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发票情况说明书范文

在商业活动与财务往来中，发票作为重要的原始凭证，其开具、流转与管理均需严谨对待。然而，实际操作中难免出现诸如发票遗失、信息有误、延迟开具等特殊情况，此时一份规范、清晰的《发票情况说明书》便成为沟通解释、申请处理的关键文件。本文将提供专业的撰写指南、通用模板及典型场景示例，助力您高效、合规地完成说明工作。

一、发票情况说明书的核心要素与通用模板

一份完整有效的发票情况说明书，应包含以下核心要素，以确保信息传递的准确性和问题处理的顺畅性。

（一）通用模板结构

发票情况说明书

致：[对方单位全称/相关负责人]

事由：关于[简述核心问题，如：XX发票遗失/XX发票信息有误/XX业务发票延迟开具]的情况说明

尊敬的[对方单位/负责人]：

现就[年/月/日]发生的与贵单位相关的[原发票号码（如有）]发票事宜，因[简述问题，如：不慎遗失/信息填写错误/系统故障等]，特向贵单位作如下说明：

一、原发票基本情况（如适用）：

1.发票类型：（如：增值税专用发票/增值税普通发票/电子普通发票等）

2.开票日期：年月日

3.发票号码：（若记得部分信息可填写，若完全遗失可注明“遗失，具体号码详见原开票记录/请贵单位协助查询”）

4.开票单位：[我方单位全称或贵单位全称，根据实际情况填写]

5.购买方单位：[对方单位全称或我方单位全称，根据实际情况填写]

6.商品/服务名称：（可简述主要内容）

7.金额：人民币[阿拉伯数字小写]元（大写：人民币[中文大写]元整）

8.税额：人民币[阿拉伯数字小写]元（如为专用发票或需体现税额时填写）

9.价税合计：人民币[阿拉伯数字小写]元（大写：人民币[中文大写]元整）

二、问题发生的具体情况：

（此部分需详细、客观描述问题发生的时间、地点、经过。例如：）

“我单位于[具体日期]收到贵单位开具的上述发票后，在[传递/保管/整理]过程中，因[具体原因，如：经办人疏忽大意/文件袋破损/意外事故等]导致该发票[联次，如：抵扣联和发票联/发票联]不慎遗失，目前已无法找回。”

或

“我单位在为贵单位开具上述发票时，因[具体原因，如：开票人员操作失误/信息核对不仔细/贵单位提供信息有误后未及时通知等]，导致发票[具体错误信息，如：购买方名称误写为XXX/纳税人识别号错误/商品名称与实际不符等]。”

三、问题产生的原因分析：

（深入分析问题产生的主观或客观原因，体现诚意和改进态度。例如：）

“此次发票遗失，主要原因是我单位相关经办人员责任心不强，票据管理流程存在疏漏，未能妥善保管。我们已对相关人员进行了批评教育，并将加强内部票据管理制度的执行力度，杜绝此类事件再次发生。”

或

“此次开票信息错误，系我单位开票系统在[特定操作环节]出现短暂故障/或开票人员对必威体育精装版税收政策理解不到位所致，我们已立即组织技术人员/相关人员进行排查学习，并更新了信息库。”

四、处理意见及请求：

（明确表达希望对方如何协助或我方将如何处理，并提出具体请求。例如：）

“鉴于上述情况，该发票已无法提供原件。为确保贵单位/我单位账务处理的准确性及相关税务事宜的合规性，特向贵单位申请：

1.协助查询并提供该遗失发票的记账联复印件（加盖贵单位发票专用章），以便我单位作为合法凭证进行账务处理及税务申报。

2.若税务机关有其他要求，恳请贵单位予以配合。由此给贵单位带来的不便，我们深表歉意，敬请谅解。”

或

“为纠正错误，我单位拟采取如下措施：

1.如该错误发票贵单位尚未认证抵扣/入账，恳请贵单位将原错误发票（全部联次）退回我单位，我单位将立即作废并重新为贵单位开具正确的发票。

2.如该错误发票贵单位已认证抵扣/入账，无法退回，则请贵单位协助出具《开具红字增值税专用发票信息表》（如适用），我单位将据此开具红字发票后，再重新为贵单位开具正确的蓝字发票。

由此给贵单位带来的不便，我们再次深表歉意，并感谢您的理解与配合。”

五、其他需要说明的事项（如适用）：

（可填写补充说明的内容，如无则填写“无”）

我们深知此事给贵单位带来了不便，对此我们再次表示诚挚的歉意。感谢贵单位的理解与支持，期待贵单位的回复与协助。

联系人：[您的姓名]

联系电话：[您的座机或手机号码，注意：此处按要求不应出现，但实际应用中此为必要信息，范文中可保留占位符提示]

电子邮箱（可选）：[您的邮箱地址]

特此说明。

[说明单位全称]（加盖公章）

年月日

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二、常见场景示例

示例一：发票遗失情况说明书

发票情况说明书

致：XX有限公司财务部

事由：关于贵司开具的XX发票遗失的情况说明

尊敬的XX有限公司财务部负责人：

现就贵司于XXXX年X月X日开具给我司的增值税专用