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2026年蔬菜种植公司办公用品采购领用与盘点管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司办公用品采购、领用与盘点流程，控制办公成本，保障各部门办公需求，提高办公用品使用效率，避免资源浪费，结合公司实际经营情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各职能部门（包括行政部、财务部、生产技术部、市场部等）及全体员工在办公用品采购、领用、盘点等环节的相关行为。

第三条管理部门

公司行政部为办公用品管理的归口部门，负责统筹办公用品的采购计划制定、供应商筛选、入库管理、领用审批及定期盘点工作；各部门配合行政部提供办公用品需求信息，并规范本部门员工领用行为。

第二章办公用品采购管理

第四条采购计划制定

各部门需根据本部门月度办公实际需求，在每月25日前填写《办公用品需求申请表》（无固定格式，需注明物品名称、规格、数量、预估使用时长），经部门负责人签字确认后提交至行政部。

行政部收到各部门需求表后，需在3个工作日内核对现有办公用品库存情况，结合公司整体办公消耗规律（如季度性办公需求波动），汇总制定《月度办公用品采购计划》。

《月度办公用品采购计划》需明确采购物品名称、规格、数量、预估单价、采购总预算及计划采购时间，经行政部负责人审核后，报公司总经理审批；若采购总预算超过年度办公经费月度分配额度，需额外附详细费用说明。

第五条供应商选择

行政部需建立合格供应商名录，筛选供应商时需核查其营业执照、相关产品质量合格证明等资质文件，确保供应商具备合法经营资格及产品质量保障能力。

单次采购金额在小额范围内（根据公司年度办公经费标准界定）的，行政部从合格供应商名录中选择至少2家供应商进行询价对比，优先选择性价比高、配送及时、售后服务完善的供应商；单次采购金额在大额范围内的，需组织至少3家供应商进行比价，必要时邀请财务部参与比价过程，最终确定供应商后需签订采购合同（合同需明确产品质量、交货时间、验收标准、付款方式等条款）。

行政部每半年对合格供应商名录进行评估更新，评估指标包括产品质量合格率、交货及时性、售后服务响应速度等，对评估不合格的供应商予以剔除。

第六条采购实施与验收

采购计划经审批通过后，行政部需在计划采购时间内与确定的供应商对接，下达采购订单，明确交货时间、地点（公司指定仓库）及联系人。

供应商交货时，行政部需安排专人与供应商共同核对货物，对照采购订单及产品质量标准，检查物品名称、规格、数量是否一致，外观是否完好、有无破损，部分需检测质量的物品（如打印纸、签字笔等）需抽样检验（如检查打印纸厚度、签字笔书写流畅度）。

验收合格的办公用品，行政部需及时办理入库手续，登记《办公用品库存台账》，注明物品名称、规格、数量、采购时间、供应商名称、入库时间及保管人；验收不合格的，需立即与供应商沟通退换货事宜，并在台账中注明问题情况及处理进展，直至问题解决后方可完成入库。

第三章办公用品领用管理

第七条领用基本要求

办公用品领用需遵循“按需领用、杜绝浪费”原则，仅限员工因工作需要领用，禁止领用办公用品用于私人用途。

各部门需指定专人作为办公用品领用联络人，负责统一提交本部门领用申请，避免员工单独频繁领用；新员工入职时，由所在部门联络人统一为其申领基础办公用品（如笔记本、签字笔、文件夹等），具体品类根据岗位需求确定。

第八条领用流程

部门联络人根据本部门员工工作需求，填写《办公用品领用单》（需注明领用部门、领用日期、物品名称、规格、数量、领用员工姓名及用途），经部门负责人签字确认后提交至行政部。

行政部领用管理员需核对《办公用品领用单》信息完整性，同时查询《办公用品库存台账》，确认库存充足后，在领用单上签字审批，并根据领用单信息发放相应办公用品。

领用物品发放后，行政部需立即在《办公用品库存台账》中登记领用信息，注明领用部门、领用员工、领用数量及领用日期，确保台账实时更新；若库存不足，需告知部门联络人预计补货时间，待物品采购入库后再办理领用。

第九条领用限额管理

行政部需根据办公用品使用频率及消耗情况，制定常用办公用品领用限额标准（如签字笔每人每月限领1支、笔记本每人每季度限领2本、打印纸每个部门每周限领1箱等），限额标准需在公司内部公示。

若因特殊工作需求（如临时项目、大量文件处理等）需超出领用限额的，部门需在《办公用品领用单》中详细说明超限额原因，经部门负责人签字后，报行政部负责人审批，审批通过后方可超额领用。

行政部每季度对各部门办公用品领用情况进行统计分析，若发现某部门领用金额或数量远超正常办公需求，需与该部门负责人沟通核实，分析是否存在浪费情况，并根据核实结果调整领用限额或提出改进建议。

第四章办公用品盘点管理

第十条盘点周期与人员

办公用品实行定期盘点制度，月度小盘点由行政部领