警通知机制

通知方式：系统通过企业内部办公软件消息、邮件、短信三种方式同步发