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2026年纺织科技公司采购合同履约跟踪管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司采购合同的履约跟踪管理工作，实时掌握合同执行进度，及时发现并解决履约过程中的问题，保障采购物资按时、按质、按量交付，维护公司合法权益与供应链稳定，依据《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》等法律法规及公司采购管理制度，特制定本制度。

第二条核心定义

本制度所称“采购合同履约跟踪”，指对公司与供应商签订的采购合同（含原料采购、设备采购、助剂采购、服务采购等合同），从合同生效至物资交付、验收、付款全流程的执行情况进行监控、记录与问题协调的管理活动，涵盖供应商履约与公司自身履约两方面。

第三条适用范围

本制度适用于公司所有采购合同的履约跟踪管理，涉及采购部门、仓储部门、质检部门、生产部门、财务部门、法务部门，所有参与采购合同执行与跟踪的人员均需遵循本制度规定。

第四条基本原则

采购合同履约跟踪遵循“全程覆盖、责任明确、及时预警、协同处理、闭环管理”原则。跟踪范围覆盖合同履约全流程，无遗漏环节；明确各部门及人员的跟踪职责，避免责任推诿；对履约异常情况提前预警，减少损失扩大；各部门协同配合处理履约问题，形成合力；建立“跟踪-发现问题-处理-验证”的闭环机制，确保问题彻底解决。

第二章组织架构与责任分工

第五条采购部门

作为采购合同履约跟踪的核心责任部门，主要职责包括：建立采购合同履约跟踪台账，记录合同编号、供应商信息、履约节点（交货期、验收期、付款期）、执行情况；按合同约定，定期与供应商沟通履约进度，收集履约证明材料（如生产进度照片、物流单号）；跟踪物资到货情况，协调解决交货延迟、规格偏差等问题；牵头处理履约异常，组织相关部门制定解决方案；每月汇总合同履约情况，形成《采购合同履约月度报告》；更新供应商履约评价档案，将履约情况纳入供应商年度评估。

第六条仓储部门

负责采购物资到货接收与存储环节的履约跟踪，具体职责包括：根据采购合同与到货通知，核对到货物资的名称、规格、数量是否与合同一致；记录物资到货时间，对比合同约定交货期，及时向采购部门反馈到货延迟或提前情况；对到货物资进行临时存储，确保存储期间物资完好，避免因存储不当影响履约验收；配合质检部门开展到货验收，提供存储过程中的物资状态信息（如是否受潮、包装破损）；办理合格物资入库手续，记录入库时间，反馈至采购部门。

第七条质检部门

负责采购物资质量验收环节的履约跟踪，具体职责包括：根据采购合同约定的质量标准，制定验收方案，明确检测项目与合格标准；物资到货后，按方案开展质量检测，出具《采购物资质量验收报告》；对比验收结果与合同约定，若存在质量不合格情况，及时向采购部门反馈，提出处理建议（如退货、返工）；跟踪质量问题的处理进度，验证供应商整改效果；将验收结果录入履约跟踪台账，作为合同履约评价依据。

第八条生产部门

负责生产需求与物资使用环节的履约跟踪，具体职责包括：根据生产计划，向采购部门提出物资需求时间，作为合同交货期设定的参考；接收质检合格的物资后，记录物资领用时间与使用情况；在生产过程中发现物资质量问题（如原料不达标、设备运行异常），立即停止使用并反馈至采购部门、质检部门；提供物资使用效果评价，作为供应商履约能力评估的依据；配合采购部门处理因物资问题导致的生产延误，调整生产计划。

第九条财务部门

负责采购合同付款环节的履约跟踪，具体职责包括：根据采购合同约定的付款条款（付款时间、金额、方式），制定付款计划；跟踪合同履约进度，确认物资验收合格后，按计划办理付款手续；若存在履约异常（如质量不合格、交货延迟），根据采购部门意见暂停付款，待问题解决后再执行；记录付款时间、金额、方式，反馈至采购部门，更新履约跟踪台账；分析付款周期与合同约定的差异，为优化付款条款提供建议。

第十条法务部门

负责采购合同履约的法律风险管控，具体职责包括：审核采购合同中的履约条款（交货期、质量标准、付款方式、违约责任），确保合法合规且具备约束力；当供应商出现严重履约违约（如拒不交货、质量严重不达标）时，提供法律支持（如起草违约通知、分析赔偿责任）；协助采购部门制定违约处理方案，确保公司权益最大化；必要时通过法律途径（如诉讼、仲裁）追究供应商违约责任；为采购部门提供法律培训，明确履约跟踪中的法律风险点。

第三章采购合同履约跟踪流程

第十一条履约前准备阶段

合同交底：采购合同签订生效后3个工作日内，采购部门组织仓储部门、质检部门、财务部门开展合同交底，明确各部门在履约中的职责、合同关键节点（交货期、验收期、付款期）及风险点（如供应商履约能力不足、物资质量波动）；

台账建立：采购部门在合同交底后1个工作日内，建立《采购合同履约跟踪台账》，录入合同基本信息（编号、供应商、物资