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高校档案问题告知书

为进一步规范学校档案管理工作，切实保障档案的完整性、准确性与安全性，现就当前校内档案管理存在的突出问题及整改要求告知如下：

一、当前档案管理主要问题

经学校档案馆联合各二级单位、职能部门开展的档案专项检查，结合近三年档案接收、利用过程中反馈的情况，现存问题主要集中在以下方面：

（一）档案材料缺失或不完整

1.学生类档案：部分2020级至2022级本科生的《毕业生登记表》《入党志愿书》《社会实践考核表》等材料存在缺失；2021级、2022级研究生中，约15%的科研项目结题报告未随个人学业档案归档；部分留学生因语言沟通障碍，其来华签证、居留许可等涉外材料未按要求收集。

2.教学类档案：2021-2022学年第二学期5门公共选修课的课程教案、学生考勤记录缺失；2022年新开设的3门实验课中，实验报告仅留存电子版本，未同步形成纸质归档材料；部分教师外出参加学术会议的交流总结、培训证书未及时交至学院教学秘书处存档。

3.科研类档案：2020-2023年立项的27项校级科研项目中，12项未按《科研档案管理细则》要求提交中期检查报告；4项省级重点课题因项目组人员变动，结题验收证书、经费使用明细等关键材料去向不明；横向课题档案中，技术开发合同、知识产权归属协议等法律文件缺失率达23%。

（二）档案填写与整理不规范

1.填写错误或涂改：2022届毕业生档案中，约8%的《学生体质健康标准登记卡》存在出生日期、身高体重数据涂改且无修正章；部分《教职工年度考核表》中“个人总结”栏目填写内容过于简略（不足200字），“考核意见”栏无具体评价，仅标注“合格”；《党员发展材料》中，入党介绍人意见存在代签现象，且未注明具体日期。

2.分类与编号混乱：人文学院2021年教学档案将“课程建设方案”与“学生违纪处分决定书”混装于同一档案盒；工学院2022年科研档案未按“基础研究-应用研究-技术开发”三级类目分类，仅以“项目名称”简单标注；部分单位移交的档案未按《档号编制规则》编制唯一档号，导致后续检索时出现“一号多卷”“一卷多号”问题。

（三）归档时限滞后

1.学生档案：2023届毕业生中，仍有32名学生的档案因高中阶段转学证明、高考加分材料未补充齐全，未在离校前完成归档，滞留于学院学生工作办公室；2021级专升本学生因原专科院校档案移交延迟，截至2023年10月仍有17份档案未录入学校档案管理系统。

2.行政档案：2022年度校党委常委会会议纪要、校长办公会会议纪要中，3次会议记录因记录人离职未及时移交，延迟归档达6个月；2023年各部门提交的“年度工作总结”中，7个职能部门未在规定的2023年12月31日前完成归档，最晚提交时间为2024年2月20日。

3.基建档案：2021年竣工的图书馆扩建工程档案中，消防验收报告、管线铺设图纸等关键材料因施工方拖延，直至2023年8月才移交学校，较《基建项目档案管理办法》规定的“竣工后3个月内归档”延迟17个月。

（四）档案保管条件待提升

1.硬件设施不足：现有档案库房面积仅180㎡，按《高等学校档案管理办法》“生均档案库房面积不低于0.01㎡”的标准，我校1.8万在校生需至少180㎡库房，但因部分库房兼作档案整理室，实际可用存储空间仅150㎡，导致2020年以来的档案需分批次存放于临时库房（如行政楼405室），温湿度控制（目标：温度14-24℃，相对湿度45-60%）无法完全达标。

2.数字化进程缓慢：截至2023年底，仅完成2015年前形成档案的58%数字化扫描（应扫尽扫率目标为100%），其中学生档案数字化率为42%，科研档案数字化率为35%；已数字化档案中，12%的电子文件存在分辨率不足（低于300dpi）、命名不规范（未采用“档号+题名”格式）等问题，影响线上检索与利用。

（五）档案利用服务效能不足

1.查询流程繁琐：校外单位（如用人单位、公检法机构）申请调阅档案需提交纸质公函、经办人身份证复印件，经档案馆初审、分管校领导审批后，方可查阅，全程平均耗时5-7个工作日；校内教职工查询非涉密档案仍需到档案馆现场登记，未开通线上预约系统，部分教师反映“调一份十年前的教学档案需要跑两趟”。

2.开放范围有限：目前仅开放1980年前形成的非涉密档案（共1200卷），2000年后形成的教学、科研、学生档案因“涉及个人隐私”“管理责任不明确”等原因，未制定具体开放目录，导致师生无法自主查阅本人的入党材料、职称评审材料等。

二、整改要求与责任分工

针对上述问题，学校已制定《档案管理专项整改方案（2024-2025）》，现就整改要求明确如下：

（一）材料补正与完善

1.学生档案：